Mobilisez vos troupes – Gestion de projet associatif

Un peu de numérique dans votre association ?

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Voilà, vous y êtes, vous avez rallumé votre ordinateur, épluché vos emails, ressorti le classeur de l’année dernière, envoyé vos emails de rentrée et programmé votre Assemblée Générale !

Vous relancez également vos adhésions, peaufinez votre budget … bref, cette rentrée est bien chargée ! Pour autant, elle est aussi synonyme de nouveautés, de page blanche à écrire et c’est peut être l’occasion d’en faire une année riche et de miser sur vos équipes et partenaires associatifs !

Que vous soyez moins de 10 dans le bureau de votre association ou plus de 20, les contraintes sont les mêmes : des réunions assez longues, des prises de décisions plus ou moins compliquées, des votes, beaucoup de votes, et un engagement associatif à mettre en phase avec une vie professionnelle ou familiale… Il faut donc s’organiser !

L’holacratie et le travail en mode projet : une révolution

Chez HelloAsso, on fonctionne un peu comme une association. Beaucoup de projets en cours et futurs, des aléas, des réunions, sauf qu’en un an nous sommes passés de 15 salariés à 45 et forcément il a fallu s’adapter… Notre modèle de management s’appelle l’holacratie, c’est un management horizontal qui permet de prendre des décisions en équipes. La direction donne une orientation stratégique, des objectifs, les équipes prennent ensuite les décisions qui s’imposent pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise.

Pour autant, l’holacratie n’est pas dénuée de hiérarchie, elle conserve une responsabilité pyramidale mais les membres des équipes sont plus responsabilisés et une étude de l’Université Texas A&M montre que les équipes qui s’autogèrent sont plus performantes que les équipes organisées en hiérarchie traditionnelle.

Cette solution est idéale pour les associations, car elle permet de raisonner en mode “projet”, de constituer des équipes et de les rendre autonomes.

En bref, vous gagnez :

    • Plus de collaboration et moins de tensions. L’holacratie règle les tensions en groupe et responsabilise les individus dans leurs interactions avec les autres.
    • Une structure organisationnelle flexible : le travail n’est pas divisé en silos. Les individus se concentrent sur les missions à accomplir en autonomie. Les relations hiérarchiques n’existent plus. Elles sont remplacées par des individus ayant des rôles à responsabilités clairs ainsi que des règles d’interactions saines.
    • Plus d’autonomie pour les équipes, contrairement aux structures hiérarchiques, l’holacratie prône l’action et la prise de décision autonome sans attendre l’approbation permanente du patron. Les individus fonctionnent comme de vrais intrapreneurs.
  • ­Une forte capacité d’adaptation : la prise de décisions est rapide, efficace et permet une évolution itérative continue. La structure s’adapte rapidement à la croissance de l’organisation et à l’environnement économique.

Votre projet versus la réalité

Concrètement comment faire ?

Adaptation constante

Créez au sein de votre bureau une commission par projet (kermesse, gala de fin d’année, dîner annuel, compétition x, planning annuel …) avec un ou deux responsables pour chaque projet. A eux de constituer leurs équipes si besoin parmi les autres membres du bureau et membres de l’association. Chaque commission est alors autonome et peut avancer rapidement sur son projet tout en tenant au courant le ou les responsables de l’association.

Ensuite, il faut respecter les principes mêmes de l’holacratie :

    • Seules les tensions présentes comptent
    • Toute chose (décision, politique, rôle) peut être reconsidérée à tout instant
    • Une bonne décision est une décision « faisable » maintenant
  • L’objectif de ces principes est d’arriver aux meilleures décisions sur le long terme, en regardant toujours la direction la plus « faisable » durant les réunions et en intégrant, continuellement, de nouvelles informations au fur et à mesure qu’elles deviennent disponibles.

Deux outils pour vous aider

Asana

Asana permet de gérer les tâches, les avancées, et de les répartir entre les collaborateurs. La version gratuite est si complète que peu d’entreprises passent à la version payante, les échanges se font facilement et remplace parfaitement la todolist sur post-it ! Idéal pour les petites et moyennes associations !

Outil de gestion de Projet Asana recommandé par HelloAsso

Trello (Recommandé par Appvizer)

Pour Trello, la gestion de projet passait avant tout par la collaboration et la visualisation de l’avancement des tâches en cours. L’outil permet donc de créer des projets qui prennent la forme de tableaux en plusieurs colonnes (personnalisables). Dans chaque colonne se trouvent les tâches ou les idées (visualisées sous forme de cartes) que les collaborateurs font avancer de gauche à droite au fur et à mesure de leur avancement. Trello est entièrement gratuit dans sa première version et dispose d’une application mobile très bien conçue.
En revanche, cette version gratuite pose un problème de confidentialité et de sécurité des données. L’éditeur avoue lui-même proposer « Plus de sécurité » dans l’offre payante.
Enfin Trello s’apparente plus à un gestionnaire de tâches qu’un outil de gestion de projet dans le sens où il fait l’impasse sur la gestion des coûts, des temps, des budgets et les fonctions d’administration.

La Gestion de Projet avec Trello appvizer.fr

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