Comment reprendre ses activités associatives dans de bonnes conditions ?

Un peu de numérique dans votre association ?

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Alors que la vie associative s’est ralentie lors du confinement et de la crise du Covid-19, l’engouement des bénévoles, lui, ne s’est pas envolé ! Avec les nouvelles recommandations du gouvernement, le secteur associatif peut reprendre ses activités. Vraiment ? Oui, mais avec certaines précautions… 

Si les événements sont à nouveau autorisés, il est important de respecter certaines règles : distanciation sociale, mise à disposition de masques et gel hydroalcoolique, sens de circulation dans les espaces, etc. Pour un projet événementiel, cela demande une certaine organisation. Le plus simple est d’avoir connaissance en amont du nombre de personnes qui seront présentes le jour de votre animation. Quoi de mieux qu’une billetterie pour répondre à ce besoin ?!

Organiser la reprise de vos activités associatives 

Avant cette période particulière liée au Coronavirus et au confinement, votre association organisait différents types d’événements tout au long de l’année. Soirée, spectacle vivant, manifestation, sportive ou non, et même des portes ouvertes : les bénévoles et membres de votre asso connaissent la logistique de ces moments clés sur le bout des doigts

Désormais, si les activités des associations peuvent reprendre, certaines précautions doivent être prises en compte pour mettre en place des événements de ce genre, synonyme de regroupement plus ou moins massif. Si votre logistique sera toujours de mise, il faudra également appréhender de nouveaux dispositifs : des espaces assez grands ou un nombre de personnes plus réduit afin de pouvoir respecter les distanciations sociales, prévoir du gel hydroalcoolique et peut-être un sens de circulation,… 

Dans le cadre des mesures sanitaires mises en œuvre pour lutter contre la Covid-19, dans certaines communes, tous les rassemblements de plus de 10 personnes sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public doivent faire l’objet d’une déclaration en préfecture ou sous-préfecture. Si vous organisez un événement accueillant plus de 10 personnes, renseignez-vous auprès de votre préfecture des démarches à suivre si vous devez déclarer votre événement.

Si ces nouveaux impératifs peuvent induire le lieu de votre événement, votre planning de préparation ou le nombre de convives à qui vous vouliez envoyer des invitations, cela ne doit pas freiner votre enthousiasme pour faire vivre votre asso et lui faire reprendre ses activités ! Il suffit d’anticipation. Pour cela, quoi de mieux qu’une billetterie en ligne ? 

Une billetterie numérique va vous permettre d’une part, de communiquer sur votre événement en donnant la possibilité de s’inscrire rapidement et en toute sécurité via Internet et, d’autre part, de connaître en avance le flux de personne qui se rendra à votre événement. 

Que vos billets soient payants ou gratuits, la billetterie en ligne augmentera votre réactivité et vous permettra d’amorcer les opérations à prévoir. Même si un événement à toujours son lot d’imprévus, une billetterie en ligne vous donne la possibilité d’en limiter le nombre ! Pas de panique pour votre budget : la billetterie HelloAsso est totalement gratuite pour les associations. De quoi vous laisser davantage de possibilité dans le choix de la décoration, d’un traiteur ou d’un prestataire pour la sonorisation de votre futur événement. 

Et si vous programmiez un événement culturel ?

Vous êtes une association culturelle et vous voulez relancer votre agenda culturel ? Ou alors pas du tout : vous représentez une asso humanitaire ou environnementale et vous voulez marquer la reprise de votre vie associative par un événement spécial ? Lancez-vous ! 

Festival de musique ou simple concert ? Projection dans un ciné ou expo dans une bibliothèque ? Ou alors des ateliers culturels en MJC ? Des visites guidées en plein air ?! Vous fourmillez d’idées ! Mais attention, si la période de “crise Covid-19” est passée, elle n’est pas terminée. Si vous décidez d’accueillir du public, vous vous devez d’assurer leur sécurité. Au-delà de la limitation à 5000 personnes, d’autres recommandations sont de rigueur. Pour anticiper au mieux l’organisation de vos activités culturelles, le plus simple est de déterminer le nombre de personnes que vous voulez et pouvez accueillir. Une billetterie en ligne facilitera cette tâche.

Spectacle vivant, vernissage ou même résidence, la billetterie s’adapte à votre événement et vous aide à vous préparer au mieux. Limitez le nombre de billet par personne, afin de pouvoir suivre l’avancée du remplissage de votre jauge, indiquez un nombre de places limité, pour être certain d’être en mesure de vous adapter au niveau des précautions sanitaires,… Avec les mesures d’hygiène à prendre en compte, il est peu recommandé d’organiser une manifestation culturelle à entrée libre mais plutôt de privilégier les réservations (afin de pouvoir réguler le nombre d’inscription). Lorsqu’elles sont en ligne, ces réservations demandent moins d’organisation et permettent le bon déroulement de votre programmation.

Peu importe le lieu culturel que vous choisissez, de la médiathèque à l’auditorium, de la salle polyvalente à l’école de musique, assurez-vous que vos invités puissent avoir 4 mètres carrés d’espace chacun et / ou aient la possibilité de se déplacer en conservant 1 mètre de distance avec les autres participants. Pour cela il faut que vous soyez en position de savoir le nombre de personnes qui seront présentes. La billetterie est très utile pour cela, en particulier pendant cette période, mais aussi toute l’année pour l’organisation de vos événements associatifs.

Pourquoi ne pas reprendre le sport avec un événement sportif ?

Compte tenu des événements, les rencontres sportives ont dû être annulées ou reportées. La plupart des championnats et compétitions de sports n’ont pas pu avoir lieu suite à la situation liée au Covid-19. Mais, en plus des événements sportifs professionnels et organisés par des fédérations, ce sont l’ensemble des activités associatives qui ont dû être annulées. Ces annulations ont un impact économique fort pour les associations… Pour relancer leurs activités, pourquoi ne pas organiser un événement sportif ?

Que vous soyez une association de sport ou non, les événements sportifs et culturels sont de bons moyens pour se retrouver dans la convivialité et permettre à une association d’avoir une entrée d’argent. Les manifestations sportives, comme les tournois, challenges multisports, découvertes des pratiques sportives Handisport, rassemblent une grande diversité de participants dans la bonne humeur. Mais attention : si la crise du Covid-19 est passée, elle n’est pas terminée ! Il est nécessaire qu’en tant qu’organisateur vous puissiez proposer des activités sportives en toute sécurité

Une billetterie en ligne vous permettra de gérer et suivre le nombre de participant, vous donnant la possibilité d’anticiper l’organisation des jeux mais aussi, et surtout, la gestion de votre événement : quelle quantité de gel hydroalcoolique prévoir ? Faut-il mettre à disposition des masques ou demander aux athlètes d’en emmener ? De la même manière, est-ce qu’il est possible de prévoir des équipements sportifs pour tout le monde et de les désinfecter à chaque utilisation ? En ayant une visibilité et une maîtrise du nombre d’inscrits, vous pourrez appréhender ces questions.

Conseil : en plus de la signalisation et des messages éco responsables que vous afficherez lors de votre manifestation, pensez à prévoir des pancartes avec des messages sanitaires tels que “Lavez-vous les mains et désinfectez-les régulièrement”, “Toussez et éternuez dans votre coude”, etc.

L’organisation d’un mouvement sportif rapporte des bénéfices aux associations, mais pour l’organiser, il est nécessaire d’avoir un certain budget. Pourquoi ne pas avoir recours à des sponsors ? Ces derniers pourront peut-être vous fournir du matériel pour que votre manifestation se déroule bien tout en suivant les normes d’hygiène en vigueur. 

Si vous organisez votre événement en pleine nature, les précautions seront moindres : un événement dans un stade ouvert n’exige pas les mêmes obligations que dans un gymnase par exemple. S’ajoute à cela la dimension de “contact” dans les disciplines sportives : plus l’activité requiert des contacts entre les sportifs, plus elle est réglementée, limitée, voir interdite. Si les coureurs d’athlétisme et de trail, ceux pratiquant le VTT ou le cyclisme, le canoë / kayak, le surf, qui font des randos ou des sports nautiques, peuvent reprendre leurs activités, ce n’est pas le cas pour d’autres sports et en particulier les sports collectifs. Vous pouvez vous informer de la reprise et des règles à respecter selon les fédérations associées. Rugby, handball, basket, volley, futsal, judo et tous les arts martiaux,… Ces sports de contact sont sujets à des préconisations spécifiques.

Autres ressources pour vous aider dans la relance de vos événements :

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