Face à un événement majeur : qu’en est-il de mon événement associatif ?

Un peu de numérique dans votre association ?

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En cas de force majeure, une association peut être contrainte d’annuler ou repousser son événement associatif qu’elle souhaitait organiser. Un exemple concret nous est survenu dans le cadre de l’épidémie du Covid-19 (Coronavirus). En effet, l’État a appelé à réduire les contacts et les déplacements au strict minimum. L’interdiction de se regrouper pour lutter contre cette pandémie a entraîné inévitablement l’annulation d’une multitude d’événements associatifs en 2020.

Face à cette situation, comment peuvent réagir les associations ? Sont-elles obligées de rembourser les billets achetés ? Quelles sont les solutions pour ne pas annuler totalement un projet associatif ? Nous répondons à vos questions dans cet article.

Interdiction d’organiser des événements, vraiment ?

Que s’est-il passé lors de la crise sanitaire pour les événements associatifs ?

Oui ! Afin de lutter contre la propagation du Coronavirus, l’État avait décidé de mettre en place un dispositif de confinement sur l’ensemble du territoire à partir du mardi 17 mars, pour 15 jours minimum (jusqu’au 11 mai 2020). Ces mesures comprenaient également l’interdiction de se regrouper.

C’est pourquoi l’ensemble des événements associatifs se déroulant sur le territoire français avant le 1er avril ont donc été systématiquement annulés.

Concernant les événements  programmés début avril, il a fallu attendre les nouvelles directives de l’État. N’hésitez pas à consulter le site du gouvernement qui regroupe l’ensemble des obligations à suivre et qui est régulièrement mis à jour.

Comment réagir fasse à l’interdiction de mon événement associatif ?

Se positionner sur ce que vous voulez faire

Votre événement associatif ne peut pas se dérouler à la date prévu et plusieurs choix s’offrent à vous : le reporter à plus tard, le transformer pour proposer de nouvelles choses, l’annuler complètement,…  Que voulez-vous faire ? 

Pour prendre la décision la plus pertinente pour votre association, nous vous conseillons de vous poser plusieurs questions avant de faire votre choix  :

  • Est-ce que mon événement est dépendant de la date qui était choisie ? (disponibilité des locaux, date clé de mon association, calendrier des bénévoles,…)
  • Si oui, est-ce que je peux modifier certains éléments ? Est-ce qu’ils sont vraiment primordiaux au bon déroulement de mon événement ? 
  • Si des solutions sont envisageables, vous pouvez reprogrammer votre événement !
  • Est-ce que mon événement peut prendre une autre forme ?
  • Si oui, est-ce que les formes possibles sont envisageables pour mon association ?
  • Si elles le sont, vous pouvez transformer votre événement et satisfaire vos participants !

Je reprogramme mon événement associatif

C’est décidé : la crise que vit votre association n’aura pas la peau de votre rendez-vous associatif ! Si la période ne vous permet pas de l’organiser à la date que vous souhaitiez, vous pouvez le reprogrammer. Il n’en sera que plus attendu ! 

Vous aviez prévu un spectacle de printemps ? Vos spectateurs vous suivrons sur vos représentations cet été. L’anniversaire de votre association ? Si le fêter en avance porte malheur, nous sommes convaincus qu’un peu de retard ne pourra que porter chance ! 

Lorsque vous décidez de la date de remplacement de votre événement, prévenez vos participants afin qu’ils puissent faire leur choix :

  • Ils sont partants ? Proposez leur de réattribuer leur paiement sur cette prochaine date
  • Ils ne seront pas présents, dommage… Mais vous pouvez néanmoins leur suggérer de transformer leur paiement en don pour l’association. Beaucoup sont prêts à des gestes solidaires en cette période
  • A défaut, vous vous devez de les rembourser (voir le paragraphe sur les remboursements)

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter l’article Coronavirus – Comment gérer les conséquences pour mon événement ? de notre Centre d’aide pour avoir plus d’informations et de conseils pour reporter votre événement.

Attention ! Que ce soit pour réattribuer un paiement ou le transformer en don, vous devez impérativement avoir l’accord explicite des participants.

Je transforme l’événement de mon association

Votre tournoi de ping pong ne peut pas être organisé, votre séance d’aquabike également… Et la vente caritative de vêtements ne semble pas possible pour le moment. Haut les cœurs ! Même si votre événement ne se passera pas comme vous l’aviez prévu, vous pouvez le réinventer pour en faire un moment de convivialité à distance pour vous et vos participants.

N’oubliez pas que cette période peut être complexe pour tout le monde, vos participants compris. Ils seront ravis de voir que vous leur proposez des activités à distances. Quoi par exemple ? Vous pouvez organiser un concours de jongle pour les pongistes, en direct live grâce à des outils en ligne ! Une séance de fitness en vidéo que vous filmerez et partagerez à vos élèves. Ou encore des DIY ou autres tutoriels pour donner une seconde vie à de vieux vêtements qui, lors de la prochaine vente, trouveront encore plus facilement de nouveaux propriétaires.

En transformant votre événement, vous avez la possibilité de proposer différents choix aux participants quant à leurs paiements. Vous pouvez : 

  • Leur proposer de transformer leur paiement en don pour l’association. La solidarité est plus forte en période de crise et vos participants seront encore plus enclins à vous aider si vous les accompagnez en leur proposant des occupations
  • Leur générer un code promotionnel de la valeur du montant payé qui sera effectif lors de votre prochain événement (un avoir en quelque sorte)
  • À défaut, vous vous devez de les rembourser (voir le paragraphe sur les remboursements)

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter l’article Coronavirus – Comment gérer les conséquences pour mon événement ? de notre Centre d’aide pour avoir plus d’informations et de conseils pour trouver une alternative à votre événement.

Attention ! Que ce soit pour créer un avoir ou transformer les paiements en don, vous devez impérativement avoir l’accord explicite des participants ! 

Je suis contraint d’annuler mon événement

Bon, vous avez réfléchi à toutes les solutions possibles, vous n’avez pas d’autres solutions que d’annuler purement et simplement votre événement. 

En période de crise, vous vous dites que c’est tout de même dommage, surtout que certains de vos participants aimeraient aider votre association. Déçus suite à l’annulation de votre événement, ils souhaiteraient contribuer à la survie de votre association et vous permettre l’organisation de nouveaux rendez-vous une fois la crise terminée. 

C’est le moment de créer une campagne de financement participatif !

Un campagne de crowdfunding, pourquoi ? 
Parce qu’en ce moment de crise, vos adhérents, vos bénévoles et le grand public sont encore plus solidaires ! Des personnes vont vouloir vous aider et cette campagne est une solution.

Est-ce que tout le monde peut lancer une campagne de financement participatif ? 
Que vous soyez une association culturelle, humanitaire ou sportive, la campagne de crowdfunding est un outil adapté lorsque l’on cherche à mobiliser des fonds pour une cause. D’ailleurs, voici nos conseils.

Est-ce que je suis obligé de rembourser les participants ?

Oui ! Que votre événement soit reprogrammé, modifié ou annulé, les participants peuvent vous demander un remboursement. L’achat d’un billet pour un événement est contractuel entre un participant et une association : l’association assure un certain nombre de critères (dates, lieux, horaires, etc.) qui, s’ils sont modifiés, remettent en cause le “contrat” et l’annule. Si le remboursement est obligatoire sur demande, aucun délai légal n’est à préciser. Mais nous vous conseillons de ne pas trop tarder.

Ce remboursement est donc obligatoire sur demande, mais vous pouvez proposer les alternatives dont nous avons parlé ci-dessus afin de ne pas perdre l’entièreté de la trésorerie que vous avez réussi à drainer pour votre association. 

Gérez votre événement sereinement

Pour soutenir les associations en cette période particulière, HelloAsso leur permet de créer gratuitement un événement mais aussi de rembourser facilement et simplement leurs participants, dans le cas où leur événement serait annulé du fait du Covid-19. Cela toujours sans frais ni commissions.

Informer les participants et communiquer avec eux

La situation que vous vivez en ce moment est complexe. A partir du moment où vous savez que votre événement ne pourra pas avoir lieux, il y a 3 règles à suivre pour communiquer auprès de vos participants :

Informer

Après vous, les plus inquiets sont les participants de votre événement ! N’oubliez pas de leur dire, dans un premier temps, que votre événement ne pourra pas se dérouler à la date prévue. Soyez transparent : Même si vous hésitez entre une reprogrammation, ou le lancement d’un autre concept, etc. Il est primordial d’informer les personnes mobilisées sur la non validité de la date communiquée en amont. 

Rassurer

Lors de cette prise de parole, qui peut se faire sur vos réseaux sociaux, par emails ou par vos autres canaux de communication, soyez rassurant ! En période de crise, les gens sont anxieux et aimeront avoir des informations claires. Vous pouvez leur préciser que vous leur communiquerez d’autres informations dès que vous aurez statué sur une autre date ou sur d’autres actions à distance. N’oubliez pas de remercier toutes les personnes qui se sont mobilisées pour organiser cet événement. Vous pouvez aussi rappelez que, vous aussi, vous être très triste de ne pas pouvoir les voir à ce rendez-vous mais que vos retrouvailles n’en seront que meilleures !

Échanger

Enfin, lorsque vous vous serez positionnés, avec l’ensemble du bureau, sur les actions que vous voulez mener par la suite, dites-le à l’ensemble des participants. Demandez leur s’ils sont disponibles à cette nouvelle date, s’ils sont enthousiastes à l’idée d’organiser des moments conviviaux à distances, s’ils veulent participer à votre campagne de financement participatif et n’hésitez pas à leur demander leurs envies et leurs idées ! Cela vous permettra de créer du lien et une réelle communauté autour de votre association.

Sources

Vous aviez créé une billetterie HelloAsso pour votre événement ? N’hésitez pas à consultez l’article Coronavirus – Comment gérer les conséquences pour mon événement ? de notre Centre d’aide pour vous aider et pour avoir plus d’informations sur l’annulation et le processus de remboursements exceptionnel sur notre plateforme.

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