Comment ouvrir un café associatif : démarches et financement

Bien qu’une association est à but non lucratif, ses activités, quant à elles, peuvent être lucratives. Ainsi, l’ouverture et la tenue d’un bar associatif, à vocation culturelle, librairie ou café-épicerie par exemple seront soumises aux règles et démarches de la loi 1901. Le café associatif ou bar associatif met l’accent sur son aspect social de […]

Bien qu’une association est à but non lucratif, ses activités, quant à elles, peuvent être lucratives. Ainsi, l’ouverture et la tenue d’un bar associatif, à vocation culturelle, librairie ou café-épicerie par exemple seront soumises aux règles et démarches de la loi 1901.

Le café associatif ou bar associatif met l’accent sur son aspect social de lieu d’échanges, de découvertes culturelles et de rassemblement, et non de la vente pour réaliser des bénéfices. De part ses activités, le café associatif doit respecter des règles très strictes d’hygiène, de licences et faire face à un financement à hauteur des lourds investissements.

HelloAsso est allé à la rencontre de Amélie et Matie qui ont réalisé le projet de leur rêve : ouvrir un café associatif couplé d’une épicerie en vrac en plein cœur du 19e arrondissement de Paris, Bokawa.

Elles vous livrent leurs astuces et retours d’expérience.

Un bar associatif, ouvert au public ou adhérents seulement ?

Avant de vous lancer corps et âmes dans votre projet, il faut déterminer la typologie du café ou bar associatif souhaitée. Cette typologie déterminera en partie les obligations relatives à la vente d’alcool et donc des licences à obtenir.

Le bar culturel ouvert au public

Si vous souhaitez être ouvert au public, alors la vente de boissons et d’alcool sera soumise aux mêmes obligations qu’un débit de boissons de l’article L. 3335-11 du Code de la santé publique.

Le bar culturel ouvert aux adhérents

La 2e option qui s’offre à vous est l‘ouverture d’un bar uniquement ouvert aux adhérents. L’exploitation n’aura donc pas de caractère commercial et seule la vente des boissons sans alcool, de vin (et vins doux naturels), de bière, de cidre, de poiré et d’hydromel est autorisée.

A noter que les autorités considèrent tout de même votre café ou bar associatif comme un établissement pouvant accueillir du public et donc interdit strictement à vos adhérents la possibilité de fumer dans votre local.

Quelles sont les préalables pour ouvrir un bar associatif ?

Avant de vous lancer tête baissée, il faudra vous poser les bonnes questions pour permettre d’avoir les idées claires avec un objectif précis qui donneront le puzzle souhaité une fois toutes réponses obtenues.

💡 L’astuce d’Amélie de Bokawa

« Déterminez votre objectif qui sera commun à tous les membres de l’association. Matie souhaitait ouvrir un café associatif, envie grandissante depuis la fac, et pour moi, c’était d’ouvrir une épicerie de vrac. L’idée était comme évidente pour nous, combiner les 2 pour créer un lieu convivial. C’était ça notre envie ! Créer un tiers lieu dans lequel les passants puissent prendre un café et être sensibilisés au vrac et aux démarches responsables, sans culpabilisation, dans un lieu de détente ».

Le concept du café culturel

Quel est l’objectif du bar associatif ?

  • Accueillir des discussions, des groupes, des représentations ? Se démarquer et faire un bar à chats ? S’adresser à un public étudiant ? Une place pour les enfants ou au contraire faire un cybercafé pour donner accès à internet au plus grand nombre ?

L’objectif de votre bar associatif doit être réfléchi en amont afin d’envisager au mieux le matériel, l’équipement et le local qui accueillera le projet associatif.

Est-ce qu’il y aura de la restauration ?

  • Cette question est primordiale. Bien qu’il soit peu envisageable de n’offrir que café ou bière dans votre lieu social, la question de la restauration implique de mettre en œuvre les démarches propres aux règles d’hygiène, d’informations client, de traçabilité, et de réfléchir au préalable au prix et aux achats/fournisseurs. Bien que ce ne soit pas une obligation, l’image du café associatif est fortement attachée à celle du développement durable, produits locaux, qui impacteront également vos coûts.

Le lieu du bar associatif

Souhaitez-vous rester dans votre ville ou déménager ? Cette question est importante pour vous adresser aux bonnes juridictions et faire fonctionner votre réseau dans un 1er temps. Pour trouver le lieu idéal, vous pouvez réaliser une étude de marché.

💡 L’astuce de Matie de Bokawa

« Nous avions déterminé un lieu géographique précis et avions réalisé une étude de marché. Notre critère ferme de notre emplacement était réellement de trouver une zone de mixité où peu d’endroits similaires existés. Nous avions opté pour un quartier populaire en Seine Saint Denis mais pas de local, trop cher, trop de travaux.. .C’est finalement des amis qui nous ont transféré l’annonce de notre local actuel dans le 19e de Paris qui mentionnait le besoin d’avoir une épicerie en vrac qui a eu raison de notre projet. Ecoutez votre réseau et ne mettez aucune suggestion de côté. Et ne lâchez rien, notre recherche a duré 6 mois !

Le budget prévisionnel

Une fois le lieu défini et le concept, il ne vous restera que la lourde tâche du budget prévisionnel. Celui-ci est particulièrement important pour aller chercher des financements privées et subventions.

Il faudra prévoir les gros postes de dépenses comme l’aménagement, les travaux, les matières premières… peut-être plus facile à obtenir car vous aurez des devis.

Et viendront les frais annexes comme les salariés, chiffrer les bénévoles, dépenses liées aux artistes ou achats de livres, les factures du local… .

L’équipe du café associatif

C’est peut-être évident mais vous ne pourrez pas supporter ce type de projet seul. Les démarches sont nombreuses et les postes à gérer variés aux compétences diverses. Alors oui, vous apprendrez plein de choses mais jongler entre trésorerie, démarches administratives et casquette de commercial en démarchage financement sera plus facile à plusieurs.

💡 L’astuce d’Amélie de Bokawa

« Nous avons sollicité notre réseau au démarrage. Nous avions des copains qui se manifestaient pour nous aider et nous avons demandé de l’aide pour lancer la com avant même la signature du projet ».

Les démarches administratives pour l’ouverture du bar

La création de l’association

Le café ou bar associatif présente les mêmes démarches que la création d’une association culturelle soit la rédaction des statuts, la tenue de l’AG, la déclaration au greffe et la publication au JOAFE.

Il vous est tenu de préciser dans les statuts que l’association exercera des activités économiques afin de réaliser son objet social.

De plus, il faudra vous acquitter de l’ouverture d’un compte bancaire et de souscription à des assurances.

Les assurances

Concernant les assurances, il en existe 2 types pour le café ou bar assocatif :

  • L’assurance responsabilité civile,
  • L’assurance multirisque professionnelle.

Quelle licence pour le bar associatif ?

Licence III

L’association n’aura aucune démarche à réaliser si le café associatif est ouvert aux adhérents uniquement, sans réalisation de bénéfices et que les boissons disponibles comportent pas ou peu d’alcool du groupe 1 à 3 de la classification officielle des boissons.

Licence IV

Dans le cas où le café associatif vend de l’alcool du groupe 4 & 5 (alcool fort), alors il faudra obtenir la licence IV.

Il convient de noter qu’il est interdit d’ouvrir une buvette ou un bar permanent vendant de l’alcool dans les enceintes sportifs.

Comment trouver le financement pour ouvrir un bar associatif ?

💡 L’astuce de Matie & Amélie de Bokawa

« La recherche de financement pour le projet associatif est fastidieuse ! Chaque demande est propre à l’organisme donc un nouveau formulaire à remplir mais en général vous pouvez copier-coller les informations, ce sont presque les mêmes demandées à chaque fois. Nous avons été confrontées à du positif et du négatif.
Il faut savoir que nous avons un modèle hybride, une SAS pour la gestion de l’épicerie et une association pour le café associatif. Nous avions une crainte au départ, qui ne s’est jamais réellement justifiée, même lors des démarches, que le projet uniquement associatif allait freiner la recherche d’investissement. Les banques ont été les plus difficiles à convaincre. Il fallait expliquer clairement le concept, le modèle économique, la viabilité du projet et la démarche sociale. Préparez-vous bien ! C’est la Nef qui nous a suivi dans notre projet, une banque qui soutient l’ESS. Les maires des zones géographiques sur lesquelles nous lorgnions ont été tops, peut-être parce qu’ils étaient politiquement plus sensibles à l’engagement social. Les fondations privées nous ont aussi soutenues. On a aussi obtenu des subventions de la région, de la ville de Paris et de la CAF. D’ailleurs nous ne savions même pas que la CAF soutenait les cafés associatifs. Le réseau est très important pour cela. C’est en discutant avec d’autres assos que nous avons su pour la CAF. N’ayez pas peur de parler avec vos pairs !
Chaque année nous refaisons des demandes de subventions et de financement. Ce n’est pas des renouvellements mais bien des nouvelles demandes à chaque nouveau projet. Les investisseurs nous connaissent donc c’est plus facile.
Pour nous aider dans nos demandes nous avons réalisé un business plan, celui-ci fait plus de 50 pages. Au total la 1ère année, nous avons obtenu la totalité de l’investissement nécessaire pour les travaux (et il y en avait beaucoup !) et l’ouverture du café associatif.

N’ayez pas peur de taper à toutes les portes ! »

EMPRUNT

Le financement par l’emprunt concerne une majorité des cafés, soit par une banque classique soit par le biais de France Active.

SUBVENTION

Les subventions publiques du Conseil régional, du Départemental, de l’Etat, voire même européennes, et surtout la CAF sont possibles. Elles sont cumulables.

MECENAT

Les fondations privées sont très présentes dans la création et le soutien aux cafés associatifs : la fondation MACIF, la fondation Crédit mutuel, la Fondation de France , la Fondation SNCF … .

CAMPAGNE CROWDFUNDING

💡 L’astuce de Matie & Amélie de Bokawa

« C’est super utile de lancer une campagne de crowdfunding. Le jour même où nous avons signé le local, nous avons lancé la campagne. Elle nous a servi de communication sur les réseaux. Cette campagne menée sur HelloAsso nous a permis de récolter 10 000€ ! Avant de la lancer, nous avions défini à quoi nous servirait l’argent récolté et aux contreparties. Notre objectif : avoir une superbe machine à café ! Et on l’a eu 😉
D’ailleurs, nous avons un super producteur de café qui nous a offert certaines contreparties à faire gagner ! »

Quelles activités organisées dans votre bar associatif ?

Les activités organisées doivent obligatoirement être destinées à autofinancer l’objet non lucratif de votre association si vous avez choisi le modèle 100% associatif.

Ainsi, vous pouvez organiser des :

des concerts et représentations. Dans ce cas là, il faudra apporter une attention particulière à la rémunération des artistes et la SACEM,

Des conférences, ateliers : il faudra vérifier l’équipement, et communiquer au maximum sur les réseaux sociaux,

Des projections de film en avant première avec les artistes par exemple.

💡 L’astuce de Matie & Amélie de Bokawa

« Les activités fonctionnent super bien. Les gens du quartier ont un besoin de collectif et souhaitent mettre à profit leur savoir faire. Nous organisons 1 grand format 1 fois par mois, puis 1 atelier par semaine. Les activités sont variées et voient le jour selon les gens du quartier qui nous les proposent : DIY, des cours de français, d’italien, 1 journée troc. Notre adhésion à l’asso est à prix libre et nos événements sont soient gratuits soient à prix libre. L’argent récolté au chapeau sert à payer les animateurs. Pour les plus gros événements, nous utilisons de l’argent des subventions pour le financer. »

Les incidences fiscales des activités du café associatif

Les recettes générées par les activités doivent autofinancer l’association.

Toutefois, si les recettes engendrées deviennent lucratives, elles auront des incidences fiscales et imposables dès qu’elles deviennent prépondérantes dans le budget de l’association (dès le 1er euro) ou que le seuil des 60 540€ est franchi.

Comment faire connaître votre café associatif ?

💡 L’astuce de Matie & Amélie de Bokawa

« Avant même l’ouverture et même la signature du local, nous avions déjà communiqué sur notre projet associatif. Réseaux sociaux, site internet, la campagne de crowdfunding et la presse locale avaient été mobilisés ! D’ailleurs la presse locale est très importante, les habitants du quartier s’intéressent réellement à ce qu’ils se passent en bas de leur rue. Nous avions contacté des influenceurs locaux qui avaient communiqués sur notre projet et l’ouverture du café, et cela avait super bien fonctionné. »

photo du bar associatif Bokawa

Votre présence digitale est importante pour mobiliser et sensibiliser mais lorsqu’il s’agit d’un commerce de proximité, les démarches locales ont un grand intérêt : aller en parler aux commerces voisins, la presse locale, la Marie de l’arrondissement… .

Et pour conclure Amélie et Matie ont souhaité vous dire de “vous faire confiance et de persévérer !”

Un projet associatif comme la création d’un bar associatif est riche en émotions, de longue haleine mais apporte convivialité là où il sera ouvert 💜