La gestion d’une équipe de bénévoles lors d’un événement

La gestion d’une équipe de bénévoles lors d’un événement

Sans bénévole : pas d’événement associatif ! Vous le savez plus que nous : sans leur mobilisation, aucune manifestation sportive ou culturelle ne pourrait avoir lieu. Présents tout au long de l’événement, les bénévoles participent activement à la réussite de la manifestation. Que la via un logiciel de gestion des bénévoles, nous vous apportons tous […]

Sans bénévole : pas d’événement associatif ! Vous le savez plus que nous : sans leur mobilisation, aucune manifestation sportive ou culturelle ne pourrait avoir lieu. Présents tout au long de l’événement, les bénévoles participent activement à la réussite de la manifestation. Que la via un logiciel de gestion des bénévoles, nous vous apportons tous les conseils nécessaires sur leur recrutement et la planification de leurs actions.

Bien qu’il n’existe pas de définition juridique de la fonction de « bénévole », on retient communément la définition donnée par le Conseil Economique et Social en 1993 : « Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial ». Ainsi, un.e bénévole est une personne qui s’engage à donner de son temps et / ou de ses compétences à titre gratuit, sans contreparties.

C’est d’ailleurs ce dernier point qui caractérise les associations et leur exonération d’impôts commerciaux, l’absence de contrepartie, et la gestion désintéressée et bénévole d’une association.

Il n’y a aucune relation de subordination entre les membres de l’association et le bénévole. Toutefois, il existe un lien de préposition qui donne à l’association le droit de donner des instructions aux bénévoles. Ainsi, les bénévoles sont tenus de respecter les statuts de l’association dans laquelle il se sont engagés, et les règles de sécurité dans leur domaine d’activité.

Le bénévolat s’adresse à tout le monde, peu importe son statut (les moins de 18 ans et les sans emploi sous certaines conditions). Le bénévolat peut se pratiquer dans toutes les associations de France et à l’étranger. Les associations peuvent faire appel aux bénévoles pour diverses actions à mener, de chez soi et sur le terrain comme :

  • l’accompagnement éducatif
  • les déplacements
  • les collectes et distributions alimentaires
  • les aides d’expertises (informatique, communication, BTP, comptabilité, développement…)
  • l’écoute
  • l’animation et l’organisation d’événements….

Les avantages pour les bénévoles événementiels

Les bénévoles s’engagent et donnent de leur temps pour des raisons multiples :

  • Créer son réseau
  • Se sentir utile en contribuant à une cause
  • Acquérir une estime de soi et une confiance en soi
  • Travailler dans un environnement qui est différent de leur lieu de vie ou de travail
  • Partir à l’étranger dans le cadre de mission humanitaire ou environnementale.

Outre ces motivations personnelles, et bien que les bénévoles n’attendent pas de contreparties, l’association peut les impliquer et motiver en leur proposant des avantages :

  • accéder gratuitement à l’évènement sur toute la durée de celui-ci
  • accéder aux coulisses
  • avoir un espace dédié de repos, et de nourriture et boisson
  • avoir des tarifs réduits pour les produits vendus en parallèle
  • leur fournir une lettre de remerciement

Les avantages légaux

L’association sera également tenue de supporter les frais engagés par les bénévoles lorsque ces frais sont réels, justifiés et proportionnés à l’activité. Le bénévole a le droit de reverser ses frais à l’association sous forme de don et de profiter ainsi d’une réduction d’impôts si l’association est d’intérêt général.

Les chèques repas sont à proposer aux bénévoles ayant une activité régulière. Le fonctionnement est identique à celui des salariés.

Les indispensables pour organiser votre festival !

Comment gérer une équipe de bénévoles (festival, événement sport, culturel…)?

Véritable casse-tête pour l’organisateur, gérer et coordonner des bénévoles lors d’un festival, une manifestation sportive, un spectacle ou concert…, reste un défi de taille pour l’organisateur. La gestion est en effet une tâche complexe qui demande une certaine expérience. Une mission où l’on passe généralement beaucoup de temps à remplir des tableurs Excel et à saisir les informations en provenance de différentes sources.

En tant qu’organisateur, vous avez pour mission de recruter, gérer, coordonner, animer, former et fédérer une équipe de bénévoles capable de faire le succès de votre événement de par leurs compétences et leur état d’esprit.

La planification : une étape indispensable pour bien démarrer

La première chose à faire lorsque vous êtes chargé d’animer la communauté bénévole d’un événement, c’est de rencontrer toutes les parties prenantes de l’organisation pour recenser tous les besoins en volontaires de l’événement.  Cette étape vous permettra d’établir un listing des différentes missions :

  • services accueil,
  • bar,
  • sécurité,
  • communication…etc

Élaboration des fiches missions

Afin d’affecter vos bénévoles sur les bonnes missions, la création des fiches de postes est indispensable. ll faudra ajouter une description détaillée de la mission. Plus le descriptif sera détaillé, mieux ce sera. En rattachant ensuite le lieu spécifique. Avec une solution de gestion de bénévoles, il vous sera même possible de spécifier la zone d’action grâce à une carte interactive et des coordonnées GPS. Vos bénévoles ont ainsi l’opportunité de se repérer facilement et de se positionner au bon endroit. Par exemple sur un poste de signaleur lors d’une course à pied ou un trail où il sera important de se placer sur le bon croisement.

Autre élément important à renseigner : les créneaux horaires souhaités ainsi que les coordonnées du responsable de poste. Les volontaires pourront se référer et dialoguer simplement avec leur manager direct.

Le recrutement des futurs bénévoles avec le formulaire d’inscription

Toutes les personnes qui ont déjà recruté des équipes de bénévoles vous le diront, il s’agit de l’étape la plus importante ! Votre formulaire réunit toutes les informations relatives aux bénévoles (nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, etc.), leurs disponibilités et leurs souhaits de missions.  En fonction de votre organisation, vous avez plusieurs possibilités de configuration de votre formulaire.

Pensez à bien poser toutes les questions dont vous aurez besoin par la suite : avez-vous le permis de conduire, quelle est votre taille de T-shirt, avez-vous un régime particulier ?  Plus votre formulaire est précis, moins vous aurez à envoyer des mails à vos bénévoles pour leur demander des informations.

Conseil #1

Intégrez le formulaire d’inscription sur le site internet de votre événement afin de le rendre facile d’accès.

Conseil #2

Essayez de rendre votre formulaire d’inscription le plus simple et le plus clair possible : évitez de demander un mot de passe ou de valider une adresse e-mail.

L’affectation et l’envoi des missions

Vous avez déjà créé l’architecture de votre événement sur le logiciel de gestion de bénévoles ou sur un fichier Excel et vous avez un bon nombre de bénévoles inscrits, c’est le moment de faire matcher les envies et les disponibilités de vos bénévoles et les besoins de votre événement !

A titre d’exemple, dans l’interface du logiciel de gestion événement bénévole de Recrewteer, vous pouvez affecter facilement et sans erreur les bénévoles à vos missions. L’interface vous propose les missions qui correspondent aux disponibilités du bénévole et à ses préférences. La solution affiche en temps réel le taux de remplissage pour chacune des missions : rapide et efficace !

Conseil #1 Le planning des bénévoles

Prévoyez d’envoyer les affectations quelques jours voire quelques semaines avant votre événement pour avoir assez de temps pour gérer les imprévus. Il y a toujours des changements de dernières minutes dans les disponibilités des bénévoles.

Comment impliquer les bénévoles ?

Il est très important de bien communiquer avec vos bénévoles avant, pendant et après votre événement. Une bonne communication permet de réduire au maximum “le noshow”, d’anticiper les aléas des dernières minutes, de fournir des informations essentielles à vos bénévoles sur votre événement mais surtout de les rassurer pour qu’ils se sentent bien accompagnés.

Les canaux de communication les plus efficaces

Parce que gérer des bénévoles c’est avant tout un travail d’humain, il faut privilégier le téléphone, le SMS ou bien l’e-mail.

Réunion d’information

Souvent, une réunion d’information ou de visite du site est prévue quelques jours avant l’événement. Traditionnellement c’est à ce moment que l’on distribue les packs bénévoles (T-shirts, accréditations ou autres). C’est aussi un temps convivial à l’occasion duquel vous rencontrez les nouveaux bénévoles, vous répondez aux questions, repérez les personnes qui souhaitent quelques changements de missions, etc.

Pensez à prévoir des personnes pour vous aider à la distribution afin d’être disponibles pour échanger avec les bénévoles.

Sur le terrain 

Ça y est, cela fait des semaines voire des mois que vous le préparez et votre événement démarre enfin ! En fonction de la nature de l’événement, vous allez sûrement passer une partie de vos journées à :

  • accueillir et diriger les bénévoles sur leurs différentes missions,
  • remplacer les absents,
  • distribuer les tickets repas,
  • passer sur les différents sites pour vérifier que tout se passe bien,
  • assurer la tenue du bureau d’accueil bénévole, etc.

La veille du jour J, envoyez un texto à toute l’équipe bénévole avec un lien vers leurs affectations, cela évitera les oublis ! Restez à l’écoute des bénévoles comme des équipes organisatrices, cela vous permettra d’anticiper certains besoins et de garder un esprit de cohésion. N’hésitez pas à garder des traces de votre événement avec des photos, vidéos et/ou témoignages de bénévoles, cela permettra de communiquer sur l’expérience bénévole de votre événement et de donner envie à de nouvelles personnes de rejoindre l’équipe l’année suivante !

Téléchargez votre checklist pour recruter des bénévoles
Falcutatif