Comment organiser un évènement associatif ?

Un peu de numérique dans votre association ?

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Même si organiser un événement permet de financer une association, cela permet également de faire connaitre les activités de l’association loi 1901, recruter des volontaires… L’organisation d’un tel événement n’est néanmoins pas toujours simple. En effet, cette opération demande énormément de temps et d’énergie. Il convient dès lors de prendre en compte plusieurs points essentiels pour assurer le bon déroulement de cette manifestation. Alors, comment procéder ? Quelles sont les étapes à suivre pour créer un événement associatif ? Tout de suite les réponses.

Organiser un événement associatif : l’importance de bien définir ses objectifs

Comme mentionné précédemment, l’organisation d’un événement associatif peut se révéler être une tâche particulièrement chronophage et stressante. C’est pourquoi il importe de bien fixer le ou les objectifs de votre manifestation. Effectivement, c’est une étape cruciale, la condition sine qua non pour sa réalisation et sa réussite. Ainsi, votre événement d’association a-t-il pour but de présenter votre organisme et ses activités et lui faire gagner en visibilité ? Ou bien pour mobiliser des volontaires et enrôler de nouveaux membres ? Contribuer au financement de la structure ? Veillez à déterminer clairement en amont le but de votre rencontre.

En général, il suffit de se référer aux dispositions des statuts de l’association pour connaitre l’objectif d’un tel événement. De fait, ils mentionnent un article relatif à l’objet de l’organisme qui inclut le plus souvent l’organisation d’événements. Mais aussi les buts de ces derniers et les modalités de préparatifs.

Autrement dit, pour une association loi 1901 à caractère culturel, il faut programmer un événement culturel. Tandis que pour une association sportive, une manifestation sportive est l’idéal. De même, pour une association à caractère philanthropique, rien de tel qu’un événement caritatif !

Les éléments à ne pas négliger pour l’organisation de son événement d’association

Lieu de l’événement associatif, nombre de participants, date, budget, communication sur la manifestation… Évidemment, il est primordial de ne rien négliger. N’hésitez surtout pas à mettre au point un rétroplanning événementiel. Pour cela, il ne faut pas oublier d’évaluer les besoins humains et financiers que votre rencontre requiert. Il en va de même de la logistique, des supports de communication, etc.

Identifiez également les priorités et répartissez correctement les tâches entre les volontaires et les adhérents. Responsabilisation et cohésion, tels sont les mots d’ordre ! En outre, il est important d’anticiper les imprévus afin de mieux les gérer le moment venu. Pour garantir le succès de votre événement associatif, il convient de ne rien laisser au hasard, pas même les petits détails.

Événement associatif : les obligations légales

Bien entendu, l’organisation d’un événement associatif doit respecter certaines règles. La responsabilité (civile et pénale) incombe dès lors à l’organisateur de la manifestation, en l’occurrence la structure associative.

D’une part, assurez-vous que votre rencontre ne nécessite pas une quelconque demande d’autorisation ou l’accomplissement d’une formalité déclarative. En effet, certaines manifestations sont soumises à ces obligations. C’est notamment le cas si :

  • L’événement associatif accueille du public
  • Il occupe la voie publique ou un domaine public
  • Il s’agit d’une manifestation sportive
  • Vous tenez un bar ou une buvette lors de votre événement

Outre la déclaration de manifestation auprès de l’autorité compétente (mairie ou préfecture), il faut aussi s’atteler à la réalisation de démarches supplémentaires dans certains cas :

Bon à savoir

Voici les textes de référence pour l’organisation de votre événement associatif :

  • Le Code Général des Collectivités Territoriales (articles L2211, L2212 et suivants)
  • Le décret n° 97-646 du 31 mai 1997

Obligations liées à l’organisation d’un événement associatif : cas particuliers

Pour la mise en place de certains événements d’association, des dispositions particulières doivent s’appliquer. Il en est ainsi des manifestations grand public qui rassemblent plus de 1 500 personnes et plus de 5 000 personnes. Et ce, peu importe le caractère de la manifestation (sportif, culturel, philanthropique, etc.). Dans ces circonstances, un service d’ordre est de mise.

Par ailleurs, les démarches et obligations à observer dépendent du lieu de déroulement de l’événement. Effectivement, elles diffèrent suivant que votre manifestation a lieu dans une salle, un domaine public ou sur la voie publique. La nature de la rencontre et ses conditions de déroulement constituent aussi des points à considérer.

 Et la communication dans tout ça ?

Des règles s’appliquent également à la communication d’un événement d’association. Il en est ainsi notamment de la distribution de prospectus, l’affichage, les journaux électroniques… En tout cas, il faudra se renseigner auprès des autorités.

À noter que si des partenaires soutiennent votre manifestation, il est judicieux d’inclure leurs logos sur les supports de communication. Plaquettes, flyers, affiches…, n’oubliez rien.

Quid de la billetterie ?

En ce qui concerne la billetterie, elle s’avère obligatoire pour tous les événements publics payants. Bien que facultatif pour les événements gratuits, disposer d’une billetterie en ligne est quand même recommandé. Manuelle ou en ligne, c’est selon vos besoins et vos attentes.

Bon à savoir

En matière fiscale, une association loi 1901 bénéficie en principe d’une exonération d’impôts commerciaux pour les recettes, subventions et salaires inhérents à l’organisation de six événements au cours d’une année.

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