Crise sanitaire | Assemblées générales, conseils d’administration : organisez vos réunions en ligne

Un peu de numérique dans votre association ?

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Les réunions d’assemblées générales ou de conseils d’administration sont nécessaires voire obligatoires dans la vie d’une association et c’est souvent en début d’année scolaire ou calendaire qu’il faut les organiser.

Avec la crise sanitaire et les restrictions liées aux réunions publiques ou rassemblant plusieurs dizaines de personnes, les dirigeants associatifs se retrouvent face au problème suivant : comment organiser une assemblée générale en tout sécurité, dans quels lieux, comment voter, comment échanger ? Doit-on ériger le principe de précaution en règle, au détriment des pratiques associatives obligatoires ?

L’organisation d’une Assemblée Générale à distance

Depuis le 1er octobre 2021, seules les associations l’ayant prévu dans leurs statuts peuvent organiser leur AG en visio ou en audioconférence.

Une ordonnance adoptée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de Covid-19 a provisoirement assoupli les conditions de participation à distance, même pour les associations, dont la possibilité de voter de façon électronique ou de mener des réunion à distance ne serait pas prévue par les statuts.

Ainsi selon l’article 4 Modifié par Ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 – art. 2 :

« Lorsque, à la date de la convocation de l’assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres, l’organe compétent pour la convoquer ou son délégataire peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises.
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister. »

Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

La présente ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 1er avril 2021, sauf prorogation de tout ou partie de ses dispositions jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021.

Réunion en visioconférence et consultation en ligne : mode d’emploi

Les modes de consultation par recours à des moyens de télécommunication augmentent les risques de contestation. Comment prouver la participation à distance sans feuille d’émargement ? Comment authentifier qui participe, comment certifier la validité d’un vote ?

Les réponses apportées à ces questions dépendent des moyens et de la taille des associations. Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions sont complexes et coûteuses (recours à des prestataires spécialisés et la mise en place de dispositif d’authentification électronique,…). 

Organiser sa réunion en amont

Modalités de fond et de formes

  • Préparez votre réunion comme si elle était en présentiel (trame, support qui pourra être projeté sur les écrans des participant.e.s, etc.). Définissez les rôles en amont de la réunion : qui prend les notes, qui fait défiler la présentation, qui parle en premier, en suivant, en dernier.
  • Prévoyez d’être toujours à minima 2 pour animer (si l’un rencontre un problème de connexion, l’autre pourra le ou la remplacer).
  • Adaptez votre trame de réunion à ce format en visio

Vous devez choisir le canal adapté à votre réunion : il existe une multitude d’outils (voir plus bas).

Invitez vos membres pour qu’ils s’inscrivent et prévoyez d’expliquer les modalités techniques de connexion.

Comment penser le format ?

Optez pour un format court : 1h – 1h30 MAX. Prévoyez 15 minutes de battement en introduction pour que tout le monde puisse se connecter. Adaptez ensuite l’animation de votre réunion : quelques outils peuvent vous permettre d’être tout de même collaboratif comme un espace “tchat” où chacun pourra s’exprimer

Rappelez les règles de modération en début et si vous le souhaitez, n’oubliez pas de régulièrement solliciter les questions.

Les outils de visioconférence

Pour choisir celui qui vous conviendra le mieux, voici quelques éléments
à prendre en compte :

  • Le coût de l’outil : gratuit, offre d’essai, offre payante ?
  • Ses limites : combien de participant.e.s maximum ? Y-a-t-il une durée limitée ?
  • Son accessibilité : faut-il avoir un compte pour y accéder ? Est-il simple d’utilisation ?
  • Sa flexibilité : est-il possible de rejoindre la visioconférence par téléphone également ?
L’OUTIL LIBRE ET GRATUIT FRAMATALK
OU JITSI (gratuits)
  • Simplicité d’utilisation et de partage : un lien unique par réunion à envoyer aux participant.e.s
  • Pas nécessaire de se créer un compte pour créer une visioconférence ou pour y participer
  • Outil de chat intégré
  • Possibilité de demander à prendre la parole directement dans la visioconférence sans couper la personne qui parle
L’OUTIL PROPRIÉTAIRE ET GRATUIT SKYPE
  • Simplicité d’utilisation
  • Outil de chat intégré
  • Appels vidéos en HD
  • Possibilité de partager son écran (pour des démonstrations d’outils par exemple)
  • Possibilité d’enregistrer un appel
L’OUTIL PROPRIÉTAIRE ET PROFESSIONNEL ZOOM
  • 40 min gratuites pour les groupes (au-delà : tarifs associations via Solidatech)
  • Stabilité du son et de l’image en HD
  • Outil de chat intégré
  • Possibilité de partager son écran (pour des démonstrations d’outils par exemple)
  • Possibilité d’enregistrer un appel
  • Possibilité de joindre un appel depuis un fixe / mobile dans tous les pays (son et / ou image)
L’OUTIL PROPRIÉTAIRE GOOGLE HANG OUT
  • Simplicité d’utilisation et de partage (lien unique par réunion à envoyer aux participant.e.s)
  • Pas nécessaire de se créer un compte pour créer une visioconférence ou pour y participer
  • Outil de chat intégré
  • Jusqu’à 250 personnes pendant la période du Covid-19
L’OUTIL PROPRIÉTAIRE ET PROFESSIONNEL ADOBE CONNECT
  • Un outil très complet spécialement pour les webinaires
  • Stabilité du son et de l’image en HD
  • Outil de chat intégré
  • Possibilité de partager son écran (pour des démonstrations d’outils par exemple)
  • Possibilité de créer des sous groupe de travail

Offre de 46€/mois à 340€/mois

D’autres solutions payantes sont également à étudier selon la taille de votre association comme GoToMeeting ou easyQuorum.

Le vote à distance

Maintenant que vous êtes prêt à organiser votre AG à distance, reste la problématique des votes : adoption du rapport moral et financier, élection des nouveaux membres du Conseil d’administration ou du bureau.

Là encore, tout dépend de la taille de votre association. Si vous êtes peu nombreux vous pouvez toujours proposé un vote à main levé ou dans le chat pour les rapports moral et financier. Si un vote à bulletin secret est nécessaire, il vous faudra passer par une plateforme spécialisée ou un formulaire en ligne. Par ailleurs plusieurs problèmes peuvent être soulevés, la confidentialité des votes, la validité du scrutin et les difficultés techniques liées à une mauvaise connexion ou à une surcharge du réseau.

L’OUTIL COOPÉRATIF Quizz Yourself

Il vous donne la possibilité de faire des sondages, des quiz en ligne. Il est facile à prendre en main, à utiliser et à partager et existe en version gratuite avec offres solidaires.

D’autres outils gratuits ou ayant une version de démonstration d’aide à la prise de décision existent :

Si votre association et ses statuts le permettent voici quelques outils qui permettent de comptabiliser les voix de façon plus professionnelle : Limesurvey qui est un logiciel de sondages ou Kahoot !, (en anglais) une application qui peut être adaptée pour le vote de résolutions d’AG.

Il existe également des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : SlibGedicomAlphavote,  Neovotegs-vote.fr,…).

La feuille d’émargement

Pour preuve de la présence en AG, on peut dans le cas de visioconférence faire une capture d’écran avec les personnes présentes ou enregistrer l’ensemble de la réunion via des logiciels dédiés. Il est aussi vivement conseiller de faire ratifier les décisions prises lors de l’AG en ligne par la prochaine AG en présentiel afin d’éviter tout risque de contestation ultérieure.

Il est intéressant de noter que la tenue de l’assemblée générale n’est pas considérée comme une activité ludique et culturelle et donc exclue de la nécessité de présentation du pass sanitaire

Ressources :

Site du Gouvernement

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