Comment organiser une conférence ?

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Peu importe l’objet social de votre association loi 1901, il n’y a rien qui vous empêche d’organiser une conférence. Selon l’objectif que vous avez fixé, vous pouvez d’ailleurs choisir d’organiser une conférence publique ou une conférence de presse. Mais, d’autres éléments entrent également en ligne de compte pour assurer la réussite de cet évènement associatif comme le lieu où il va se tenir. Vous avez néanmoins la possibilité de programmer une conférence en ligne, ce qui peut se révéler très intéressant. En tout cas, quelle que soit la nature de la conférence, l’association organisatrice doit s’y prendre avec minutie et longtemps à l’avance. De même, il est impératif de suivre plusieurs étapes essentielles. Tout de suite les détails.

Définir l’objectif de la conférence

En effet, il convient avant toute chose de déterminer l’objectif de la conférence. Pourquoi souhaitez-vous l’organiser ? Est-ce pour faire connaitre le lancement d’un nouveau projet, la tenue d’un évènement (concert, spectacle, etc.) ou la réalisation d’une levée de fonds ? Ou bien pour discuter d’un sujet précis qui entre dans le cadre de vos activités associatives ? Dans ce dernier cas, il est vivement conseillé de proposer un thème attrayant qui pourra vous assurer un grand nombre de participants. Bien évidemment, un thème qui intéresse ou qui surprend l’audience est la garantie de la réussite de votre conférence.

L’objectif permet en plus de définir la nature de la conférence à organiser : conférence publique ou conférence de presse. De même, toutes les étapes à franchir pour les préparatifs de cet évènement associatif en dépendent. Toutefois, quel que soit le type de conférence que vous prévoyez, elle vous permettra de mettre en lumière votre organisme à but non lucratif, ses valeurs et ses activités. Elle vous donnera aussi la possibilité d’attirer de nouveaux adhérents, bénévoles et partenaires financiers (donateurs, mécènes, sponsors…).

Fixer la date de déroulement de l’évènement

Comme pour les préparatifs d’autres manifestations associatives, l’organisation d’une conférence doit également s’opérer le plus tôt possible. Effectivement, cela vous permettra de peaufiner chaque détail et de ne rien laisser au hasard. Ainsi, lorsque vous décidez d’organiser une conférence, fixez une date plusieurs mois à l’avance. Si vous souhaitez avoir un maximum d’audience, faites en sorte que la conférence ne se déroule pas en parallèle avec des évènements importants. À savoir les évènements politiques comme des élections, les grands évènements sportifs comme les Jeux olympiques, etc. Dans le cas contraire, vous risquez tout simplement de voir une audience réduite. Et ce, peu importe le niveau d’intérêt du sujet et l’importance de la communication que vous désirez porter à la connaissance du grand public.

Trouver le lieu le plus adapté à son déroulement

À moins que vous organisiez une conférence en ligne, vous devez également penser au lieu où se tiendra la conférence. Une fois encore, votre choix doit prendre en compte vos objectifs, mais aussi vos exigences et vos attentes. Dès lors, pour une conférence en intérieur, de nombreuses possibilités s’offrent à vous : salle de fêtes, foyer de jeunes, salle communale, gymnase, maison de quartier, salle paroissiale, établissement scolaire, salle privée, etc. Par contre, vous pouvez également choisir d’organiser votre conférence dans un espace extérieur. Jardin public, terrain communal, cour d’école, terrain privé…, les options sont légion.

Cependant, avant de jeter votre dévolu sur un lieu en particulier, assurez-vous que les conditions d’accès au site sont faciles. Si vous organisez la conférence dans un espace intérieur, prévoyez un parking pour pouvoir accueillir tous les participants. Dans le cas où vous prévoyez d’organiser votre conférence en extérieur, pensez à mettre en place un abri si jamais le temps venait à changer.

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Contacter les intervenants

Dans le cadre d’une conférence publique ou d’une conférence en ligne, vous devez prendre contact avec les intervenants qui présenteront le sujet à l’ordre du jour. Pensez ainsi une fois de plus à prendre une grande longueur d’avance pour les contacter. En particulier s’il s’agit d’un personnage illustre afin que celui-ci puisse arranger son agenda. Il va sans dire que les intervenants doivent être à l’aise avec le thème de la conférence et disposer des connaissances ayant un lien avec celui-ci. Il faut en outre que vous leur communiquiez les informations suivantes :

  • L’intitulé exact de la conférence
  • L’identité des éventuels autres participants
  • L’esprit dans lequel vous voulez qu’ils interviennent

En revanche, pour une conférence de presse, les principaux intervenants sont les membres du bureau, du conseil d’administration ou des adhérents de l’association. Mais, d’autres personnages extérieurs à l’organisme peuvent aussi intervenir comme les donateurs ou encore les sponsors.

Promouvoir la conférence

Pour assurer un maximum de participation, il faut communiquer sur votre conférence publique. Pour ce faire, vous avez plusieurs moyens que vous pouvez utiliser simultanément :

  • Contacter la presse et diffuser un communiqué ou un dossier de presse
  • Se servir d’internet et des réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, etc.
  • Utiliser des banderoles, des prospectus et d’autres supports de communication

Si vous organisez une conférence en ligne, assurez la réussite de cette dernière en mettant également en ligne les informations nécessaires aux participants. Dans tous les cas, vous devez intégrer aux divers supports de communication le programme de la conférence, avec les noms des intervenants, que vous aurez établi au préalable.

Organiser une conférence : le budget et le financement

Lorsqu’une association décide d’organiser une conférence, elle doit bien entendu fixer le budget alloué aux préparatifs de cet événement. Il importe ainsi de tenir compte d’un certain nombre d’éléments comme sa durée, son envergure, la rémunération des intervenants (le cas échéant), la logistique, etc. Il convient également de ne pas oublier de prendre une marge pour gérer les imprévus.

Le budget défini, il ne reste plus qu’à trouver le financement nécessaire à l’organisation de la conférence. Dès lors, outre les subventions publiques et l’appui des donateurs, vous pouvez aussi demander un financement, en échange d’un peu de publicité, à des sponsors locaux. À savoir les banques, mutuelles, entreprises ou institutions dont l’objet social se rapproche du sujet visé, commerçants… 

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