Associations : Comment gérer l’envoi des colis de sa boutique en ligne ?

La boutique en ligne est un moyen simple et efficace pour une association d’augmenter ses revenus pour le financement de projets. Les associations ont le droit de vendre tout type de biens sous certaines conditions. Toutefois, il y a une partie logistique à prendre en considération lors de la mise en ligne des produits à […]

La boutique en ligne est un moyen simple et efficace pour une association d’augmenter ses revenus pour le financement de projets. Les associations ont le droit de vendre tout type de biens sous certaines conditions.

Toutefois, il y a une partie logistique à prendre en considération lors de la mise en ligne des produits à vendre qui aura une répercussion directe sur les prix de vente affichés.

Zoom sur les différentes options d’envoi qui s’offrent à vous.

La boutique en ligne et les associations

Que ce soit pour une boutique permanente, comme la vente de maillots pour un Club de sport, ou une vente occasionnelle à l’approche de Noël (calendriers, sapins…etc), les associations doivent prendre en compte plusieurs paramètres avant et au moment de l’envoi.

Les produits et le stock

Les associations peuvent vendre tout type de biens avec l’objectif d’augmenter leur revenu. Ce complément de ressources permet à terme de financer des projets visant à améliorer la gestion de la vie associative. Prendre la décision de vendre des biens doit être au préalable bien étudiée car elle a un impact direct sur le stockage et l’entreposage des biens.

Les premières questions à se poser sont les suivantes :

– Pour quel type de biens vos acheteurs (et membres) seront sensible et prêts à payer ?

– Quels types de biens souhaitez-vous leur offrir : périssables ou non périssables ?

– Dans le cadre d’un produit transformé, de quel espace avez-vous besoin ? est-ce que les produits sont volumineux ? allez-vous utiliser des produits chimiques demandant une manipulation extérieure ?

– Quelle est la durée de la vente ?

Posez les réponses sur papier afin d’établir le type de stockage nécessaire et la durée. Le respect du froid est à prendre en compte et implique la disposition d’espace frigorique.

Si votre boutique en ligne reste accessible toute l’année, pensez à la logistique d’entreposage (accès permanente à la salle, réapprovisionnement de la matière première….).

Comment envoyer un colis ?

L’emballage

L’emballage des produits vendus doit être réfléchi au préalable, bien avant la réalisation de la vente, pour éviter de vous retrouver au dépourvu !

Posez-vous les bonnes questions, celles qui impliquent un emballage plus spécifique :

– Mon produit est-il fragile ?

– La taille du produit change radicalement une fois emballée ?

Afin d’optimiser le meilleur emballage et éviter de manquer de matériel, nous vous recommandons d’avoir en stock du papier bulle, des ciseaux, du scotch type Chatterton et des enveloppes matelassées et des cartons.

La dimension de l’emballage devra être la plus petite possible pour économiser.

Concernant les cartons, vous avez deux options :

La récup de cartons :

Pensez à demander aux commerçants à proximité de vous garder les cartons ou de vous communiquer leurs jours de livraisons. Les magasins de sport, de chaussures, de bricolage, les librairies et les cavistes ont des livraisons régulières à heure fixe la majorité du temps.

N’hésitez pas à demander à vos proches de conserver les boites de chaussures ou les cartons de leurs propres colis.

Il existe également des sites de récup de cartons usagés entre particuliers comme geev.com.

L’achat de cartons :

Si vous ne pouvez pas récupérer des cartons, il vous faudra acheter des enveloppes matelassées et cartons auprès de fournisseurs.

Vous pourrez trouver des enveloppes matelassées dans votre bureau de Poste ou en acheter en ligne sur des sites comme Embaleo (à des tarifs unitaires plutôt bas).

Vous pouvez également fabriquer vos enveloppes matelassées directement en achetant des enveloppes et du papier bulle dans des magasins de bricolage type Bricorama, Leroy Merlin.

Concernant les cartons, vous trouverez des distributeurs spécialisés type Embaleo ou dans des magasins de bricolage cités ci-dessus.

Et encore une fois, le stockage des produits d’emballage sera à prendre ne considération.

Quels sont les tarifs d’envoi de colis

Une fois le produit vendu et emballé, il faudra envisager l’envoi de celui-ci. Un colis contenant des produits périssables ne devra en aucun cas être le sujet d’un report d’envoi.

Il existe différentes options s’offrant à vous pour l’envoi de vos enveloppes et colis. Avant d’exposer les diverses solutions, il est intéressant de noter qu’en plus de ces tarifs « publics », les transporteurs d’envoi de colis offrent également des avantages et des facilités de paiement pour les professionnels.

L’ouverture d’un compte professionnel exige un numéro de SIRET, ce qui est tout à fait envisageable pour une association dès lors qu’elle en fait la demande auprès de l’URSASAF.

L’envoi par la poste

Il vous sera possible d’utiliser les services de la poste pour un envoi d’enveloppe matelassée ou cartonné plat. La seule condition pour utiliser le tarif « lettre » est que l’enveloppe ou petit colis puisse rentrer dans une boite aux lettres et ne dépasse pas 3kg.

Le tarif variera selon le choix de livraison : verte, suivie, rapide… et le poids de la lettre ou petit colis.

Les tarifs oscillent entre 1,10€ pour une lettre verte envoyée en France de 20 grammes à 15€ pour un petit colis envoyé en recommandé de 3kg pour une destination en France. Retrouvez les tarifs sur le site de La Poste, rubrique Tarifs postaux lettres.

De nouveaux services voient le jour comme l’envoi d’une enveloppe à déposer dans sa propre boite aux lettres, l’affranchissement en ligne.

Lorsque votre enveloppe ou petit colis dépasse la « taille de la fente de la boite aux lettres » alors vous devrez vous diriger vers les services de Colissimo ou Chronopost.

Les services de Chronopost offre une expédition urgente sous 24h et permet l’envoi d’objets délicats contrairement à Colissimo qui se spécialise dans les envois dit standards.

Les tarifs oscilleront entre 15 et plus de 130€ selon le poids du colis (30kgs étant le maximum pris en charge).

L’envoi par les privés

Avec la croissance exponentielle du e-commerce, de nombreux acteurs privés se sont développés sur le marché de la livraison. Citons Mondial Relay, Relais colis, DHL, FedEx… .

Les garanties, le service, l’assurance et les tarifs varieront en fonction du transporteur privé.

Concernant les dimensions, Mondial Relay autorise l’envoi d’un développé (soit hauteur + longueur + largeur) n’excédant pas 150 cm au total incluant 120cm comme longueur maximum, pour un poids de 30kgs max.

Quant à Relais colis, les colis acceptés doivent avoir un développé de 170 cm max avec comme plus grande dimension 130 cm. Le poids sera limité à 20kgs.

Les tarifs oscillent entre 4.5€ et 25€ selon le poids du colis, peu importe la dimension (à condition de respecter les dimensions autorisées citées ci-dessus).

Ces transporteurs offrent de nouveaux services qui peuvent s’avérer utiles : le service de collecte à domicile ou dans des locaux part exemple, ainsi que la collecte régulière pour quelques centaines d’euros mensuels (intéressant si vous vendez des produits régulièrement sur une durée limitée par exemple).

Il faudra retrouver les conditions et les tarifs spécifiques sur le site dédié de chaque transporteur privé.

Les frais de livraison inclus dans le tarif de vente

Il est impératif d’inclure les frais de livraison dans votre formulaire de vente.

HelloAsso permet l’ajout de frais complémentaires (avec description) au tarif de vente. Indiquez clairement quel transporteur vous avez choisi et le délai de livraison estimé. Soyez transparent avec vos contributeurs !

De plus, la gestion des frais de port peut s’avérer complexe selon le poids des colis et la taille. Nous vous recommandons de choisir un transporteur et de vous habituer à ses tarifs et délais de livraison. Vous pouvez également proposer un tarif fixe de livraison dans votre formulaire (peu importe la taille ou quantité). Toutefois attention à ne pas « &abuser » sur le tarif ni à vous retrouver à devoir payer un excédent.

HelloAsso vous permet de mettre en avant vos diifférentes options comme le « retarit physique gratuit » ou « l’envoi à domicile à x€ ».

Puis-je proposer « le click and collect » en tant qu’association ?

Oui et non.

Le terme « click and collect » s’adresse à des entreprises qui ont une boutique physique. Le consommateur achète en ligne et collecte son bien en magasin sous un certain nombre de jours définis en amont par le commerçant.

Dans le cadre d’une association, on parlera de « retrait dans un lieu physique ». Il sera intéressant d’organiser des ventes en ligne avec un retrait physique si vos acheteurs sont dans un périmètre proche de vous (ou du moins proche du lieu de stockage des marchandises). Vous pouvez organiser une permanence à heure fixe dans un lieu défini en amont que vous aurez clairement précisé sur le site de vente en ligne sur la page avant la transaction finale.

Demandez à un ami commerçant, la mairie, des locaux publics si vous pouvez organiser une permanence de quelques heures pour accueillir vos acheteurs. Cette action peut être bénéfique pour le commerçant qui accueille la permanence avec des visiteurs potentiellement acheteurs.

Assurance, casse, dégâts

L’envoi de colis fragile comme la vaisselle ou les objets cassants n’est pas interdit mais demande une attention particulière au niveau de l’emballage ainsi que de l’assurance sélectionnée.

Les transporteurs privés se dégagent de toute responsabilité dans la majorité des cas. Pensez donc à souscrire pour une assurance au moment de l’envoi proposée en ligne.

Relais Colis et Mondial relay par exemple vendent des assurances de 2 à 10€. La variation des tarifs correspond au choix de l’indemnisation fait par vos soins.

Autres options de livraison ?

Lors de la vente de biens et de l’envoi de ces derniers, une attention toute particulières devra être portée aux envois à l’international. Des tarifs parfois élevés s’appliqueront (toutefois certains pays comme la Belgique, le Luxembourg bénéficient d’un même tarif que la France ou à quelques centimes d’euros près).

Pour les envois à l’international, une déclaration aux douanes sera nécessaire.

Pour finir, sachez que certains transporteurs refusent les produits périssables frais.