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Organisez vos compétitions et tournois plus sereinement

Anticiper, organisez, communiquez. Organisateurs de tournois, rejoignez les associations qui utilisent la plateforme pour gérer leurs manifestations sportives.

UN OUTIL POUR VOS TOURNOIS ET COMPÉTITIONS

Une billetterie personnalisable adaptée à vos besoins

Une compétition de fin d’année à organiser ? Des tournois réguliers de pétanque, badminton et autre sport dans différentes villes ? Des installations à la capacité d’accueil différente à chaque fois ? Pour anticiper l’organisation de vos tournois sportifs et compétitions, un outil agile et simple d’utilisation est indispensable. Avec la billetterie en ligne, définissez :

  • vos grilles de tarifs,
  • les différentes catégories de participants ou spectateurs,
  • le **nombre de places disponible **pour chaque catégorie,
  • les **horaires et les jours **de tournois,
  • les modalités de paiement pour chaque tournoi et compétition,
  • les documents nécessaires pour participer à la compétition (certificat médical ou toute pièce justificative) stockables et accessibles dans votre espace administrateur.

Vous suivez alors en temps réel les inscriptions et vous pouvez anticiper votre organisation pour que tout se déroule comme prévu le jour de la compétition.

screenshot de dashboard billetterie

Un mini-site pour recevoir les paiements des participants

Avoir une trésorerie est un élément dont on ne peut se dispenser ! Dès que l'association est en possession des informations clés du tournoi ou compétition (date, jour, nombre de places), créez votre billetterie en ligne et commencez à recevoir vos paiements ! Les fonds financiers permettent d’anticiper l’organisation d’un tournoi plus sereinement. Une fois votre association vérifiée, tout l’argent récolté peut être reversé sur votre compte dans son intégralité. Et oui, HelloAsso est entièrement gratuit, 0 frais 0 commission. Notre modèle économique est simple : nous nous rémunérons uniquement sur la contribution volontaire que nous laissent les participants au moment de leur paiement !

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L'application mobile HelloAsso

Une application pour gagner du temps avant le coup d’envoi

Terminées les listes imprimées, feuilles volantes et stabilos usés. Grâce à l’application HelloAsso, vous pouvez chercher un nom ou directement scanner les billets des participants qu’ils soient en version papier ou sur téléphone mobile. En un clin d’oeil vous retrouvez toutes les informations utiles dès l’arrivée des participants. Jusqu’à 10 personnes peuvent l’utiliser en simultanée, même sans connexion internet. Vous gagnez un temps précieux au démarrage ! L'application mobile est gratuite et permet d'optimiser la gestion des flux d'arrivées le jour J.

screenshot de l'app mobile HelloAsso

Avec HelloAsso, on ne risque pas d’oublier de vous envoyer son certificat médical ou toute pièce justificative ! Grâce aux paramètres de votre billetterie, choisissez d’informer les participants des pièces à fournir. Retrouvez-les ensuite dans la même interface, pour valider les participations et être serein côté sécurité.

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CRÉEZ UNE COMMUNAUTÉ FORTE

Fédérer des supporters autour de vos compétitions et tournois. Que ce soit pour augmenter vos revenus associatifs ou fédérer une communauté, ouvrir une boutique en ligne est la clé du succès !

  • Proposez des t-shirts à l'effigie du club,
  • Vendez des accessoires pour égayer les tribunes le jour de la compétition,
  • Marquez la différence face au club adversaire lors de vos tournois. La boutique en ligne est personnalisable avec une gestion des stocks et des tailles. Proposez des codes promo aux participants et aux adhérents, établissez différents tarifs selon la typologie des acheteurs…. Une boutique en ligne sans frais ni commission. 100% des gains vous sont reversés.

Paiements

La sécurité d'abord

L’ensemble des transactions réalisées via nos outils sont sécurisées de A à Z. Une fois leur paiement validé, les internautes reçoivent une attestation par e-mail. De votre côté, vous pouvez suivre et piloter l’évolution des paiements qui vous sont faits dans votre espace d’administration.

Vous êtes reversés chaque mois sur votre compte bancaire de l’intégralité des sommes collectées.

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L’Apel a à cœur de vous apporter les outils nécessaires pour vous aider dans la gestion de vos activités. Grâce à notre partenariat avec Helloasso, nous vous proposons de développer des opérations en toute sécurité et sans frais pour financer vos projets au service des élèves et des familles

Valérie Gaspard

Responsable vie associative et événementiel à l'Apel Nationale

À propos

Comment ça marche

Simplement, gratuitement et jamais seul. Voici quelques garanties :

100% gratuit, sans frais ni commission

Les contributions volontaires laissées par les particuliers comme vous au moment de leur paiement sont notre unique source de revenus. C’est grâce à eux que nous demeurons intégralement gratuits.

Aucune connaissance technique nécessaire

Pas besoin d’être informaticien, ni graphiste, chacun peut lancer simplement et en quelques minutes les formulaires de paiement pour son association.

Une gestion simplifiée

Pilotez l’ensemble de vos actions depuis votre espace d’administration et retrouvez les coordonnées de vos contributeurs auxquelles vous seul avez accès.

Une équipe qui vous accompagne

Besoin d’une réponse ou d’un conseil ? Notre équipe est là pour vous accompagner par téléphone, chat ou e-mail.

Organiser un tournoi ou une compétition sportive, les étapes à suivre :

Du choix de la discipline va dépendre le lieu, qui lui va définir les autorisations à demander. En effet, organiser un tournoi de volley-ball ne demandera pas les mêmes contraintes qu’organiser une compétition sportive qui inclut des véhicules motorisés.

À titre d’exemple, vous allez organiser un tournoi de pétanque. Cette discipline se passe généralement en plein air, dans un lieu public. Quand c’est le cas, outre la demande d’autorisation d’organiser un événement sportif dans un espace public, il faut également soumettre aux autorités compétentes un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public.

Quel que soit le lieu choisi (en plein air ou dans un espace fermé tel qu’une salle de spectacle, un amphithéâtre, un local universitaire, un local de la mairie…), la sécurité doit être le maitre-mot, autant pour les participants que les spectateurs, mais également pour tous les membres de l’association. Si l’événement sportif se déroule en plein air, il sera soumis à une réglementation spécifique et des conditions de circulation et d’évacuation proportionnelles au public attendu. Par ailleurs, vous devez vous assurer que tous les équipements nécessaires sont disponibles et qu’ils sont en bon état, et ce peu importe le lieu.

ATTENTION

Seules les associations loi 1901 déclarées qui ont au moins 6 années d’existence et sont affiliées à la fédération sportive délégataire du sport concerné peuvent organiser un tournoi sportif ou une compétition dans un lieu public. Si ce n’est pas votre cas, vous devez demander une autorisation du chef du service départemental de la jeunesse, des sports et de la vie associative.

C’est un fait, organiser un tournoi sportif ou une compétition n’est pas une mince affaire, tant sur le plan administratif que financier. Heureusement, il y a des aides auxquelles vous pouvez prétendre en fonction du lieu que vous avez choisi.

Si par exemple, vous organisez votre tournoi sportif dans un local universitaire. Le FAVE ou Fonds d’Aide à la Vie Étudiante, ou bien le FSDIE ou Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes peut vous financer si l’événement participe à l’amélioration de la vie étudiante. Par ailleurs, le ministère de la Jeunesse et des Sports ainsi que le Fonds Culture/Action des CROUS sont également susceptibles de vous financer, à condition que la manifestation soit en rapport avec les compétitions universitaires.

Si le tournoi sportif que vous envisagez d’organiser se déroule dans un local de la mairie, cette dernière peut prêter le matériel nécessaire.

Pour finir, il y a également les marques de sport et de boissons qui sont toujours partantes pour sponsoriser les compétitions sportives. Elles peuvent par exemple prendre en charge la production de tshirts ou l’achat des récompenses tel que les coupes et les médailles.

Sans oublier la vente de boissons et de sandwiches le jour J. À noter tout de même que conformément à la loi EVIN, il est interdit de vendre des boissons alcoolisées à proximité des manifestations sportives.

Bon à savoir

Les recettes de 6 événements organisés dans l’année sont automatiquement exonérées de TVA.

Maintenant que vous avez validé les dates et le lieu, vous devez communiquer autour de l’événement pour générer du public, vendre plus de billets et attirer un bon nombre de participants. Médias sociaux, internet, distribution de prospectus et de flyers, affichage, publicité dans la presse écrite et audiovisuelle… vous avez mille et une façons de faire connaitre votre événement. Mais dans tous les cas, vous devez vous renseigner auprès des autorités pour connaitre les règles qui s’appliquent à la communication d’un événement d’association.

L’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition notamment s’il se déroule sur la voie publique ouverte à la circulation est soumise à des exigences réglementaires strictes. Entre autres, la déclaration de l’événement à l’autorité administrative compétente et la demande d’un certain nombre d’autorisations.

Cette déclaration doit être adressée à la sous-préfecture dans un délai de 6 semaines à 1 mois avant la date prévue. Si la manifestation sportive est à but lucratif et regroupe au minimum 1500 personnes, une déclaration auprès du maire est également requise. Après enquête, l’autorité préfectorale délivrera ensuite un récépissé de déclaration à l’association.

La lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public doit comporter certaines informations relatives à l’événement : sa nature et son nom, la date et les horaires, le(s) lieu(x) concerné(s) (rue, jardin, abords d’un bâtiment), et une estimation du nombre de personnes présentes.

La lettre est obligatoirement signée par le président de l’association (ou son mandataire) et trois responsables de l’organisation habitant dans le département où la manifestation commence. Elle est accompagnée :

  • de la liste précisant le nom et le domicile des personnes mandatées pour l’organisation de l’événement
  • de l’itinéraire si un déplacement est prévu
  • le cas échéant, de l’accord écrit des propriétaires de terrains privés traversés lors de la manifestation.

En outre, vous devez également déclarer l’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition auprès de la fédération délégataire s’il est ouvert aux licenciés d’une discipline qui fait l’objet d’une délégation de pouvoir et donne lieu à la remise de prix en argent ou en nature dont le montant est supérieur à 3 000 euros. Cette déclaration se matérialise par la rédaction d’un contrat entre vous et cette dernière.

Remarque : la délivrance illégale de titres est une infraction pénale.

  • le cas échéant, de l’accord écrit des propriétaires de terrains privés traversés lors de la manifestation.

En réalité, il y a plusieurs demandes d’autorisation à faire pour l’organisation d’une compétition sportive dépendamment de la discipline et du lieu.

Dans les faits, si le tournoi sportif se déroule sur la voie publique, les articles R. 331-7 à R. 331-10 et A. 331-2 à A. 331-7 du Code du sport stipulent que vous devez faire une demande d’autorisation auprès du Préfet du département dans lequel le départ de l’épreuve a lieu. Si le tournoi ne nécessite pas la participation de véhicules motorisés, la demande est à adresser auprès de la sous-préfecture s’il se déroule dans l’arrondissement. Par contre, si la compétition inclut des voies situées dans plus de 20 départements différents, une autorisation du ministre de l’Intérieur est requise.

La demande d’autorisation doit être adressée à l’autorité administrative au moins 3 mois avant la date prévue du tournoi sportif ou de la compétition. Mais ce délai est réduit à 6 semaines si l’événement se déroule dans un seul département. En cas d’annulation, vous devez prévenir l’autorité qui a délivré l’autorisation au plus tard six jours francs avant la date prévue.

En vertu de l’article A. 331-3 du Code du sport, le dossier de demande d’autorisation doit comporter les éléments suivants :

  • Une demande d’autorisation en double exemplaire mentionnant la nature et la date de la discipline, le nombre approximatif des concurrents, le nom et l’adresse du siège de l’association ainsi que de la fédération à laquelle elle est affiliée, le calendrier sur lequel a été inscrite la discipline, et les nom, adresse et qualité de celui qui fait la demande. Dans le cas où vous êtes une association non affiliée à une fédération agréée, votre demande d’autorisation doit avoir été visée par le chef de service de la jeunesse et des sports du département où est établi le siège de l’association, avec avis favorable.
  • Le règlement de l’épreuve.
  • Un exemplaire signé de la police d’assurance ou à défaut l’engagement de souscrire un contrat conforme au modèle type prévu à l’annexe III-21-1. Si tel est le cas, l’exemplaire signé de la police d’assurance devra être présenté à l’autorité ayant délivré l’autorisation au plus tard six jours francs avant la date de l’épreuve.
  • Une lettre d’engagement spécifiant que vous allez prendre en charge les frais du service d’ordre exceptionnel mis en place à l’occasion du tournoi sportif ou de la compétition, et assurer la répartition des dommages, dégradations, modifications de la voie publique ou de ses dépendances.
  • Les documents incluant les notes, les cartes et les plans de l’itinéraire et l’horaire de l’épreuve établis conformément aux dispositions fixées pour chaque catégorie d’épreuve.

Par ailleurs, si vous décidez d’ouvrir temporairement un débit de boisson pendant le tournoi sportif, vous devez adresser une demande auprès de la mairie au moins 3 mois avant la date prévue et 15 jours en cas d’événement sportif exceptionnel.

Bon à savoir

Une association ne peut pas demander plus de 10 autorisations de débit de boisson par an

Vous devez souscrire une assurance couvrant la responsabilité civile de l’association, des participants, et des membres (salariés et bénévoles) qui prennent part à l’organisation du tournoi sportif. Par ailleurs, ces garanties doivent également couvrir les arbitres et les juges ainsi que le personnel de service d’ordre ou de sécurité mobilisé. Auquel cas vous encourez une peine d’emprisonnement et une amende.

  • Procéder à un contrôle médical des participants.
  • Prévoir un service d’ordre,
  • Respecter les règlements et les règles techniques édictées par la fédération délégataire ;
  • Mettre en place une signalisation adaptée si le tournoi se déroule sur les voies ouvertes à la circulation ;
  • Prévoir une sortie de secours si la compétition se déroule en intérieur ;
  • Prévenir la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité si la compétition reçoit plus de 1 500 personnes dans un établissement recevant du public ou ERP. Et la commission communale ou intercommunale de sécurité et d’accessibilité si la manifestation a lieu sur la voie publique ;

Mettre en place une billetterie (manuelle ou en ligne) même si le tournoi sportif n’est pas à but lucratif. En principe, seuls les événements payants nécessitent une billetterie, toutefois cela reste conseillé pour connaitre la recette, entre autres choses. Les billets doivent être numérotés et comporter 3 volets précisant la date, l’heure et le titre. Les coupons et les souches seront archivés.

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