Comment gérer une association ?

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Une association loi 1901 est un statut juridique qui vous permet d’exercer des activités à but non lucratif. En effet, cette structure ne doit en aucun cas chercher à faire des profits. Plus ou moins facile à mettre en place, elle nécessite tout de même un minimum de connaissance en termes d’organisation et de gestion. Vous vous demandez comment gérer une association. Nous vous disons tout à travers les lignes qui suivent.

Comment une association s’organise-t-elle ?

La création et la mise en place de l’organisation d’une association sont assez libres dans le sens où vous bénéficiez d’une certaine flexibilité dans la rédaction des statuts. Effectivement, une association doit être régie par des statuts. Ces actes constitutifs contiendront alors toutes les règles de gestion et d’organisation de votre organisme associatif. Quoi qu’il en soit, ce dernier se compose de plusieurs organes qui assurent son bon fonctionnement. Ses différents membres contribuent également à l’atteinte de ses objectifs.

Les membres fondateurs

Une association doit être créée par au moins deux personnes (au minimum 7 pour les associations d’Alsace-Moselle). Ses fondateurs doivent être au moins âgés de 16 ans. Leurs profils peuvent être variés, car quasiment tout le monde peut créer une association. Même les personnes déchues de leurs droits civiques peuvent créer leur association, exception faite de certains types d’association.

Les membres du bureau de l’association

Le bureau est l’organe de direction de l’association. Malgré le fait qu’il soit facultatif, il joue un rôle de première importance dans la gestion de l’association. Cette instance dirigeante doit en tout cas se composer de plusieurs membres. À savoir un président, un trésorier et un secrétaire général. Dans l’exercice de leurs tâches, ces acteurs devront coordonner leurs actions pour bien gérer l’association.

Le président du bureau

Le président se trouve évidemment à la tête du bureau et constitue le représentant légal de l’association. Sa nomination se fait par décision de l’assemblée générale. Il est alors chargé d’effectuer plusieurs tâches, dont :

  • La représentation de l’association auprès de la justice dans le but de défendre les intérêts de celle-ci ;
  • L’administration de l’association (superviser les tâches des autres membres du bureau, les réunions et les assemblées générales) ;
  • La gestion des ressources humaines ;
  • Le déploiement des moyens techniques nécessaires pour le bon fonctionnement de l’association ;
  • La signature des divers contrats au nom de l’association.

Le secrétaire général

Le secrétaire doit être une personne qui connaît l’association en long et en large. Aucune autre connaissance particulière n’est requise pour occuper ce poste. Il a cependant plusieurs missions à effectuer :

  • Faire respecter les clauses statutaires ;
  • Classer tous les documents de l’association ;
  • Assurer et planifier la mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale ;
  • Établir les procès-verbaux des assemblées générales ;
  • Convoquer les membres en assemblée générale ;
  • Tenir et mettre à jour le fichier des adhérents et le registre spécial d’association conformément à l’article 5 de la loi 1901 ;
  • Organiser les réunions.

Le trésorier

Le trésorier occupe un poste de grande importance au sein du bureau et au sein même de l’association. Il lui incombe en effet d’effectuer les tâches suivantes :

  • Tenir les livres de comptes ;
  • Élaborer le budget pour concrétiser les activités et les projets de l’organisme ;
  • Établir les budgets prévisionnels ;
  • Assurer le suivi des dépenses ;
  • Conserver toutes les pièces justificatives ;
  • Rédiger les documents financiers ;
  • Gérer les comptes bancaires.

Les adjoints

Ce sont des postes facultatifs qui nécessitent une approbation en assemblée générale et qui doivent être indiqués dans les statuts. Le rôle des adjoints se cantonnera alors à remplacer les membres du bureau pendant une période déterminée si ces derniers ne peuvent pas exercer leurs fonctions.

Le conseil d’administration

Facultatif à moins d’une mention dans les statuts, cet organe s’occupe généralement de certains aspects de la gestion de l’association. Ce sont les statuts qui définissent le nombre des administrateurs, leur mode de nomination, la durée de leur mandat et leurs fonctions.

Les membres adhérents

Les adhérents représentent les membres actifs de l’association et participent à la réalisation des activités de celle-ci. Avant d’y adhérer, ils doivent au préalable se soumettre aux conditions imposées par les statuts. La grande liberté dans la rédaction de ces derniers permet alors aux dirigeants de mettre en pratique toutes les conditions qu’ils souhaitent. En règle générale, une cotisation suffit à devenir membre d’une association. Il arrive cependant que l’adhésion nécessite l’accord du conseil d’administration.

À noter qu’outre les membres fondateurs et adhérents, une association peut également compter des membres d’honneur et des membres bienfaiteurs.

Connaître les obligations comptables pour bien gérer son association

Concrètement, la loi du 1er juillet 1901 n’apporte aucune précision sur la nature des obligations comptables d’une association. Néanmoins, pour une gestion optimale des finances de la structure, elle se doit de tenir une comptabilité. Deux options s’offrent alors aux associations. Soit elles tiennent une comptabilité de trésorerie ou comptabilité simplifiée, soit elles tiennent une comptabilité d’engagement.

Une comptabilité d’engagement regarde uniquement certaines associations. Notamment, celles qui exercent une activité économique et qui remplissent au moins deux des conditions suivantes :

  • Disposer de plus de cinquante salariés ;
  • Faire plus de 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires ;
  • Présenter un total de bilan de 1,5 million d’euros.

De même, les associations qui perçoivent des legs, des dons, des subventions de plus de 153 000 € devront tenir une comptabilité d’engagement. Les comptes de ces associations doivent ainsi être publiés dans le but de garantir la transparence de leur gestion. En tout cas, il est préférable de faire appel à un expert-comptable pour cette mission afin d’éviter les mauvaises surprises.

La comptabilité de trésorerie

Dans ce cas, le trésorier (s’il y en a un) devra tenir un journal enregistrant les dépenses et les recettes. Cette tenue de compte se fera en fonction des débits et des crédits du compte bancaire de l’association. L’enregistrement de chaque mouvement devra s’opérer au moment de son exécution et d’autres informations devront être mentionnées pour le justifier. Les références de la pièce justificative et le numéro s’y affairant figurent parmi les incontournables. S’ajoutent à cela le libellé de l’opération et le mode de règlement. Sans omettre sa nature (don, subventions, achat, etc.).

Facile à tenir, la comptabilité de trésorerie comporte tout de même des limites. En effet, elle ne tient pas compte des créances de l’association. Autrement dit, ses engagements ne pourront pas être comptabilisés dans une comptabilité simplifiée. Par ailleurs, parce que le trésorier responsable de la tenue des comptes n’a pas besoin d’une formation spécifique, la comptabilité de trésorerie peut contenir des erreurs. Mais encore, elle ne reflète pas forcément la véritable situation financière de l’association. Il sera alors impossible de mettre en place des états prévisionnels. Pourtant, ces derniers sont souvent exigés par les financeurs.

La comptabilité d’engagement

Comme nous l’avons vu précédemment, lorsqu’une association exerce des activités de grande envergure, lorsqu’elle perçoit un financement émanant d’une collectivité territoriale, lorsqu’elle bénéficie d’un titre spécifique, elle doit tenir une comptabilité d’engagement et publier ses comptes. Pour ce faire, elle devra établir un bilan comptable, un compte de résultat et des annexes. Elle se pliera alors à ces obligations tout en respectant le plan comptable applicable aux associations. C’est-à-dire, le plan comptable adopté par l’ANC (Autorité des Normes Comptables) le 5 décembre 2018 et en vigueur depuis le 1er janvier 2020.

En plus de répondre aux obligations légales qui seront imposées à votre association, tenir une comptabilité lui permet aussi d’avoir plus de crédibilité tout en donnant du poids à tous vos projets associatifs. Cela permettra en outre de bien gérer les financements de l’association. En effet, le bilan comptable indique tout ce qui compose le patrimoine de l’association. Le compte de résultat, quant à lui, permet de savoir si les activités de l’association permettent de faire des bénéfices ou si elles engendrent des pertes. Dans le premier cas, les activités sont dites excédentaires, dans le second cas, elles sont déficitaires. Les annexes indiquent clairement les résultats d’exploitation.

Enfin, lorsque les comptes seront établis, ils doivent encore être approuvés en assemblée générale. Le conseil d’administration devra en plus établir un rapport moral qui mettra en évidence les projets à venir et ceux qui ont été exécutés lors de l’exercice. Le rapport moral indiquera également le mode d’organisation de l’association, ses valeurs et l’environnement dans lequel elle s’intègre.

Les obligations juridiques d’une association

Pour ne pas s’exposer à des sanctions, les associations doivent se plier à diverses contraintes. À l’instar des assemblées générales, des rapports obligatoires et de l’obtention des autorisations.

L’assemblée générale

Les statuts de l’association doivent stipuler la récurrence de la tenue des assemblées générales. Une telle réunion devra notamment avoir lieu au moins une fois par an. Toute son importance réside dans le fait que toutes les décisions importantes sont prises au cours de cette réunion :

  • Renouvellement des membres du bureau si besoin est
  • Définition des différents projets associatifs
  • Vote du budget prévisionnel
  • Présentation du bilan de l’année
  • Prise d’autres décisions comme la modification du montant des cotisations des membres

Si des décisions exceptionnelles doivent être prises, une assemblée générale extraordinaire devra avoir lieu. Cette réunion peut ainsi se tenir en cas de changement de siège social, modification de l’objet de l’association, demande de reconnaissance d’utilité publique, etc.

Attention ! L’association doit se conformer à certaines règles lorsqu’elle doit procéder à la convocation et à l’organisation des assemblées générales.

La rédaction des procès-verbaux d’assemblée générale

Il s’agit d’une obligation dans le sens où le procès-verbal de l’assemblée doit être remis à la préfecture si des décisions importantes comme le changement des membres du bureau par exemple sont prises. En plus, il faudra le faire dans un délai de trois mois.

Son rôle principal sera d’attester et de justifier que la réunion s’est déroulée selon les directives des statuts. Il est bon de signaler que le procès-verbal peut ne pas retranscrire l’intégralité de tout le déroulement de l’assemblée générale. Toutefois, certaines informations doivent y figurer, notamment le nom de l’association, le mode de convocation des membres (SMS, mail, etc.) et la date de son envoi. L’ordre du jour, les grandes décisions prises, le nom du président et celui du secrétaire de séance, la date du déroulement de l’assemblée, l’heure de l’ouverture et de la clôture de la séance doivent être également indiqués dans le procès-verbal.

À noter que le procès-verbal d’assemblée générale devra être signé par le président et le secrétaire pour être valable. La banque devra recevoir un exemplaire du procès-verbal si des décisions de changement de trésorier ou de président sont prises en assemblée générale.

Obtenir des autorisations pour les activités

L’obtention de diverses autorisations émanant des autorités compétentes est également obligatoire lorsqu’une association décide d’organiser un évènement ponctuel. Si celui-ci se déroule dans un lieu privé et que les activités ne présentent aucun risque pour les participants, aucune autorisation ne sera requise.

Les activités sportives qui exposent les participants à d’éventuelles blessures, comme la boxe ou le rugby nécessiteront par contre une autorisation. Et ce, malgré le fait qu’elles se déroulent dans un lieu privé. De même, si vous organisez votre évènement sur les voies publiques, vous devrez immanquablement demander une autorisation. Il s’agit dès lors de vous renseigner auprès de la préfecture, dont vous dépendez. Une collecte de dons par exemple ne peut pas avoir lieu sans l’autorisation de la préfecture.

Ouvrir un compte pour l’association

Il faudra évidemment disposer d’un compte bancaire au nom de l’association pour bien la gérer. Pour ce faire, vous devez réunir les documents suivants :

  • Une pièce justifiant l’adresse du siège social de l’association (facture d’électricité qui date de moins de trois mois, contrat de domiciliation…) ;
  • L’extrait de l’avis de constitution qui a été publié dans le Journal officiel des associations lorsqu’elle a été créée ;
  • Le procès-verbal indiquant l’identité des personnes nommées pour gérer le compte ;
  • Une copie de la pièce d’identité des mandataires du compte ;
  • Un exemplaire des statuts de l’association ;

Quant aux autres formalités, elles nécessiteront toute votre attention et votre disponibilité. Premièrement, il s’agit de décider. Cette décision d’ouverture de compte devra être prise par le conseil d’administration ou le bureau. Elle passera ensuite en assemblée générale pour être approuvée. Lors de la réunion du bureau ou du conseil d’administration, les personnes habilitées à gérer et à ouvrir le compte seront indiquées. Le déroulement de la réunion devra en outre être retranscrit dans un procès-verbal approuvé par le président et le secrétaire.

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