Comment préparer un afterwork ?

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Réseauter, fédérer ses collaborateurs, développer la culture d’entreprise…, l’afterwork constitue aujourd’hui une pratique indispensable dans les entreprises. Mais, cet événement connait aussi un réel engouement dans la sphère associative. Amicale du personnel d’une municipalité, association étudiante…, les structures associatives sont en effet nombreuses à en organiser. Comme elles, vous aussi, vous souhaitez préparer un afterwork ? Alors, découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour assurer la réussite de votre événement associatif.

Qu’est-ce qu’un afterwork ?

Tendance et incontournable, l’afterwork est un concept qui nous vient tout droit des pays anglo-saxons. Devenu pratique courante dans le monde professionnel, il consiste en principe à se retrouver entre collègues. Et ce, dans un lieu propice à la détente en dehors des heures de travail. Toutefois, il ne se limite pas uniquement à un cadre professionnel. Ce concept peut également s’appliquer au milieu associatif. En effet, il s’appuie principalement sur le partage et la convivialité. L’essentiel, c’est de créer un moment privilégié qui permet aux participants de tisser des liens d’amitié et de solidarité. Mais surtout de se sentir intégrés dans le groupe (sentiment d’appartenance).

Association : les clés pour réussir son afterwork

Pour garantir le succès de votre afterwork, il importe de ne rien négliger des préparatifs. Effectivement, même les plus petits détails comptent lorsqu’il s’agit d’organiser un évènement associatif. Les points suivants sont donc à ne surtout pas négliger dans le cadre de sa mise en place.

Trouver le lieu idéal

S’il y a bien un point non négligeable à prendre en compte lors de l’organisation d’un afterwork, c’est assurément le lieu de déroulement de votre événement. De fait, le cadre joue un rôle primordial dans la création d’une atmosphère favorable aux échanges. Deux options s’offrent alors à vous : soit vous restez dans vos locaux, soit vous sortez de votre cadre habituel.

Si vous avez choisi de demeurer dans les locaux de votre association pour votre afterwork, prêtez une attention particulière à :

  • La décoration de la salle où aura lieu l’évènement
  • La luminosité
  • L’aménagement des lieux

D’autre part, si vous avez décidé de privatiser un lieu à l’extérieur, préférez un endroit proche. De même, visez un lieu atypique qui saura surprendre les participants. Bar, lounge, rooftop, café, restaurant…, les idées ne manquent d’ailleurs pas. Vous pouvez même effectuer un petit sondage pour savoir quel type d’endroit plait aux participants. Dans tous les cas, il convient de miser sur un lieu adapté à leur nombre et aux objectifs de l’évènement.

Définir une thématique

Pour rendre votre afterwork unique, il convient de fixer un thème original qui inspire la convivialité. Mais encore, la thématique choisie doit favoriser le partage et les échanges entre les participants. En effet, en plus de leur permettre de se détendre, cet évènement a également pour but de leur donner d’opportunité de réseauter. Vous pouvez même opter pour une thématique en lien avec l’activité de votre structure associative.

Prévoir un cocktail dînatoire

Pour un afterwork réussi, il importe de proposer un cocktail ou un apéritif dînatoire aux participants. Il n’y a pas mieux pour leur faire plaisir. Néanmoins, selon l’objectif de l’évènement, vous pouvez miser sur un grand buffet à volonté ou un open-bar. Quoi qu’il en soit, vous devez mettre en place une restauration de qualité. Et pourquoi ne pas adapter les mets au thème ou se décider pour des mets originaux ? Succès garanti !

Attention ! Il est essentiel de tenir compte des régimes alimentaires des participants à l’afterwork pour la composition du cocktail, buffet…

Établir un budget

Le budget a aussi toute son importance dans les préparatifs de votre afterwork. Pour le définir, plusieurs éléments entrent alors en ligne de compte : location de salle, restauration (service traiteur), animation…

À noter que l’organisme associatif peut participer au financement de cet évènement. Toutefois, son intervention est restreinte et n’est toujours pas systématique. C’est pourquoi il convient de rester raisonnable et ne pas faire de folies.

Bien communiquer

Peu importe le type d’évènement associatif organisé, la communication tient une place cruciale dans sa réussite. Aussi, dans le cadre des préparatifs de votre afterwork, informez les participants suffisamment tôt (au moins deux semaines à l’avance). Et ce, afin qu’ils puissent arranger leur emploi de temps et pour assurer le maximum de participants. En outre, envoyez une invitation à tout le monde, n’oubliez personne ! Vous pouvez également créer une billetterie en ligne privé, cela pourra fiabiliser la venue de vos participants, si celui-ci est gratuit, et/ou avancer vos frais de gestion s’il est payant. Cela vous permettra également de confirmer leur présence à cet événement. De vote côté, un rappel quelques jours avant l’afterwork est de mise.

Et l’animation dans tout ça ?

Bien évidemment, pour créer une ambiance chaleureuse propice à la cohésion, l’animation constitue un ingrédient essentiel. D’ailleurs, pour animer un afterwork, de nombreuses activités sont envisageables :

  • Partie de pétanque, de mölkky ou de mini-golf
  • Karaoké
  • Concert de jazz
  • Murder party
  • Blind test
  • Escape game
  • Cours de cuisine ou atelier d’œnologie 
  • Etc.

 

Conseils

Vous pouvez faire appel à d’autres associations de votre région pour organiser ces animations avec eux

Retenez bien que les activités que vous allez choisir doivent autant que possible cadrer avec les objectifs de votre soirée d’association. L’animation peut aussi parfaitement bien correspondre au thème de l’événement.

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