Comment faire un budget prévisionnel ? Les point clés

Un peu de numérique dans votre association ?

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Le budget prévisionnel est un document incontournable et un outil indispensable pour anticiper les dépenses et les recettes d’une association et / ou obtenir des financements. Généralement facultatif, il s’avère obligatoire si les statuts le prévoient ou bien si la structure associative dispose de clauses statutaires spécifiques. À l’instar des organismes reconnus d’utilité publique, bénéficiant d’un financement public minimum ou de subventions. En tout cas, la création d’un budget prévisionnel doit se faire pas à pas. De la préparation du tableur à l’appréciation du résultat, en passant par l’évaluation des dépenses et des recettes, découvrez dans cet article les étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.

Première étape le choix d’un outil numérique pour établir un budget prévisionnel

Première étape à franchir pour la mise en place du budget prévisionnel de votre association : la préparation du tableur. En effet, le tableur est un outil qui peut vous faire gagner du temps dans l’accomplissement de cette tâche qui se révèle longue et fastidieuse. Le choix du format est d’ailleurs libre même s’il est fortement conseillé de recourir à un tableur informatique. Et pour cause, un budget prévisionnel d’association sous format dématérialisé est beaucoup plus facile à conserver. De même, la communication de ce document comptable pourra s’opérer plus facilement et plus rapidement par voie électronique. Permettant d’insérer des formules de calcul automatique, un tableur (Excel ou autre) permet en outre de modifier ce document. Mais également de réutiliser ce dernier chaque année une fois le modèle créé.

Concrètement, pour préparer votre tableur, procédez comme suit :

  • Prévoyez une feuille pour la projection financière globale annuelle et une autre pour chaque projet que votre organisme associatif va entreprendre au cours de l’année.
  • Sur chaque feuille, insérez deux colonnes : une pour les dépenses et une autre pour les recettes.
  • Il convient aussi d’intégrer dans chaque colonne une version pessimiste, une version plus réaliste et une version optimiste des chiffres prévisionnels.
  • En plus des colonnes dédiées aux charges prévisionnelles et aux ressources projetées, insérez également une colonne qui correspond aux chiffres réels. Vous devez dès lors la remplir au fur et à mesure des dépenses et recettes réalisées.
  • Pour finir, enregistrez la fonction SOMME pour l’addition automatique des montants des postes budgétaires. Et ce, pour chaque total et sous-total.
info

Quel tableur existe ?

LibreOffice (gratuit et libre)
OnlyOffice (gratuit et libre)
Google Sheet (gratuit)
Excel – Microsoft (payant)
Numéros – Apple (payant)

Élaboration du budget prévisionnel d’association : le choix de l’approche à adopter

Pour élaborer le budget prévisionnel de votre structure associative, deux approches s’offrent à vous. D’une part, vous pouvez fixer les recettes à partir des dépenses. Cela permet ainsi de prévoir les projets associatifs dans la limite d’un montant précis. Effectivement, l’association connait parfaitement bien le montant total de ses charges. Elle peut alors choisir de l’affecter à des projets bien définis.

D’autre part, il s’agira de déterminer les dépenses à partir des recettes. Dans ce cas, l’organisme à but non lucratif doit d’abord définir ses besoins financiers. Ensuite, il fixera les moyens de les couvrir en envisageant diverses formes de financement.

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L’intérêt de chiffrer les postes budgétaires

Pour connaitre avec précision le montant des sommes qui entrent en jeu dans le cadre de son fonctionnement et de l’accomplissement de ses actions, une association doit chiffrer ses postes budgétaires. Pour cela, il faut se baser sur le budget de l’année précédente qui a fait l’objet d’un ajustement au cours de l’exercice. Et cela, afin de procéder au report des charges fixes et à l’estimation des frais variables. Il convient également pour chaque projet associatif de demander des devis en amont pour sa réalisation. Cela permet d’ailleurs de comparer les offres disponibles et d’en tirer le meilleur tarif au maximum.

Par ailleurs, solliciter les cotisations des adhérents le plus tôt possible est grandement préconisé. De fait, cela permet d’avoir une meilleure visibilité sur le montant total des contributions des membres sur l’année à venir. Enfin, pour mieux appréhender le niveau des ressources issues des dons et subventions, il est essentiel de sonder les sponsors et donateurs.

L’évaluation des recettes et des dépenses

Cette tâche consiste à remplir la colonne des recettes et des dépenses. Ainsi, dans le cadre des postes de dépenses, il est impératif de ne rien oublier. Sinon, l’association risque de se retrouver avec un bilan déficitaire en cours d’exercice. Parmi les charges à ne pas négliger, il y a notamment :

  • Les frais et les rémunérations (et éventuellement les charges sociales) des dirigeants et employés, mais également des prestataires
  • Les frais fixes : le loyer des locaux, les factures d’eau et d’électricité, les abonnements (téléphone et internet) et les assurances
  • Le cout total détaillé des projets envisagés pour l’année à venir
  • Les frais variables : transport, affranchissement, dépenses marketing, achat de matériels et de consommables, etc.
  • Le cas échéant, le montant des impôts

Attention !
Afin d’éviter les mauvaises surprises, il est primordial de créer au sein de cette colonne un poste pour les dépenses imprévues (à hauteur de 5 % du montant total des charges prévisionnelles).

Quant aux recettes, elles rassemblent le plus souvent :

  • Les cotisations des membres
  • Les dons (mécénat d’entreprise, dons en provenance de particuliers…)
  • Les subventions publiques
  • Les revenus générés dans le cadre des activités commerciales (tombola, vide-grenier, vente de gâteaux, buvette, etc.)

À noter qu’il est crucial de créer un poste pour les contributions volontaires en nature (bénévolat, mise à disposition de matériel ou de locaux à titre gracieux…). Cela permet en effet d’évaluer les économies réalisées par l’association.

L’appréciation du résultat

En général, il convient de faire un budget prévisionnel équilibré. Autrement dit, le montant total des recettes doit correspondre à celui des dépenses. Dans le cas contraire, deux situations peuvent se présenter :

  • Le budget prévisionnel d’association est excédentaire. Les statuts peuvent alors prévoir les modalités d’affectation du résultat positif.
  • Le budget prévisionnel d’association est déficitaire. Dans cette situation, les dirigeants doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour rétablir l’équilibre budgétaire. Par exemple, en attirant davantage de bénévoles, en envisageant une réduction des charges et en effectuant une recherche de financement (appel aux dons, demande de sponsoring…).

Bon à savoir

Si l’association demande des subventions, un budget prévisionnel excédentaire peut réduire ses chances d’obtenir le financement souhaité auprès de l’institution sollicitée.

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