Comment préparer un séminaire ?

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La préparation d’un séminaire pour une association nécessite une certaine organisation. En effet, afin de garantir le succès de votre événement il est primordial d’en définir les objectifs. D’une part, c’est l’occasion pour l’association de se faire connaître. D’autre part, les membres auront l’opportunité d’échanger, de se rencontrer et de réseauter. Autrement dit, la mise en place d’un séminaire doit suivre certaines étapes. Les lignes suivantes vont vous éclairer sur comment préparer un séminaire.

Qu’est-ce qu’un séminaire ?

Tout d’abord, il faut comprendre ce que c’est un séminaire. D’après le dictionnaire Larousse, il s’agit d’un « petit nombre de personnes réunies pour étudier un problème, une question sous la direction d’un animateur ». Ce dernier conduit le séminaire, afin que tous les participants puissent avoir l’occasion de prendre la parole et pour garantir le bon déroulement.

Cette pratique a trouvé son essence dans le milieu éducatif pour évoluer au fil du temps. À la longue, le séminaire a pris différentes formes telles que des séminaires de motivation, de travail, … Mais peu importe sa forme, un séminaire est toujours une bonne idée pour trouver des solutions à un problème, entre autres.

Par ailleurs, il faut savoir que le séminaire peut se dérouler sur un comme sur plusieurs jours. il peut avoir diverses fonctions comme :

  • Faire le point sur les objectifs ;
  • Rassembler les membres ;
  • Former les nouveaux adhérents ;
  • Susciter les soutiens ;
  • Renforcer les ressources ;
  • Faire passer un message en interne ou externe à l’association ;
  • La cohésion des membres.

Comment animer un séminaire ?

En tant qu’organisateur du séminaire, vous ne pouvez pas à la fois être au moulin et au fourneau. D’autant plus qu’à cette occasion, vous avez des objectifs à atteindre. Il est donc judicieux de faire appel à un animateur pour animer l’activité des participants. Mais cela n’est pas obligatoire et dépend des objectifs que vous souhaitez atteindre.

Dans cette optique, l’animateur doit préparer quelques points :

  • Maîtriser le sujet du séminaire (le support, les points clés à aborder, le déroulement, les questions éventuelles) ;
  • Faire des fiches que vous pourrez utiliser avant-durant-après le séminaire ;
  • Choisir une tenue en adéquation avec l’événement et qui soit confortable ;
  • Savoir écouter et observer ;
  • Responsabiliser les participants pour qu’ils restent réceptifs aux messages communiqués.

En outre, l’animation de votre séminaire quel que soit l’objectif devrait dégager une ambiance conviviale et dynamique. De ce fait, vous pouvez proposer différentes activités telles que des ateliers manuels ludiques, des jeux sportifs, etc.

Comment réussir un séminaire ?

Premièrement, une association est soumise à des obligations légales, autrement dit elle doit respecter certaines règles. Dans cette optique, vous devez vous assurer des formalités, obligations et démarches déclaratives en vigueur par rapport à votre association. Il s’agit ici d’une étape cruciale pour assurer l’organisation de votre séminaire, ainsi que pour gagner en visibilité.

Ensuite, il faut définir les objectifs de votre séminaire et votre cible. Cette étape vous permettra de faciliter et de mieux gérer le processus d’organisation pour réussir votre séminaire. En ayant un objectif déterminé, il sera plus facile de faire adhérer les participants à la vision de votre association. Habituellement, il est préférable de se référer aux statuts de l’association pour déterminer clairement les objectifs d’une telle rencontre.

Puis il faut aussi trouver un thème accrocheur qui s’articule autour des objectifs choisis par l’association afin de motiver les participants.

Il ne faut pas non plus oublier de communiquer en amont et en aval sur le déroulement de votre séminaire. C’est-à-dire assurez-vous que les invités soient bien informés afin de connaître le nombre réel de participants. Ensuite, vous devez aussi vous assurer d’avoir à disposition les moyens logistiques et financiers nécessaires pour éviter des désagréments. Pour finir, n’oubliez pas de faire un retour à vos participants quant aux résultats obtenus après le séminaire. Pour ce faire, vous pouvez leur soumettre un questionnaire de satisfaction. Cette pratique donnera aux participants l’opportunité d’exprimer leur vécu et leur souhait pour les prochains séminaires que vous organiserez.

Comment créer un séminaire ?

Pour élaborer un séminaire, il faut bien évidemment s’organiser. Pour cela, vous devez vous poser six questions simples : quoi, pourquoi, qui, où, quand, comment. Ces derniers vous permettront de définir les points essentiels à la mise en place d’un séminaire qui sont :

  • La définition de la vision de l’événement ;
  • Le choix d’une date pour effectuer le séminaire ;
  • Le choix du lieu qui doit convenir aux activités que vous proposerez et à l’effectif des participants ;
  • La création d’un planning pour le suivi de l’événement et de l’organisation ;
  • La définition du budget et des ressources nécessaires au séminaire ;
  • La structuration du déroulement du séminaire.

En fin de compte, vous créerez un séminaire auquel les gens auront envie de venir. Parce qu’un séminaire est fait pour partager de bons moments, ressouder des liens forts et repartir de plus belle, prenez le temps de savourer les choses au moment présent.

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