Les rapports obligatoires en assemblée générale

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L’assemblée générale des associations réunit les adhérents chaque année. Elle a pour but d’informer ses membres de sa gestion afin d’assurer son bon fonctionnement. C’est également l’organe compétent pour prendre les décisions en dernier ressort. Raison pour laquelle les administrateurs doivent préparer les assemblées générales de manière rigoureuse afin que l’ensemble des documents y soient présentés et votés. Pour ce faire, ils doivent préparer trois rapports à savoir le rapport moral, le rapport d’activité ou sportif, et le rapport financier.

Quels sont les rapports obligatoires pour une assemblée générale ?

Comme on l’a dit en préambule, le rapport moral, le rapport d’activité et le rapport financier doivent être votés en assemblée générale.

Le rapport d’activité

Présenté par le secrétaire général de l’association, le directeur technique, l’éducateur sportif ou même par le président de la commission sportif, le rapport d’activité est un document qui présente :

  • L’activité de l’année écoulée.
  • Le bilan des actions et des projets entrepris par l’association, les moyens mobilisés et les résultats obtenus.
  • Les mesures à prendre concernant les projets futurs.

Il va sans dire que ceci doit être rédigé de manière à ce qu’il soit bien précis du fait qu’il a un lien étroit avec le rapport financier. Pour cela, des graphiques, des tableaux, des schémas… peuvent être utilisés.

Bon à savoir
Le commissaire aux comptes assure la transparence dans la gestion d’une association. Ce qui rend sa présence indispensable pour la certification des comptes de l’association lors d’assemblées générales.

Dans quels cas le rapport d’activité doit-il être présenté ?

En principe, ce sont les fondateurs de l’association qui décident au moment de la constitution si elle rédigera un rapport d’activité ou non. Il est donc possible que les statuts ne prévoient pas le rapport d’activité. Toutefois, l’association est quand même tenue de le présenter dans certains cas, auquel cas la responsabilité contractuelle du président d’association peut être engagée :

  • L’augmentation de ses membres.
  • L’exercice des activités lucratives.
  • Si l’association bénéficie d’un financement public ou privé.

Que contient ce rapport d’activité ?

Si les statuts prévoient la présentation d’un rapport d’activité en assemblée générale, il est primordial de savoir que celui-ci doit contenir certaines mentions :

  • L’objet statutaire de l’association.
  • Ses valeurs.
  • Les relations de l’organisation associative/ses partenaires, ses prestataires, les organismes externes et institutionnels, les pouvoirs publics, etc.
  • Le rapport de gestion financière pour l’exercice écoulé.
  • L’historique des activités de l’association concernant ses actions, ses bénéfices et le cas échéant les échecs ainsi que les difficultés rencontrées.
  • La présentation détaillée des projets à venir.
  • Les remerciements inscrits en fin du rapport mentionnant tant les bénévoles ayant réalisé les activités de l’association que les personnes ayant consacré leur temps à l’association

Le rapport moral

Le rapport moral n’est rien d’autre que le rapport d’activité lui-même. Pour tout vous dire, le rapport d’activité peut changer de nom comme « le rapport moral », « le rapport moral d’activité » ou « le rapport financier », « le rapport moral d’activité », et cela, en fonction du statut de l’association. Ainsi, les démarches de sa rédaction ainsi que sa présentation en assemblée générale sont les mêmes que pour le rapport d’activité.

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Le rapport financier

Le rapport financier est la synthèse de tous les documents comptables. En outre, il présente le bilan financier et le budget prévisionnel de l’année N-1. Rédigé et présenté à chaque fin d’exercice par le trésorier, il comprend deux documents comptables essentiels : le bilan et le compte de résultat de l’association.

Pourquoi rédiger un rapport financier ?

Le rapport financier permet au trésorier de rendre compte de la transparence et l’honnêteté de la comptabilité de l’association eu égard à ses membres et tous ses interlocuteurs (partenaire, prestataire, adhérents, etc.). Il permet également de rassurer les administrateurs sur la situation financière de l’association. En effet, celui-ci peut être un point sensible puisqu’il s’agit ici des dépenses et des recettes de l’association.

Présentant tous les comptes de l’association, le rapport financier doit être rédigé d’une manière attentive pour éviter les risques d’erreur. Il convient donc d’adopter des termes simples, précis et concrets en plus d’établir un tableau récapitulatif des chiffres. Par ailleurs, des explications et des perspectives d’évolution sont à prendre en compte afin de rassurer les auditeurs de l’exercice mené par l’association.

Le rapport financier doit mentionner toutes les informations touchant aux comptes de l’association :

  • Les recettes et les dépenses.
  • La nature et la provenance des fonds.
  • La situation de la trésorerie.
  • L’explication des contenus de l’actif et du passif.
  • L’explication des dettes en cas de déficit ainsi que les mesures à prendre pour rééquilibrer l’exercice.

En outre, il doit être accompagné de certains documents comme :

  • Le compte de résultat et le bilan du dernier exercice.
  • Le nombre d’adhérents, d’utilisateurs ou de bénéficiaires des services fournis par l’association.
  • Le nombre d’objets collectés dans l’année.
  • Le rapport de l’année.
  • Les rapports financiers des années précédentes.

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