Associations, comment organiser un événement soumis au pass sanitaire ?

Un peu de numérique dans votre association ?

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Désormais « exigé dans les situations de grands rassemblements, où le brassage du public est le plus à risque au plan sanitaire », de nombreuses associations doivent composer avec le pass sanitaire et sa mise en place.

Contrôle des accès, vérification des documents (test PCR, vaccination complète, certificat de guérison), mise en conformité avec les nouvelles réglementations : le dispositif peut paraître complexe.

Pour autant il n’est pas là pour parasiter l’organisation et la tenue de vos événements mais bien pour leur permettre de se tenir dans des conditions de sécurité, tout en se protégeant d’un après aux conséquences fâcheuses.

Regardons comment faire avec lui.

Le pass sanitaire, qui est-il ?

Le pass sanitaire est la présentation d’une preuve sanitaire, via un format numérique (grâce à l’application TousAntiCovid) ou un format papier.

3 preuves sont acceptées :

  1. La vaccination, si et seulement si les personnes disposent d’un schéma vaccinal complet et du délai nécessaire post injection finale, ce qui correspond à :
  • 7 jours après la 2ème injection pour les vaccins Pfizer, Moderna et AstraZeneca
  • 4 semaines après l’injection pour le vaccin Johnson & Johnson de Janssen
  • 7 jours après l’injection pour les vaccins chez les personnes ayant eu un antécédent de Covid-19 (1 seule injection)
  1. La preuve d’un test négatif (RT-PCR ou antigénique) de moins de 48 heures (les délais en vigueur pour la validité des tests sont stricts au moment de l’entrée sur le site de l’événement, pas de flexibilité à 2 ou 3 jours)
  2. Le résultat d’un test RT-PCR ou antigénique positif attestant du rétablissement de Covid-19, datant d’au moins 11 jours et de moins de 6 mois
Pass sanitaire

Bon à savoir : 

  • Les personnes vaccinées peuvent récupérer leur attestation de vaccination sur le « portail patient » de l’Assurance Maladie. De plus, chaque professionnel de santé peut retrouver une attestation de vaccination et l’imprimer sur demande
  • Elles peuvent charger ce certificat dans l’application TousAntiCovid sous la forme d’un QR Code à scanner
  • Pour les tests, ils s’importent sur TousAntiCovid, soit en scannant le QR Code depuis le document en format papier ou PDF, soit en cliquant sur le lien dans le portail SI-DEP

A partir de quand ?

  • Depuis le 21 juillet 2021, le pass sanitaire est étendu à tous les lieux de loisirs et de culture rassemblant plus de 50 personnes
  • Début août 2021, il sera étendu (sans le seuil) aux cafés, restaurants, centres commerciaux, hôpitaux, maisons de retraite, établissements médico-sociaux, ainsi qu’aux voyages en avions, trains et cars pour les trajets de longue distance
  • Jusqu’au 30 août et 30 septembre, 2 catégories n’ont pas l’obligation de présenter un pass sanitaire :  respectivement les salariés des lieux et établissements recevant du public (leur 1ère injection devra être réalisée au plus tard le 1er août) et les jeunes de 12 à 17 ans

Pour être encore plus précis sur le volet des événements, voici les sites concernés :

  • Les salles d’auditions, de conférences, de réunions, de spectacles ou à usages multiples
  • Les chapiteaux, tentes et structures
  • Les établissements d’enseignement artistique, lorsqu’ils accueillent des spectateurs 
  • Les salles de jeux
  • Les établissements à vocation commerciale destinés à des expositions, des foires-expositions ou des salons ayant un caractère temporaire
  • Les établissements de plein air autres que les parcs zoologiques, d’attractions et à thème
  • Les établissements sportifs couverts
  • Les événements culturels, sportifs, ludiques ou festifs organisés dans l’espace public ou dans un lieu ouvert au public et susceptibles de donner lieu à un contrôle de l’accès des personnes

L’avant-événement

Pour ne pas créer de déception le Jour J, anticipez et communiquez avec vos participants via une billetterie en ligne qui vous permettra à la fois de contrôler et d’anticiper le nombre de participants. Elle vous permettra également de faire payer vos billets en ligne et de vous éviter une caisse centrale le Jour J. Cela simplifiera aussi l’inscription de vos participants ou spectateurs, que votre événement soit gratuit ou non. 

Quant à la procédure d’entrée à votre événement, rappelez-leur, par mail, sur vos réseaux sociaux et surtout dans votre billetterie, les modalités de validation du pass sanitaire (notamment les délais d’après injections ou encore les conditions différentes selon les vaccins).

Un autre aspect a son importance : vos CGV (Conditions Générales de Vente), à faire valider au moment de l’achat des billets.

Dans le cas où un participant se présente à l’événement mais ne peut y accéder après votre contrôle puisque ne possédant pas de pass sanitaire en règle, peut-être que celui-ci vous sollicitera pour un remboursement de son billet.

Pour vous prémunir de cet éventuel cas de figure, vous pouvez télécharger ce document-type de CGV qui expliquera le dispositif ou insérer une mention dégageant votre responsabilité dans votre billetterie.

Vous pouvez par exemple écrire :

« Les billets d’entrée à l’événement étant datés, ni échangeables, ni remboursables, il convient donc de vérifier que votre pass sanitaire soit conforme aux conditions de vérification, avant de finaliser votre commande. »

Ou encore :

« Tout détenteur de billet âgé de 18 ans ou plus dont le pass sanitaire serait non valide ou non présenté, se verra refuser l’accès au stade sans pouvoir prétendre au remboursement total ou partiel de son titre d’accès. »

De son côté, l’État précise : « En cas d’impossibilité par une personne de présenter un des trois certificats lors de l’entrée à un événement, aucune obligation de remboursement du billet n’est imposée aux organisateurs d’événements. Ils peuvent néanmoins le prévoir à titre commercial. »

Le Jour J : une proposition d’HelloAsso pour organiser l’accueil des publics

Le pass sanitaire, sur place, le jour de l’événement

Afin de fluidifier l’accueil de vos publics, éviter les attroupements, les frustrations…et afin de gagner du temps, nous vous proposons une méthode relativement simple à mettre en place sur votre événement avec ce pass sanitaire, en extérieur par exemple.
Que ce soit pour un événement sportif ou un événement culturel (du type concert), vous pouvez former 2 lignes ou « sas de contrôle ».

La première ligne de contrôle

Une ligne de contrôleurs (vos bénévoles ou vos salariés) dédiée uniquement à la vérification des pass sanitaires (certification de vaccination ou tests RT-PCR/antigéniques).

Pour faire cette vérification, découvrez l’outil “TousAntiCovid Verif” offert par l’Etat, disponible sur IOS ou Android.

L’application est pratique : vous scannez la preuve sanitaire (TousAntiCovid ou papier) et le résultat s’affiche.

Pas d’inquiétude, vous n’aurez pas accès à des données de santé confidentielles du participant. Elles ne sont également pas conservées par l’application qui ne fait que vérifier.

En théorie, cet outil n’est absolument pas fait pour s’amuser à vérifier le pass sanitaire d’un convive ou d’un ami dans un cadre privé. Il faut d’ailleurs valider un certificat sur l’honneur avant d’y recourir. Il est donc réservé aux organisateurs d’événements culturels accueillant plus de 50 personnes, en attendant la nouvelle extension de son champ début août. Selon la loi du 31 mai 2021, le fait de conserver les documents, de les réutiliser à d’autres fins ou encore de recourir à l’application pour l’accès à des lieux non prévus par la loi est passible d’un an de prison et 45 000 euros d’amende.

https://www.youtube.com/watch?v=P0ZA8ApNif8&t=1s

La seconde ligne de contrôle

Une ligne de contrôleurs (vos bénévoles ou vos salariés) dédiée uniquement à la vérification des billets via l’application mobile HelloAsso, lorsque vous utilisez notre billetterie en ligne. Ainsi, le parcours du participant sera plus confortable.

L’après-événement

Déjà, pass sanitaire ou non, il est de coutume de remercier ses participants pour leurs venues. C’est aussi l’occasion de tisser du lien avec eux, voire de les fidéliser.

Mais dans ces conditions il faut aussi penser à un éventuel désagrément du type cluster de contamination et/ou contrôles de vos vérifications.

Enfin, comme évoqué plus haut, certaines personnes vous demanderont peut-être des informations complémentaires sur les données collectées. Vous pouvez les tranquilliser :

Le contrôle effectué sert uniquement à contrôler la conformité d’une preuve aux règles en vigueur et ne permet ni de lire vos informations de santé ni de stocker vos données. Seuls les personnels d’accueil pourront lire les informations ci-dessous lors du scan du pass :

– Validité ou non validité du pass sanitaire

– Nom et prénom

– Date de naissance

– Accès autorisé ou accès refusé, en fonction des règles sanitaires imposées pour accéder au lieu

La responsabilité du traitement de données afférent au pass sanitaire incombe à l’administration publique qui a mis en place ce dispositif. L’association n’est responsable que du traitement de données dans le cadre de l’opération de vérification du pass sanitaire.

Lors de la vérification, l’association n’a accès qu’à un résultat de conformité (couleur verte ou rouge) en complément de l’identité de la personne concernée, sans qu’apparaisse la catégorie de preuve mobilisée. Aucune trace de cette vérification ne sera conservée une fois celle-ci réalisée.

Et le masque dans tout ça ?

Le risque 0 n’existant pas, il est souhaitable de conserver les nouvelles habitudes en matière d’hygiène, pass sanitaire ou non.

Pour autant, il faut savoir que le port du masque est désormais optionnel dans les lieux soumis à ce pass : festivals, concerts, discothèques, cinémas, théâtres, musées, etc.

Point d’attention : « le port du masque peut toutefois être rendu obligatoire par le préfet de département lorsque les circonstances locales le justifient, ainsi que par l’exploitant ou l’organisateur » (Décret n° 2021-955 du 19 juillet 2021).

De plus, le personnel travaillant dans ces établissements n’est pas concerné par cette dispense de port du masque.

En bonus : « pass » ou « passe », quelle route sémantique est à prendre ?

Si l’influence anglo-saxonne nous a fait rapidement utiliser l’orthographe « pass », l’Académie française préfèrerait l’ajout d’un « e » final. 

Dans un cas comme dans l’autre, on risque d’en parler encore quelques semaines : le dispositif de contrôle sanitaire est autorisé au plan juridique jusqu’au 30 septembre.

FAQ

Quelles sont les responsabilités qui pourraient être engagées en cas de manquement ?

La responsabilité civile de l’organisateur (pour la mise en place des règles sanitaires)
La responsabilité pénale de l’organisateur (en cas de négligence avérée et grave)
En cas de fraude est encourue une contravention de 5ème classe

Quel est le point de contact si un gérant ou responsable rencontre des difficultés dans son utilisation de TousAntiCovid Verif ?

Un support est mis en place via une ligne téléphonique au 0800 08 02 27 (numéro gratuit, 7j/7, de 09h à 20h).

Comment identifier les preuves frauduleuses ?

Tous les tests PCR et antigéniques pratiqués (hors autotests) sont enregistrés dans SI-DEP et donnent donc lieu à l’émission d’une preuve certifiée avec QR Code. Les preuves erronées sont indiquées par l’application TousAntiCovid Verif. La technologie mise en place par l’application permet précisément d’éviter les fraudes possibles liées à la présentation de faux résultats lors des contrôles sanitaires.
Les preuves sur papier délivrées en France sont également certifiées grâce au QR Code qui y figure, délivré par les autorités sanitaires.

Comment procéder avec une personne venant de l’étranger ?

La liste des pays qui émettent des preuves au format européen est régulièrement mise à jour sur le site de la Commission européenne.
Seules les preuves certifiées au format européen sont acceptées. Les participants étrangers peuvent réaliser des tests en France pour obtenir une preuve dans ce format.

Des questions complémentaires sur la billetterie ?

Découvrez cette FAQ spécifique.

Taïmen

Chargé de Contenu HelloAsso

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