Comment organiser un spectacle ou un concert ?

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Peu importe son objet social, une association loi 1901 a tout à fait la possibilité d’organiser un spectacle ou un concert. Et ce, que ce soit pour promouvoir un artiste ou un groupe, financer l’organisme associatif ou bien réaliser une action caritative. Néanmoins, il faut savoir que cela implique l’accomplissement d’un certain nombre de démarches incontournables. La structure doit ainsi s’assurer de bien respecter les règles de sécurité et d’accueil du public. Mais également obtenir les autorisations nécessaires et souscrire une assurance. La communication et la billetterie constituent aussi des éléments à ne surtout pas négliger lors de ses préparatifs. De même, pour garantir le succès de cet événement associatif, une bonne gestion des membres, artistes et prestataires (le cas échéant) est de mise. Tout de suite les détails.

Organiser un spectacle ou un concert : les prérequis

Il va sans dire qu’organiser un spectacle ou un concert n’est pas une tâche de tout repos. En effet, l’association organisatrice doit passer par plusieurs étapes essentielles.

Définir le public cible

Effectivement, il convient avant toute chose de définir le public que vous souhaitez cibler par votre spectacle ou concert. Votre événement vise-t-il un public jeune ou vieux ou alors le grand public ? D’ailleurs, les autorisations, les modalités d’organisation, l’encadrement de l’événement, le choix des artistes… diffèrent selon qu’il s’agit d’un public mineur ou majeur. Vous devez également penser au nombre de personnes que cette manifestation artistique pourrait accueillir et vos perspectives en ce qui concerne sa fréquentation.

Déterminer le lieu où organiser un spectacle ou un concert

Une fois le public cible défini, il importe ensuite de trouver le cadre où aura lieu la manifestation artistique. De nombreuses possibilités s’offrent en plus à vous : salle polyvalente, salle de concert, espace public, rue, etc. Dès lors, vous devez vous assurer de choisir un endroit adapté à la nature de l’événement. De fait, un espace en plein air peut être plus approprié qu’une salle et vice versa. Dans la même optique, il faut opter pour un espace en fonction de son objectif de fréquentation et l’ampleur de la manifestation. Dans tous les cas, il est primordial de vérifier que le lieu où se tiendra le spectacle ou le concert respecte les normes en vigueur. Notamment en matière d’accessibilité, de sécurité et d’accueil du public.

Recourir à des artistes bénévoles ou rémunérés ?

Étape suivante : le choix des artistes ou groupes qui vont participer à l’événement. La structure associative qui organise un spectacle ou un concert a ainsi deux options, soit elle a recours à des artistes bénévoles, soit elle sollicite les services d’artistes rémunérés :

  • D’une part, si elle fait intervenir des artistes bénévoles, l’on parle alors de spectacle amateur. Dans ce cas, elle doit obéir aux dispositions de la loi du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine qui règlemente ce type de manifestation artistique.
  • D’autre part, elle peut parfaitement bien recourir à des artistes rémunérés, et cela, que ce soit de façon régulière ou bien occasionnelle. En tout cas, elle doit conclure un contrat de travail en bonne et due forme avec eux et effectuer les démarches indispensables pour leur embauche auprès de l’URSSAF ou du GUSO.

Fixer le budget d’organisation de l’événement associatif

Bien évidemment, l’association ne doit pas oublier de définir le budget pour l’organisation de son spectacle ou son concert. De l’acquisition ou la location des matériels audiovisuels à la réservation de la salle de spectacle, en passant éventuellement par le recrutement des intermittents, la rémunération des artistes et le paiement des droits et taxes, il ne faut rien omettre, pas même les petits détails. Il est aussi vivement recommandé de prévoir une marge pour les imprévus.

Concernant le financement des préparatifs de sa manifestation artistique, l’organisme associatif peut bien entendu compter sur son budget général. Toutefois, rien ne l’empêche de recourir à d’autres alternatives pour financer son spectacle ou son concert. Il en est ainsi de la recherche de sponsoring (parrainage) ou de mécénat.

Les formalités administratives obligatoires à réaliser

L’organisation d’un spectacle ou d’un concert est soumise à certaines obligations légales. L’organisme associatif initiateur du projet doit ainsi procéder à la réalisation de plusieurs démarches administratives.

Effectuer les formalités déclaratives nécessaires

En principe, la loi permet à une association loi 1901 d’organiser une manifestation artistique sans pour autant disposer d’une licence d’entrepreneur du spectacle. Mais uniquement si la structure se limite à 6 représentations par an. Par contre, elle doit faire une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de sa région. À adresser un mois avant le spectacle ou le concert, cette déclaration doit faire mention des informations suivantes :

  • La nature, le nombre, la durée et la date de la manifestation
  • Le nombre de salariés engagés
  • L’enseigne, le nom (dénomination sociale), l’adresse (siège social) et la forme juridique de l’exploitant du lieu de représentation du spectacle et du producteur (diffuseur)

À noter que pour une représentation qui compte plus de 1 500 participants (y compris le staff), les organisateurs ont l’obligation de réaliser une déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture. À transmettre au plus tard un mois avant l’évènement (ou un an au plus tôt), cette déclaration doit mentionner :

  • L’identité de l’organisateur
  • Le lieu et la date de déroulement de l’évènement ainsi que l’heure de début et de fin
  • La fréquentation
  • La capacité du lieu
  • La description des mesures de sécurité prévues et du service d’ordre envisagé

Il en va de même pour l’organisation d’une telle manifestation sur la voie publique. Autrement dit, un spectacle ou un concert de rue requiert une déclaration préalable auprès du maire ou du préfet.

Demander les autorisations requises auprès de l’autorité compétente

Suivant les situations, l’association doit obtenir l’autorisation de la municipalité ou de la préfecture pour pouvoir organiser une manifestation artistique. Dès lors, si cet évènement se déroule dans une salle privée habilitée comme établissement recevant du public (ERP), elle est tenue d’informer la mairie en précisant dans son courrier :

  • Les nom, prénoms et adresse des membres du comité d’organisation de l’évènement
  • Le but de la manifestation
  • Le lieu, la date et l’heure du spectacle ou du concert
  • La signature du président de l’association ou d’une personne mandatée par celui-ci

En revanche, s’il s’agit d’organiser la manifestation dans un espace public et d’en réserver l’usage exclusif, il faut demander une autorisation à la municipalité. Et ce, deux mois avant la date du spectacle ou du concert. Pour les lieux en dehors du ressort du maire, il suffit de s’adresser à l’autorité concernée comme le ministre du Culte pour une église ou l’inspecteur d’académie pour une école.

Les autres autorisations à demander

Le cas échéant, d’autres autorisations sont requises pour l’organisation d’une manifestation artistique. En voici quelques exemples :

  • La mise en place d’une buvette ou d’un bar : demande d’une licence de débit de boisson au moins 15 jours avant le spectacle ou le concert
  • L’installation d’un chapiteau : déclaration par courrier indiquant le lieu et la date de l’évènement, la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau
  • La diffusion de musique et l’utilisation en public d’œuvres du répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques : demande d’autorisation au minimum 15 jours avant la manifestation et paiement des droits d’auteur auprès de la SACEM ou de la SACD
  • L’usage d’une sonorisation sur la voie publique : déclaration préalable à la mairie ou à la préfecture

Souscrire une assurance

En effet, du montage au démontage des installations, il est crucial de couvrir les personnes, les biens et les locaux contre les éventuels dommages qui peuvent survenir avant, pendant et après le spectacle ou le concert. Sa police d’assurance doit ainsi comporter :

  • Une assurance responsabilité civile (RC) pour couvrir l’organisateur en cas de dommages causés à un tiers ou à un membre de l’association
  • Une garantie accident pour indemniser les membres, dirigeants et bénévoles de l’organisme victimes d’un dommage corporel
  • Une assurance tous risques matériels
  • Une garantie annulation en cas d’annulation de la manifestation artistique en raison d’une grève ou d’une intempérie

Prévoir un service de sécurité et de secours

Effectivement, la structure associative doit prendre toutes les mesures qui s’imposent pour assurer la sécurité de l’évènement qu’elle organise. Particulièrement si celui-ci réunit plus de 1 500 personnes. Dès lors, vous devez prévoir un service d’ordre, dont la mise en place doit faire l’objet d’une déclaration à la mairie ou à la préfecture un mois avant la date du spectacle ou du concert. Il convient d’y mentionner :

  • L’identité et les coordonnées de l’organisateur
  • La nature de la manifestation artistique
  • La date et l’heure
  • Le lieu et sa capacité d’accueil
  • Le nombre de personnes participant à son accomplissement (membres, volontaires, prestataires…)
  • Le nombre de spectateurs attendus
  • Les mesures de sécurité et le service d’ordre en détail

Quant au service de secours, il n’est pas obligatoire pour les évènements de petite ampleur. Il est quand même fortement conseillé de garder à portée de main une trousse de premiers secours. Mais également une liste des numéros d’urgence. Par contre, pour les grands spectacles et concerts, il est impératif de faire intervenir les secouristes, les pompiers ou l’antenne locale de la Croix-Rouge. Cela afin de garantir la sécurité des visiteurs et des membres du staff.

Bien communiquer sur son spectacle ou son concert

Pour assurer la réussite de sa manifestation artistique, une association loi 1901 ne doit en aucune manière négliger la communication. De fait, cet élément tient une place importante dans l’organisation de n’importe quel évènement. D’ailleurs, pour promouvoir efficacement le spectacle ou le concert, de nombreux supports existent.

La billetterie

Intégrée dans le site internet de l’association ou dans un mini-site web, la billetterie est la première vitrine d’une manifestation artistique. En plus, elle facilite la gestion de la vente des places ou des préventes tout en faisant connaitre les artistes qui vont participer à l’événement. Véritable guichet personnalisé en ligne, ce support de communication permet en effet de donner les informations utiles sur le spectacle ou le concert. À savoir la date, l’heure et le lieu de déroulement, le prix d’entrée de la manifestation, le nom, le logo et les coordonnées de la structure organisatrice. Sans oublier éventuellement le nom et le logo des parrains ou sponsors. 

Pour bien choisir votre billetterie en ligne, veillez à vérifier les conditions d’utilisation, s’il y a des commissions prélevées sur le prix des billets, un nombre limité de participants, l’utilisation des données spectateurs etc… Certaines billetteries disposent d’un application mobile pour scanner les billets à l’entrée de l’événement, c’est un très bon moyen de réduire les files d’attentes à l’entrée et de filtrer vos participants. 

Les réseaux sociaux

Canaux à privilégier pour faire la promotion de votre évènement associatif, les réseaux sociaux (en particulier Twitter et Facebook) sont incontournables pour lui donner de la visibilité. Informations pratiques, présentation des artistes, interviews, extraits de répétitions, photos de la salle…, communiquez le plus possible sur la manifestation. En outre, n’oubliez pas d’intégrer le lien de la billetterie sur votre page.

Les autres canaux de communication

Presse, affiches, flyers, plaquettes…, les supports de communication classiques ne sont pas également à négliger. Il va sans dire qu’il faut se renseigner sur les règles qui peuvent s’appliquer pour certains canaux.

Comment gérer les membres de l’association ?

Une bonne gestion des membres et des bénévoles de l’association est la clé pour réussir son spectacle ou son concert. Cela passe ainsi par une bonne organisation logistique et des réunions préparatoires avec les personnes concernées en amont. Pour plus d’efficacité, il convient de répartir les tâches de façon équitable et de nommer un responsable pour superviser l’ensemble. Il est même préférable de constituer plusieurs équipes qui se chargeront chacune d’une tâche spécifique. Il en va de même le jour de l’évènement. Pour ce qui est des badges, ils doivent varier en fonction des postes et préciser les accès pour lesquels ils donnent.

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