Comment et quand prévoir le remboursement des frais engagés par les bénévoles ?

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Le bénévolat est la force sur laquelle se reposent les associations pour réaliser leurs projets. Qui plus est les bénévoles ne sont pas rémunérés pour leurs actions. Autrement dit, un bénévole apporte son aide gratuitement à une organisation à but non lucratif. Mais, il arrive que lors de ses missions, le bénévole soit amené à dépenser de l’argent. Comme une activité associative ne doit pas appauvrir celui qui l’exécute, l’association peut rembourser les frais engagés par les bénévoles. Comment ? Dans quelles conditions ? Cette rubrique vous dit tout ce qu’il faut savoir.

Les types de frais dont un bénévole peut demander le remboursement

Avant de penser dédommagement, il est impératif de définir le type de dépenses qui peuvent l’être.

Le bénévole peut se déplacer en utilisant son véhicule personnel ou en prenant les transports publics, acheter certaines fournitures, à manger, etc. Si ces frais engagés se font dans l’intérêt de l’association et se rapportent à l’exercice de la mission, il peut prétendre à leur remboursement.

Par contre, s’il est nécessaire d’engager des frais pour participer à une activité, le dédommagement n’a pas lieu d’être. Cela peut être le cas d’un membre d’une organisation sportive. En effet, sa participation lui accorde l’accès à la pratique ou à l’enseignement du sport choisi.

Les conditions de dédommagement

Bien entendu pour qu’il y ait remboursement des frais engagés par le bénévole, ceux-ci doivent répondre à plusieurs conditions qui sont :

  • Une décision du dirigeant ou du conseil d’administration. Le règlement intérieur peut apporter des précisions quant à un montant fixe et une autorisation.
  • Les frais doivent avoir été engagés dans le cadre des activités de l’organisme. Les dépenses à titre personnel sont donc exclues.
  • L’intéressé doit être en mesure de justifier ses frais (factures) en précisant la date, l’heure, le montant, l’objet et la nature.
  • Les dépenses doivent être faites dans l’intérêt de l’association.

Remboursement des frais engagés par le bénévole

Remboursement à l’euro près

Après avoir fourni à son association le justificatif de ses frais, le bénévole peut se faire rembourser. Le montant de l’indemnisation couvre les dépenses réelles et se fait à l’euro près.

Dans le cas où le prix réel est dépassé, on parle de rémunération. Les conséquences sont nombreuses, l’association :

  • Devra requalifier le bénévole en salarié et l’affilier au régime de sécurité sociale.
  • Devra payer les cotisations dues au titre des rémunérations ou des avantages en nature versés.
  • Sera soumise à la taxe sur salaire et aux cotisations sociales.
  • Verra son statut d’organisme d’intérêt général mis en cause.

Par ailleurs, le nouveau salarié sera soumis à l’impôt sur le revenu. Ce qui n’est pas le cas avec un statut de bénévole. En effet, les remboursements de frais engagés ne sont pas imposables et ne nécessitent aucune déclaration auprès des services fiscaux.

Remboursement des frais kilométriques

Un organisme associatif peut aussi procéder à un remboursement forfaitaire notamment pour les frais de déplacement avec un véhicule personnel. Dans cette optique, l’association procédera à un calcul en se basant sur le barème fiscal de remboursement des frais kilométriques.

Ce barème revalorisé chaque année est effectivement applicable aux salariés aussi bien qu’aux bénévoles. De plus, il permet d’apprécier les indemnités kilométriques pour divers véhicules terrestres. La voiture, les deux roues inférieures à 50 cm3 et les motos possèdent leur tableau propre. Le montant des frais se calcule en prenant la distance parcourue et en la multipliant (éventuellement + une addition) par les valeurs données par le tableau. Le barème offre également une méthode de calcul pour déterminer le montant des frais à rembourser pour des distances parcourues en vélo.

Une association doit-elle inévitablement rembourser les frais engagés par les bénévoles ?

Il est important de rappeler qu’une activité de bénévolat ne permet pas de toucher un salaire. C’est pour combler cela que l’indemnisation aux bénévoles existe. Néanmoins, s’il le désire le bénévole peut décider de ne pas se faire rembourser. Attention, cette demande doit se faire de manière express.

Entre autres, la renonciation au remboursement des frais engagés se fait par une mention explicite sur la facture. Cette mention est rédigée par le bénévole lui-même : « Je soussigné  certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ». Il va de soi que le document doit également être signé.

En contrepartie de ce don, l’organisme associatif délivre au bénévole un reçu fiscal. Ce dernier permettra au bénévole de bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu (IR). La réduction d’impôt comprend les cotisations, les abandons de revenus, le versement des dons (espèces ou nature) et un pourcentage du montant déclaré des frais non remboursés. Le pourcentage varie selon la nature de la structure à laquelle le non-remboursement profite.

Bon à savoir : les frais engagés par les membres d’une association sportive n’ouvrent pas droit à la réduction d’impôt sur le revenu en renonçant à leur remboursement. Par ailleurs, pour faire don des frais engagés, l’association doit être reconnue d’intérêt général.

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