Comment utiliser Zapier

Un logiciel de CRM, de comptabilité, d’emailing et d’envoi de newsletter… certaines associations jonglent entre plusieurs logiciels et applications dans la gestion quotidienne de leur association. Ces tâches sont le plus souvent répétitives et chronophages et sources d’erreur dans la manipulation de la donnée. Le fameux copier/coller. Afin de fluidifier ces tâches entre la plateforme […]

Un logiciel de CRM, de comptabilité, d’emailing et d’envoi de newsletter… certaines associations jonglent entre plusieurs logiciels et applications dans la gestion quotidienne de leur association. Ces tâches sont le plus souvent répétitives et chronophages et sources d’erreur dans la manipulation de la donnée. Le fameux copier/coller.

Afin de fluidifier ces tâches entre la plateforme de financement HelloAsso et les autres logiciels nécessaires à la vie associative, HelloAsso propose une suite d’outils intégrés pour faciliter la gestion de votre association.

Et pour assurer une intégration fluide, HelloAsso utilise le connecteur de logiciels Zapier.

Nous offrons des outils de financement 100% gratuits, c’est notre coeur de métier et nous le faisons bien. Pour le reste, nous souhaitons vous connecter aux meilleurs !

Une plateforme connectée

HelloAsso, c’est une plateforme destinée aux associations, fondations, clubs sportifs et syndicats. Nous aidons les associations :

  • à se créer en offrant un contenu riche accessible en ligne sur notre blog, 
  • à se financer avec une palette d’outils numériques en ligne et 100% gratuits (boutique en ligne, tombola, crowdfunding, formulaire de dons et d’adhésions…), 
  • à se gérer avec un espace administrateur dans lequel toutes vos campagnes sont répertoriées et paramétrables,
  • à communiquer avec des boutons de partage et vos campagnes dans notre moteur de recherche accessible 24h sur 24 via votre moteur de recherche favori.

Toutes ces fonctions impliquent des tâches administratives parfois redondantes. Par exemple, récupérer les bases de données des inscrits dans votre espace HelloAsso et les intégrer à votre logiciel d’emailing. Extraire vos paiements pour tenir votre comptabilité dans un logiciel type BasiCompta… .

Dans une optique de vous faciliter ces tâches, HelloAsso intègre Zapier pour connecter tous vos logiciels entre eux et votre compte HelloAsso.

LA PLATEFORME DES ASSOCIATIONS

Découvrez une plateforme connectée 100% gratuite

HelloAsso met à disposition des associations des outils 100% gratuits pour se gérer, se financer et booster sa visibilité ! Campagne de crowdfunding, formulaire d’adhésions et de dons, boutique en ligne… des outils indispensables et facile d’utilisation pour vous accompagner au quotidien dans la réalisation de vos projets associatifs.

C’est quoi Zapier ?

Zapier, c’est ce que l’on appelle une application no-code avec une version gratuite limitée et payante. Autrement dit, une application technique qui ne requiert aucune “manipulation informatique” de votre part.

Une fois votre compte Zapier créé, vous allez pouvoir enregistrer des “scénarios d’actions” de traitement de données. Une fois le scénario enregistré, vous n’aurez plus rien à faire ! Tout est automatisé.

A noter que l’application est en anglais. ,Il n’hésite pas encore de version française.

Les avantages d’utiliser Zapier ?

Un manque d’inattention, un bénévole absent, un salarié à mi-temps dans votre association, autant de situations critiques qui peuvent engendrer une erreur dans la gestion de votre association. Ainsi Zapier permet de réduire les mauvaises manipulations, d’éviter les oublis, de se perdre dans les documents. 

L’automatisation est donc la force majeure de cette application.

Comment fonctionne Zapier ?

L’automatisation est donc la force majeure de Zapier. Et avant de débuter, il faut se familiariser avec le vocabulaire :

  • un ZAP : c’est le workflow, le scénario souhaité. 
  • le Trigger : c’est l’événement qui va venir déclencher le scénario
  • et l’Action : c’est ce qui doit se produire quand le trigger a lieu.

Sélectionnez une application de votre choix dans la case 1 et l’application à laquelle vous souhaitez la connecter dans la case 2.

Interface de Zapier

A noter qu’il est possible de créer des événements en cascade : connecter 1 app à 1 autre à 1 autre. Chaque application sollicitée dans votre scénario représente 1 zap. 

Zapier et HelloAsso

Vous allez ainsi pouvoir sélectionner la plateforme HelloAsso pour la connecter à différents autres logiciels. Consultez le champs des possibles sur la page Zapier HelloAsso. Tous les logiciels disponibles

Ainsi, via Zapier, vous allez pouvoir créer les zaps suivants :

  • Connecter HelloAsso à Excel ou Spreadsheet pour le suivi CRM 
  • Connecter HelloAsso à slack pour recevoir des notifications
  • Connecter HelloAsso à Sendinblue, Mailchimp et Gmail pour réaliser des actions de communication
  • Connecter HelloAsso à vos réseaux sociaux pour publier automatiquement vos nouvelles campagnes
  • Connecter HelloAsso à Livestorm et chaque nouvel adhérent sera automatiquement inscrit dans vos bases de données Livestorm

Un exemple de Zap

Prenons l’exemple d’un adhérent, donateur ou participant qui effectue un paiement, payant ou gratuit, à votre association.

Quoi de plus valorisant que de recevoir un email de remerciement personnalisé dans les minutes qui suivent la transaction !

En connectant Zapier et votre Gmail, vous pourrez ainsi automatiser l’email de remerciement avec les informations du donateur et en profiter pour glisser une photo de l’association et vos réseaux sociaux par exemple.

exemple de Zap avec HelloAsso_Zapier
exemple de Zap avec HelloAsso

Combien coûte Zapier ?

Zapier est gratuit dans le cadre de 5 zaps et 100 tâches par mois. Vous ne pouvez utiliser que des Zaps avec 2 étapes (soit 2 applications). Si vous souhaitez connecter 3 applications cela ne sera pas disponible dans la version gratuite.

La version gratuite offre 100 tâches par mois. Si par exemple, vous avez créé un zap qui connecte HelloAsso à un spreadsheet, demandant qu’à chaque nouveau paiement reçu sur la plateforme, les coordonnées du donateur sont enregistrés dans votre tableau de suivi, dès le 51 ème donateur, l’action ne sera plus enclenchée. 

Un Zap en 2 étapes (qui connecte donc 2 applications) consomme 2 tâches à chaque fois qu’il est déclenché. Considérez que dès que Zapier « fait » une action pour vous une tâche est consommée.

Zapier propose des solutions payantes diverses. A vous d’adapter votre offre à vos besoins. Certains logiciels sont dits Premium également. Accessibles qu’avec la version payante (Salesforce, Facebook Ads, Pinterest, …).

A qui s’adresse Zapier

Il s’adresse aux associations qui utilisent des logiciels dans la gestion au quotidien.

Vous utilisez un logiciel d’emails pour rester en contact avec vos membres ? Un CRM pour suivre vos paiements ? Les réseaux sociaux pour rester connecter avec votre communauté ? Vous pouvez désormais connecter ces applications à HelloAsso en temps réel.

La connexion à l’application no-code se fait via sa page d’accueil https://zapier.com/.

Bien que ce soit relativement intuitif, Zapier comporte quelques petites étapes techniques  et requiert un état d’esprit « bidouilleur ». Tout le monde peut donc s’en servir mais il faut tout de même être relativement à l’aise avec les outils du numérique.

A noter que l’application est uniquement en anglais.

HelloAsso Intégrations, le futur des plateformes associatives

Zapier est la 1ère brique de votre future plateforme de financement hyper connectée.

Nous travaillerons par la suite à l’intégration en natif, sans avoir à passer par un connecteur, des applications préférées des associations.