Adhésions à une association : A quoi ça correspond ?

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Toute personne peut adhérer à une association dès lors qu’elle en fait la demande et que celle-ci est acceptée par les membres de droit de l’association. Par principe, les conditions d’adhésion sont librement définies par les statuts (agrément ou parrainage par exemple), mais ne doivent pas se reposer sur des motifs discriminatoires tels que prévus par l’article 225-1 du Code pénal. En outre, le consentement mutuel doit être manifeste et se traduit généralement par la remise d’un bulletin d’adhésion ou d’une carte de membre en contrepartie d’une cotisation annuelle. Tout ce qu’il faut savoir sur les adhésions à une association.

Adhésions à une association : les formalités

Adhérer à une association, c’est défendre une cause qui nous tient à cœur. C’est également contribuer au développement de l’association par la prise de parole lors des assemblées générales ainsi que les participations aux manifestations extérieures : fête, événement sportif…

La demande d’adhésion

Sauf clauses particulières dans les statuts, l’adhésion se fait par simple demande à partir d’un modèle mis à disposition des adhérents. Un examen formel des demandes est effectué par les membres habilités avant d’être acceptées.

En règle générale, l’adhésion à une association n’a pas besoin d’être formalisée par écrit. En effet, Valent pour adhésion :

  • La signature des statuts lors de la création de l’association ;
  • Le versement de cotisations ;
  • La participation aux assemblées générales et aux activités réservées aux membres ;
  • Ou l’acceptation de fonctions sociales.

Toutefois, pour éviter les malentendus et les contestations ultérieures, il est conseillé de :

  • Remettre au nouvel adhérent un bulletin d’adhésion, sa signature en bas du document valant pleine acceptation des statuts et du règlement intérieur ;
  • Dresser un procès-verbal de la délibération du conseil d’administration ou de l’assemblée générale et envoyer une lettre informant le futur adhérent que sa candidature a été retenue.

Bons à savoir

Le futur adhérent doit pouvoir prendre connaissance des statuts et éventuellement du règlement intérieur de l’association avant d’adhérer.

En cas de silence de statuts sur le renouvellement des adhésions, une personne est adhérente jusqu’à la disparition de l’association ou à son départ de cette dernière (décès, démission, radiation…).

Le bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion se présente sous la forme d’un papier A4. Celui-ci doit être découpé en deux parties, la première est remise au nouvel adhérent (comme preuve du paiement de la cotisation annuelle), et la deuxième conservée par l’association pour assurer la tenue à jour du registre des adhérents.

Si les statuts ne prévoient pas le versement d’une cotisation, le bulletin d’adhésion doit mentionner cette information. Par ailleurs, un opt-in (mentions légales relatives aux droits des adhérents sur leurs données personnelles) doit être prévu sur le bulletin d’adhésion si l’association fait commerce de la liste de ses adhérents de manière habituelle. Et ce conformément à la loi de 1978 faisant référence au droit de communication et de rectification des données personnelles, conforté par le nouveau règlement européen sur la protection des données ou RGPD en vigueur depuis mai 2018.

À noter que le bulletin d’adhésion n’a aucune valeur fiscale et ne fait pas bénéficier d’avantages fiscaux tels que définis dans l’article 200 du Code général des impôts. Il faut pour cela donner à l’adhérent un reçu fiscal conforme au formulaire Cerfa 11580.

La gestion des adhésions

La gestion est une tâche qui requiert de la rigueur et une bonne organisation. D’ailleurs, elle soumise à un certain formalisme, notamment sur la protection des données personnelles des adhérents.

Le registre des adhérents

Toutes les adhésions doivent être consignées dans le registre des adhérents pour faciliter la gestion. Il s’agit d’un cahier dans lequel sont notées toutes les informations relatives aux adhérents. Ce fichier permet notamment d’éviter toute contestation quant à la qualité de membre d’une personne (paiement des cotisations), d’une part, et de gérer le renouvellement (le cas échéant), d’autre part.

Depuis la dispense d’agrément n° 8 (ancienne norme simplifiée n° 23) qui concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre par toute association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 dans le cadre de la gestion administrative de ses membres et donateurs, le registre des adhérents ne nécessite plus de déclaration préalable à la CNIL. Toutefois, cette dispense stipule que seules les données relatives à l’identité, l’identité bancaire, et à la vie associative des adhérents peuvent être recueillies.

Bon à savoir

Selon la CNIL, les données personnelles ne peuvent être conservées au-delà de la démission ou de la radiation du membre, sauf demande contraire.

La gestion en ligne des adhérents

Avec l’avènement du numérique, digitaliser la gestion des adhérents permet de gagner du temps. En effet, les cotisations et les paiements sont plus faciles à gérer grâce à des logiciels ou sites spécialisés. Par ailleurs, les adhérents sont regroupés dans un seul et même espace (identité, nombre, date d’entrée et de sortie, etc.).

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