Comment organiser une assemblée générale extraordinaire d’une asso ?

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Trois types d’assemblées générales peuvent être organisé par une association. Contrairement à l’assemblée générale ordinaire qui a lieu annuellement, l’assemblée générale extraordinaire ou AGE peut se tenir à tout moment dès lors que des questions sur l’avenir de l’association sont en jeu. Il peut s’agir de modification des statuts (changement de dénomination, d’objet social, de dirigeants, des règles d’adhésion, etc.), de questions financières telles que la signature d’un prêt ou l’acquisition d’un bien immobilier, de la fusion ou de la dissolution de l’association et de toute autre décision importante impactant la vie de l’association. Tout ce qu’il faut savoir sur l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire d’une association.

Organiser une assemblée générale extraordinaire d’une association : les étapes

Organiser une assemblée générale extraordinaire n’est pas difficile en soi, mais cela demande une certaine rigueur et du formalisme afin que tout se déroule dans de bonnes conditions.

Convoquer les membres

En principe, ce sont les statuts qui fixent les règles de convocation à l’assemblée générale extraordinaire. Généralement, la convocation est écrite et envoyée par courrier (simple ou recommandé avec accusé de réception) ou par mail. Ou bien affichée dans les locaux de l’association ou publiée dans un journal régional ou national. Quoi qu’il en soit, elle doit être adressée aux intéressés (avec les documents nécessaires s’il y en a) 15 jours à 1 mois avant la date de la réunion pour qu’ils puissent avoir tous les éléments en main le jour J.

La convocation doit comprendre :

  • Le nom de l’association ;
  • Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale extraordinaire ;
  • L’ordre du jour ;
  • Le nom de la personne ou de l’organe qui a décidé l’AGE : bureau, conseil d’administration, une partie des membres si les statuts l’autorisent…
  • La signature de la personne à l’origine de la convocation.

Bon à savoir : si les dirigeants sont récalcitrants à l’idée d’organiser une assemblée générale extraordinaire, un référé devant le tribunal permet d’y faire face.

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Prévoir une alternative pour les membres non présents

Généralement, il appartient aux statuts (ou à défaut le règlement intérieur) de fixer les conditions de quorum. Pour rappel, le quorum désigne le nombre de personnes qui détiennent un droit de vote pendant l’assemblée générale extraordinaire (et ordinaire) et le nombre de voix nécessaires pour valider les décisions.

Ainsi, pour atteindre le quorum, il est nécessaire de prévoir des conditions de vote pour les membres qui ne peuvent pas venir à l’assemblée générale extraordinaire. Par exemple, une procuration à un autre membre de l’association. Si la structure en a les moyens et si les statuts l’y autorisent, il est également possible d’organiser un vote par correspondance ou par internet via un site sécurisé.

Remarque : il est conseillé de ne pas prévoir un quorum trop élevé dans les statuts.

Veiller au bon déroulement de l’assemblée générale extraordinaire

Effectivement, le but de l’assemblée générale extraordinaire est de décider de l’avenir de l’association. Ainsi, elle soit être constructive.

  • L’accueil des membres : afin de mettre une ambiance formelle, mais conviviale dès le départ, chaque membre devra être accueilli personnellement ;
  • La signature de la feuille de présence : ce document permettra entre autres de vérifier que le nombre de quorum est bien atteint ;
  • Le discours d’introduction : il doit être bref, mais explicite sur le sujet ;
  • La prise de parole des membres : afin de garder le calme durant la réunion, il faut prévoir d’emblée un moment pour les questions et les suggestions et veiller à ce qu’il soit respecté ;
  • Le vote : prévoir tous les matériels nécessaires au bon déroulement du vote
  • Le procès-verbal : rédigé par le secrétaire de l’association, ce compte-rendu de l’assemblée générale extraordinaire résume les points discutés pendant la réunion ainsi que les décisions prises.

Bon à savoir

Le procès-verbal doit respecter un certain formalisme sur le fond et la forme sous peine d’annulation des décisions prises lors de l’AGE. Ainsi, il doit être précis, détaillé et complet.

Diffuser le procès-verbal aux adhérents

Si les statuts le stipulent, le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire doit être porté à la connaissance de l’ensemble des adhérents. Ainsi, il convient de l’afficher dans les locaux de l’association, ou sur son site internet afin qu’il soit consultable à tout moment. Autrement, une association n’a pas d’obligation légale de diffuser le procès-verbal de son AGE.

Et après l’assemblée générale extraordinaire ?

Pour toute décision qui a modifié les statuts, telle qu’un changement de dirigeant ou de dénomination sociale, une copie certifiée conforme du procès-verbal ou un extrait du procès-verbal qui a constaté le changement doit être adressé à la préfecture dans les 3 mois qui suivent la décision.

Par ailleurs, un avis doit également être publié dans le journal officiel des associations. C’est seulement après toutes ces formalités que les changements seront opposables aux tiers.

Enfin, il faut également penser à prévenir la banque en cas de changement de président ou de trésorier.

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