Comment accueillir un étudiant en stage ? Démarches, encadrement, hébergement, assurance, …

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Outre les bénévoles, salariés, membres et dirigeants, une association loi 1901 peut également accueillir des stagiaires en son sein. Toutefois, organiser un stage est une démarche soumise à une réglementation stricte. Et ce, dans le but d’éviter les abus de la part de la structure d’accueil. Ainsi, une association employeur doit remplir un certain nombre de conditions pour pouvoir prendre un stagiaire. Celui-ci peut d’ailleurs compter sur une gratification et d’autres avantages dans le cadre de son travail. Mais, il doit également respecter certaines obligations. Découvrez alors tout ce qu’il convient de savoir sur le sujet dans cet article.

Organiser un stage en association : les conditions à respecter

Pour pouvoir organiser un stage, une association loi 1901 doit d’abord remplir plusieurs conditions. D’une part, le stage ne doit pas avoir pour but de :

  • Remplacer un salarié absent (en congé…), suspendu ou licencié
  • Renforcer l’effectif pour l’exécution d’une tâche régulière (aucune obligation de production contrairement aux salariés de l’organisme associatif)
  • Répondre à un accroissement temporaire d’activité
  • Occuper un emploi saisonnier

En plus, il convient que le stage s’inscrive dans un cursus scolaire ou universitaire ou bien dans un cursus de formation, dont le volume pédagogique d’enseignement est au minimum de 200 heures par année d’enseignement. D’autre part, la structure associative ne peut en aucune façon confier des tâches dangereuses au stagiaire. Et cela, que ce soit pour sa santé ou sa sécurité.

Bon à savoir

L’association employeur n’a nullement besoin d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) puisqu’un stagiaire ne peut être considéré comme étant un salarié à part entière. Toutefois, elle se doit d’indiquer dans une partie bien spécifique du registre unique du personnel les nom et prénoms des stagiaires qu’elle a accueillis dans leur ordre d’arrivée.

Encadrement

Il va sans dire que l’une des obligations de l’organisme associatif employeur qui organise le stage est l’encadrement du stagiaire. Pour cela, il désigne un « maitre de stage » ou un tuteur qui se chargera de son accueil au sein de la structure. De même, il assure sa bonne intégration dans l’organisation. Mais, ce n’est pas tout. Il est aussi responsable de son accompagnement tout au long du stage. Dès lors, il garantit le respect des objectifs pédagogiques définis dans la convention de stage.

Convention de stage

La signature d’une convention constitue une condition sine qua non à la réalisation d’un stage en association. Cette convention tripartite doit ainsi s’opérer entre :

  • Le stagiaire ou son représentant légal s’il s’agit d’un mineur
  • L’association d’accueil
  • L’établissement d’enseignement ou de formation

Néanmoins, même si c’est une convention tripartite, la signature de l’enseignant référent et du tuteur de stage doit également y figurer. Rédigée par l’organisme de formation, elle doit en outre mentionner différentes données, dont notamment :

  • L’intitulé du cursus ou de la formation que le stagiaire suit
  • Les noms du maitre de stage et de l’enseignant référent
  • Les tâches confiées au stagiaire
  • La description du dispositif d’encadrement
  • Les dates de début et de fin du stage
  • La durée hebdomadaire de présence du stagiaire (au maximum)
  • Les éventuels avantages attribués au stagiaire (restauration, hébergement, transport…)
  • Le montant de la gratification
  • Etc.

À noter que la durée du stage varie en fonction de l’âge et de la situation du stagiaire.

Stage en association : durée et nombre de stagiaires autorisés

Liée directement à la rémunération du stagiaire, la durée d’un stage en association est variable :

  • Elle ne doit aucunement dépasser 6 mois par année d’enseignement pour les étudiants en formation initiale et les stagiaires en formation continue. Effectuée par périodes fractionnées au cours d’une année d’enseignement, elle ne doit pas être supérieure à 924 heures.
  • Pour les lycéens et collégiens, elle est de 2 jours pour les visites d’information. Elle peut être d’une semaine pour un stage d’observation (élèves de 4e et de 3e) ou pour un stage d’application pratique (cursus professionnel ou technologique).

Pour ce qui est du nombre de stagiaires que l’association loi 1901 peut accueillir, il dépend de l’effectif de son personnel salarié. En effet, pour un organisme associatif d’au moins 20 salariés, il ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif. Il passe à 20 % pour les stages obligatoires en milieu professionnel. Autrement dit, un tuteur ne peut encadrer au maximum que 3 stagiaires (5 pour les périodes de formation en milieu professionnel) au cours de la même période.

Les droits et obligations du stagiaire

Bien évidemment, comme les salariés de l’association employeur, le stagiaire peut aussi bénéficier de certains droits et avantages. Néanmoins, il n’en est pas moins tenu de se conformer à certaines obligations.

Stage en association : quels avantages ?

Effectivement, un stagiaire peut compter sur un remboursement des frais qu’il a engagés pour effectuer son stage en association. À savoir :

  • Les frais de transport (dans les mêmes conditions que le remboursement dû aux salariés de l’organisme associatif)
  • Les frais de restauration : titres-restaurant ou chèques repas
  • L’hébergement

Affilié au régime général de la Sécurité sociale lié à son statut d’étudiant, le stagiaire bénéficie d’une protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles. Mais, il a aussi les mêmes congés (maternité, paternité, adoption, enfant malade, etc.) et le même droit au repos que les employés de la structure. Sans oublier les protections en matière de lutte contre le harcèlement au travail (moral et sexuel).

Rémunération ou gratification

En ce qui concerne la rémunération du stagiaire, elle n’est possible que pour les stages (consécutifs ou non) supérieurs à 2 mois, soit l’équivalent de 44 jours à raison de 7 heures de travail par jour. En tout cas, ils doivent représenter un volume horaire de 309 heures minimum. Ainsi, en dessous de ce seuil, la gratification est facultative pour l’association. Quant au montant minimal légal versé au stagiaire pour chaque heure de présence effective, il est de 3,75 €.

Bon à savoir

La gratification au titre d’un stage en association peut faire l’objet d’une franchise de cotisations sociales, mais uniquement sous certaines conditions. Pour ce qui est de son paiement, il s’opère en général mensuellement dès le premier mois de stage.

Les devoirs du stagiaire au sein de l’association loi 1901

Concernant les obligations du stagiaire, il doit bien entendu faire preuve de loyauté et de discrétion relativement à l’activité de l’association. En d’autres termes, il est soumis au respect du secret professionnel. Par ailleurs, il doit respecter tout au long de son stage :

  • Les consignes qui lui sont transmises, surtout par son tuteur de stage
  • Les dispositions du règlement intérieur de l’organisme associatif
  • Les recommandations en matière de règles de sécurité et d’hygiène
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