L’assemblée générale (AG) : Les règles et obligations

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La tenue d’une assemblée générale constitue une procédure obligatoire que l’organisme associatif doit réaliser. En effet, d’importantes décisions relatives au fonctionnement de l’association se prennent lors d’une assemblée générale annuelle. C’est pourquoi il convient de ne pas négliger son organisation. Règlementation, convocation, déroulement…, découvrez donc tout de suite ce qu’il faut savoir sur le sujet.

 

Assemblée générale annuelle : Règle juridique

Peu importe la nature de son activité, selon les décisions prises dans les statuts de l’association, une association loi 1901 a l’obligation de programmer une assemblée générale annuelle. Les modalités de l’organisation et de déroulement figurent d’ailleurs dans ses dispositions statutaires. À l’instar du mode de convocation, de la date de l’assemblée ainsi que des participants. Raison pour laquelle il est essentiel d’y prêter une attention particulière au moment de la rédaction des statuts.

En tout cas, le règlement intérieur de l’organisme peut aussi donner un maximum de précisions sur certains points. Et ce, si les statuts n’en font pas mention ou s’ils ne les détaillent pas. Il en est ainsi notamment de la délibération : quorum, mode de scrutin, nature de la majorité. Quant à la date de tenue de l’assemblée générale ordinaire, elle dépend avant tout des besoins et du type d’association. Mais, en général, elle a lieu en mars ou bien en décembre.

Pour ce qui est des personnes autorisées à y participer, ce sont également les statuts qui les identifient. Ces derniers posent aussi les conditions (âge, statut dans l’association…) pour l’assistance à cette réunion. Par contre, il peut arriver qu’ils ne comportent aucune clarification concernant la composition de l’AGO. Dans ce cas, il faudra convoquer tous les membres de l’association, quel que soit leur statut (fondateurs, simples adhérents, etc.).

Toutefois, si l’organisme possède un commissaire aux comptes, il fait le plus souvent partie des participants. Il ne s’agit pas d’une obligation légale, mais plutôt d’une pratique relevant de la déontologie.

Le point sur la convocation d’une assemblée générale annuelle

Une fois les participants connus, qui est responsable de la préparation et de l’envoi des convocations à une assemblée générale annuelle ? Eh bien, ce sont les statuts (ou le règlement intérieur) de l’association 1901 qui désignent l’organe en charge de ces missions. Il peut ainsi s’agir d’un membre du bureau (président, secrétaire…) ou du conseil d’administration.

En revanche, si ces documents de référence ne donnent aucune piste en la matière. Alors, l’initiative de la convocation revient généralement au président. De fait, c’est la personne qui dispose des pouvoirs les plus étendus. Néanmoins, l’initiative de se réunir en AG peut tout aussi bien venir de l’ensemble des membres de l’association.

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Les modalités de convocation de l’assemblée générale ordinaire d’une association loi 1901

Les statuts (ou éventuellement le règlement intérieur de l’association) fixent les modalités de convocation à une assemblée générale. Délai, mode d’envoi, forme et contenu, il ne faut rien laisser au hasard. Aussi, en ce qui concerne le délai, il doit permettre aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour. Mais également de laisser le temps aux organisateurs de préparer la réunion. Un délai de 15 jours à un mois est dès lors suffisant. Relativement au mode d’envoi, plusieurs options sont possibles : Courrier postal (lettre simple ou recommandée) ou électronique, annonce dans la presse, publication sur le site de l’association, affichage… Cet élément varie en fonction du type d’association et de sa taille.

Le contenu d’une convocation à une assemblée générale annuelle d’un organisme associatif

Encore une fois, vous devez vous référer aux dispositions statutaires de l’association ou à défaut à son règlement intérieur. Mais, d’une manière générale, la convocation à l’assemblée générale annuelle doit comprendre :

  • Le nom de l’organisme associatif
  • La date de la convocation
  • La date, l’heure et le lieu de la réunion
  • L’organe qui a pris l’initiative de la tenue de l’AG ordinaire
  • L’ordre du jour
  • La signature de l’auteur de la convocation et son identité

Bon à savoir

Il est préférable de consulter un conseiller juridique si vous envisagez de prendre exemple sur les modèles de convocation disponibles sur internet.

Comment se déroule une assemblée générale annuelle d’association ?

Une assemblée générale annuelle d’association loi 1901 s’opère en plusieurs étapes.

Le débat

Qu’il y ait ou non un discours d’introduction par le président de la séance (souvent le président de l’association), il faut commencer par faire signer la feuille de présence par les participants. Effectivement, cela permet de savoir si le nombre de membres présents et représentés atteint le quorum exigé. Dans le cas contraire, l’assemblée générale n’a pas lieu d’être. D’ailleurs, si un ou plusieurs membres se retirent durant la réunion amenant ainsi au non-respect du quorum, la suspension de la séance est inévitable.

À noter que le président de la séance doit s’assurer du respect de l’ordre du jour.

Lors de cette AG, peuvent notamment être présentés le rapport moral et le rapport financier de l’association pour l’année écoulée.

Le vote

La délibération accomplie, l’heure est au vote. Comme mentionné plus haut, ce sont les statuts qui définissent ses modalités de réalisation :

  • Le mode de scrutin : vote à main levée ou à bulletin secret
  • Les conditions de majorité : relative, absolue, qualifiée ou unanimité

La rédaction du procès-verbal

Que les dispositions statutaires de l’association loi 1901 fassent ou non mention de la rédaction d’un procès-verbal, il est vivement conseillé d’en établir un. Et pour cause, ce document permet de prouver en cas de contestation le respect :

  • De l’ordre du jour
  • Des exigences de quorum
  • Des conditions de majorité
  • De la légitimité et de la légalité de l’ensemble des décisions votées et adoptées lors de l’assemblée générale

Par ailleurs, il faut que le procès-verbal de l’AG annuelle soit consultable sur demande des membres et disponible à tout moment sur place. Si l’organisme possède un site internet, sa publication est préconisée.

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