Adapter la gestion de son association au confinement

Le contexte de confinement que nous vivons lié au Covid-19 (Coronavirus) est propice à de nouveaux aménagements que peuvent entreprendre les associations afin de continuer leurs activités. Aujourd’hui le numérique prend tout son sens quant à la gestion d’une association et à la gestion à distance. Dans cet article vous trouverez toutes les clés pour […]

Le contexte de confinement que nous vivons lié au Covid-19 (Coronavirus) est propice à de nouveaux aménagements que peuvent entreprendre les associations afin de continuer leurs activités. Aujourd’hui le numérique prend tout son sens quant à la gestion d’une association et à la gestion à distance. Dans cet article vous trouverez toutes les clés pour vous accompagner au mieux dans votre passage au numérique. Les outils numériques pour gagner en efficacité, continuer à gérer vos projets, maintenir le lien avec vos collaborateurs, fluidifier l’information et animer votre communauté vous sont présentés ici ! 

Gérer votre association en passant au “tout numérique”

Pouvoir continuer à prendre des décisions et à maintenir le rythme de vos réunions associatives est important pour votre association et d’autant plus en cette période : CA, réunion du bureau associatif, réunion entre les membres… Prévoir la reprise, garder le moral et cultiver le lien sont nécessaires. Les outils numériques peuvent vous aider à vous organiser avec vos collaborateurs et pour échanger avec d’autres acteurs associatifs.

S’organiser ensemble en interne pour vos réunions

  • Mettez vous en mode “télétravail”
  • Définissez les sujets dits “brûlants” : événements proches, AG, réunion partenariale…
  • Listez les missions par sujet : individuelles et / ou de groupe en leur attribuant un temps spécifique (une To-Do collaborative)
  • Désignez les personnes responsables par sujet : leur mission sera de coordonner, centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
  • Listez les personnes ressources : les personnes internes ou externes à l’association qui ont les infos nécessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires, accompagnateurs, organismes publics, autres associations…)

Pour en savoir plus sur la collaboration à distance, rendez-vous sur notre article de blog Découvrez les 3 bonnes pratiques pour collaborer à distance !

Continuer à maintenir le lien ensemble

Equipez vos collaborateurs avec des outils numériques 

Nous vous invitons à créer un espace d’échange par sujet comme par exemple pour : discuter de la situation actuelle, échanger entre les salariés, mettre en place et gérer des projets,… Ou encore un espace qui va concerner les membres du bureau ! Voici les outils numériques qui peuvent vous être utiles suivant vos besoins :

La gestion à distance entre vos collaborateurs peut se faire aussi par le numérique avec la création d’un agenda de réunion. Il permet de sanctuariser un créneau commun à toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours et prendre des décisions selon les disponibilités :

Vous souhaitez maintenir et organiser vos réunions importantes : Assemblée Générale Ordinaire, Assemblée Générale Extraordinaire, Réunion du Conseil d’Administration, Renouvellement du bureau, Réunion partenariale, etc, des outils numériques peuvent vous accompagner pour les réaliser : 

beenhere

Voici quelques conseils pour vous aider à organiser votre réunion à distance :

• Choisissez les outils présentés précédemment selon vos besoins :  installer et tester !
• Fixez une date avec vos collaborateurs  
• Préparez un ordre du jour pour exposer les points à aborder 
• Désignez un modérateur, un gardien du temps, un secrétaire pour la prise de note  
• Convoquez vos adhérents / membres en envoyant une invitation par mail. Nous vous conseillons fortement d’y joindre :  
– un ordre du jour
– les infos de connexion aux outils et les liens 
– des ressources nécessaires 
la feuille de présence (virtuelle)
• Si vous êtes nombreux, utilisez le chat pour poser des questions  
• Rédigez le procès-verbal
• Pensez à communiquer le procès verbal aux participants et aux absents ! 🙂

A noter que ces éléments (feuille de présence, procès-verbal,…) ne sont pas obligatoires mais fortement conseillés.

Ouvrez-vous aux autres et visez loin 

En situation de crise il est important de penser aux futurs nouveaux projets et à l’avenir, même s’ils ne sont pas la priorité n°1. Des outils numériques peuvent vous aider à la gestion pure de projets mais aussi à la réflexion réalisée en amont :

En s’intéressant aux autres organismes vous pourrez vous nourrir de  leurs expériences. N’hésitez pas à prendre contact avec eux, à discuter et à collaborer ensemble. La période que nous vivons est le meilleur moment pour s’entretenir avec les acteurs qui soutiennent votre cause et de trouver des solutions alternatives dans un esprit collectif. Rejoignez le Groupe des Assos sur Facebook que nous avons créé : il est spécialement dédié aux associations ! Bienveillance et solidarité en sont les maîtres mots. 

Les acteurs de l’accompagnement associatif sont aussi mobilisés pour vous accompagner dans la transition numérique, comme le Programme PANA par exemple. Retrouvez la liste des Points d’Appui au Numérique Associatif et n’hésitez pas à contacter un acteur prêt de chez vous.

La gestion associative et le confinement  

Les contraintes liées au confinement font apparaître des points de blocages et des besoins numériques nouveaux dans le paysage associatif. Si tout ne pourra pas être réglé dans l’immédiat, la période est peut-être propice à l’exploration de nouveaux outils numériques et usages pour votre association

La gestion de ses contacts

Vous avez été trois à appeler la même bénévole pour demander trois fois la même chose ? Vous auriez bien envoyé une information spécifique à vos usagers habitants tels quartiers mais c’est fastidieux de faire le tri dans vos contacts ? Vous vous envoyez des bases de données contacts par mail en fichier excel ?  Il est peut-être temps de passer aux CRM (gestion de la relation client) ! Des outils numériques pour réaliser le CRM existent et ils permettent : 

  • D’avoir des informations claires et justes : nombre de personnes dans vos communautés, etc.
  • D’échanger avec votre communauté des messages adaptés et automatisés
  • De suivre leur investissement dans votre association 
  • De partager l’information entre vous
  • De dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces éléments pour les améliorer

Quelques exemples d’outils : Yapla, Ohme, Assoconnect, Eudonet, CiviCRMR, iRaiser, Salesforce, ProDon

Les réseaux sociaux un facteur de lien en période de confinement 

Avant le confinement vous aviez peu de temps pour vous organiser ou de vous lancer avec les réseaux sociaux ? C’est peut-être le moment de les prendre ou les reprendre en main ou encore les diversifier ! 😉

  • Facebook est le réseau social qui permet à ses utilisateurs de publier des visuels, des documents, des textes et d’échanger des messages, rejoindre et créer des groupes et des événements. 
  • Twitter est le réseau social de microblogage qui permet à l’utilisateur d’envoyer des messages de 280 caractères maximum.
  • Instagram est le réseau social de l’image et de la notoriété. Son utilisation est plus riche sur mobile.
  • Youtube est plus souvent adopté comme un outil d’hébergement de vidéo mais peut également être utilisé comme un réseau social à part entière. 

Vous êtes peut-être déjà actif sur un ou deux réseaux et vous souhaitez augmenter votre présence et mieux la gérer ? Des solutions s’offrent à vous, n’hésitez plus, utilisez des outils de gestion et de publication.

  • Buffer : Avec cet outil numérique vous pouvez définir un calendrier des publications que vous souhaitez partager sur vos réseaux. Vous pourrez aussi les programmer à des intervalles que vous aurez définis au préalable. Par la suite, vous aurez la possibilité d’analyser vos publications et l’engagement qu’a votre communauté à leurs égards. L’outil est tellement intuitif qu’il ne nécessite pas de formation avancée. En savoir plus sur l’outil Buffer 
  • Hootsuite est une plateforme complète qui vous permet de gérer tous les aspects de votre activité sur les médias sociaux tels que :
    • la publication et la planification de vos posts
    • l’interaction avec vos fans, followers et abonnés
    • la veille sur du contenu attrayant
    • le suivi de vos progrès avec les outils d’analyse
      En savoir plus sur l’outil Hootsuit 
  • IFTTT veut dire “If this then that” (Si ceci, alors cela”). C’est un service web gratuit qui permet de créer un enchaînement d’actions simples. Une réaction est déclenchée lorsqu’une action que vous avez choisie se produit.
    Par exemple : si je publie un post Instagram avec le #event, il sera également publié sur Facebook. En savoir plus sur IFTTT

Communiquer grâce aux mails avec votre communauté 

Vous en êtes à votre 8ème copié / collé de contact en CCI ou pire, votre 12ème “répondre à tous” ?  C’est surement le moment de passer à des gestionnaires d’envoi de mails ! Ces outils numériques vont feront gagner du temps ! 😉

  • MailChimp : outil numérique gratuit avec une prise en main intuitive, mais peut être fastidieux si on maîtrise mal l’anglais. 
  • Sendinblue : solution française d’emailing avec une version gratuite pour 9000 mails envoyés / mois. 
  • Mailjet : outil de suivi de projet performant avec une version gratuite pour 6000 mails envoyés / mois.

Gestion associative : et si on passait au paiement en ligne ?

Vous avez laissé les chèques des inscriptions aux activités du mois de mars au bureau ? Vous courrez après vos adhérents pour qu’ils vous les envoient chez vous ? Eux-mêmes n’ont plus de timbres…bref, et si c’était le bon moment pour passer au paiement en ligne ? 

De nombreux avantages s’offrent à vous ! Vous serez premièrement accessible en ligne et vous faciliterez la vie de vos bénévoles, adhérents, donateurs,… Les outils numériques offriront la possibilité à votre public d’adhérer, d’acheter ou de participer à des campagnes de dons en ligne. La gestion des flux financiers de votre association sera simplifiée, et vous aurez la possibilité de collecter des données qualifiées dématérialisées. 

Les outils proposés par HelloAsso vous ferons gagner du temps dans la gestion de toutes vos activités. 

La comptabilité en ligne 

Vous faites votre comptabilité sur un ordinateur fixe dans le petit bureau au fond du local, mais le confinement vous empêche de la faire ? C’est peut être la bonne période pour changer d’outil numérique et permettre une bonne gestion à distance !  

Les solutions de comptabilité en ligne ne nécessitent pas de télécharger un logiciel sur votre ordinateur. Elles sont donc accessibles à n’importe quel endroit à partir du moment où vous avez accès à une connexion internet et que vous vous êtes créé un compte. Elles permettent d’automatiser :

  • La saisie via des formulaires simples et rapides à compléter = gain de temps !
  • L’intégration des factures dans le plan comptable = application du plan comptable plus facile !
  • La production des documents comptables : comptes de résultat, bilan, documents demandés par vos partenaires, etc. avec une  lecture simplifiée via des fonctionnalités pédagogiques = gestion associative simplifiée !

Les outils numériques qui s’offrent à vous : 

Stocker ses documents en ligne : c’est possible ! 

Vous avez enfin le temps d’avancer sur le dossier pour la fondation “Bidule-chouette”, mais vous n’avez pas la dernière version du rapport d’activité, et le trésorier a beaucoup à faire avec ses trois enfants que de répondre à vos mails…, et si vous passiez au stockage en ligne ? 

Voici les outils qui peuvent vous aider à bien gérer vos documents associatifs :

  • DropBox : site en français avec une version gratuite, à savoir que l’application mobile est très pratique.
  • ownCloud : ce logiciel est libre mais doit être installé sur un  serveur (une version gratuite existe)
  • Google drive : site en français avec une version gratuite, à coupler avec tous les  outils numériques google.

Gérer des projets en ligne ? oui oui ! 

Vous ne savez plus qui doit préparer le budget pour le dossier de subvention ? Le mail d’invitation à l’AG en ligne n’est pas parti car le secrétaire et la présidente étaient persuadés que c’était à l’autre de s’en occuper ?… Et si on vous présentait des outils de gestion de projet ? 😉

  • Trello : site en français avec une version gratuite et un tableau de bord ludique
  • Asana : site français avec une version gratuite. Le suivi de projet est très efficace
  • Framaboard : site en français avec une version gratuite. L’open source est intuitif et très visuel

Créer du collectif et de l’informel avec vos membres et votre communauté

N’oubliez pas que vous êtes une équipe. Même si le confinement vous empêche de vous voir réellement, il est nécessaire de garder du lien entre vous et votre communauté. Communiquez, jouez, chantez, soyez créatif et continuez plus que jamais à interagir ! 🙂

Notre mot clé : communiquez entre vous !

De manière asynchrone : laissez une trace et permettez à chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun. Que ce soit pour la liste des prochaines tâches, des idées pour une future action, les personnes à contacter prochainement …

  • Quelques outils numériques peuvent vous servir : groupe facebook privé, envoi d’email à plusieurs expéditeurs, documents partagés,  ou encore SMS

De manière instantanée, il existe une multitude d’outils permettant  de discuter en “live” avec les membres de votre association. Dites-vous bonjour, racontez vos dernières activités de confinés, souhaitez-vous un bon week-end …

Continuer à agir auprès de votre communauté même en période de confinement

Avant le confinement, vous organisiez des cours de danse ? Des tournois d’échec ? Des conférences pédagogiques ? Des matchs amicaux ? Des lectures de contes ? Des repas avec vos bénévoles ? Si tout cela vous manque, dites-vous que ça manque également à votre communauté ! Continuez à la faire vivre, différemment, grâce aux outils numériques à votre disposition.

  • Proposez des challenges Instagram
    Invitez votre communauté à faire une action définie et à la partagez en story sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram) en taggant le compte de votre association.
  • Postez des photos thématiques sur votre page facebook en racontant les actions phares réalisées par votre association les années passées.
  • Faites témoigner vos membres, votre CA, sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours.
  • En bref, aidez votre communauté à sortir de son quotidien confiné !

Ici retrouvez d’autres conseils pour animer votre communauté en période de confinement.

Gardez le moral : continuez à partager des moments conviviaux

Effectivement, le barbecue prévu ce vendredi soir chez Dominique ne pourra pas avoir lieu… Mais il est nécessaire de garder le moral en cette période ! Une multitude d’activités peuvent être faites à distance et vous permettra de relâcher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble, même loin les uns des autres. Voici quelques idées :

  • Organisez un blind-test sur Skype
  • Regardez un film ensemble avec Netflix Party
  • Jouez au fameux jeu de rôle “Loup Garou”
  • Faites un petit bac
  • Dessinez et gagnez au pictionnary
  • Déguisez vous pendant vos visios

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