Comment organiser un séjour au sein de son association ?

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Tant qu’un séjour entre dans le cadre d’une œuvre caritative, d’une activité sportive, sociale, culturelle, scientifique ou éducative, une association loi 1901 peut parfaitement bien en organiser un. Néanmoins, planifier un voyage entre les membres de la structure nécessite de suivre plusieurs formalités. D’ailleurs, les obligations légales relatives à l’organisation d’un tel séjour sont particulièrement strictes. Et ce, que vous sollicitiez l’intervention d’un prestataire ou que vous l’organisiez vous-même. Découvrez alors dans cet article la marche à suivre pour bien organiser un voyage au sein de son association.

Immatriculation tourisme : est-ce obligatoire pour organiser un séjour au sein de son association ?

Avant toute chose, il convient de savoir que depuis le 1er janvier 2010 et en application de la loi 2009-888 du 24 juillet 2009 relative à la modernisation du tourisme, un décret règlemente sévèrement l’organisation et la vente de séjours par des associations à but non lucratif en faveur de leurs adhérents. Il remplace ainsi les régimes cumulés de l’agrément, de la licence, de l’autorisation et de l’habilitation. À la place, il impose à ces structures associatives une immatriculation tourisme qui s’obtient de deux manières. Soit en intégrant à une union ou à une fédération qui dispose de son immatriculation tourisme, soit en en faisant la demande auprès de l’agence de développement touristique Atout France.

Les associations loi 1901 visées par l’immatriculation tourisme

Sont concernées par ce système d’immatriculation les associations qui s’adonnent ou qui apportent leur concours à des opérations relatives à l’organisation ou la vente de voyages ou de séjours individuels ou collectifs. Cela, peu importe les modalités de leur rémunération. Il en va de même pour les opérations inhérentes à l’organisation ou la vente de services fournis à l’occasion d’un voyage ou d’un séjour. À savoir la délivrance de titres de transport, la réservation d’hébergements ou encore les prestations liées aux activités touristiques (visites de monuments, etc.)

Les associations affranchies de cette obligation légale

En effet, certaines associations loi 1901 n’ont pas à se conformer à cette obligation légale pour pouvoir organiser un séjour ou un voyage au profit de leurs membres. Sont donc dispensées d’immatriculation tourisme les structures associatives qui :

  • N’ont pas pour objet social l’organisation de voyages ou de séjours et ne se livrent à ces opérations que dans le cadre de leurs assemblées générales
  • N’organisent des voyages ou des séjours que de façon exceptionnelle (2 ou 3 par an au maximum), le plus souvent liés à leur fonctionnement
  • Organisent des accueils collectifs de mineurs à caractère éducatif sur le territoire national
  • Organisent des voyages ou des séjours gratuits (sans frais de participation)
  • Sont membres d’une fédération ou d’une union déclarée qui leur sert de garant
  • Gèrent des villages de vacances ou des maisons familiales bénéficiant d’un agrément, mais exclusivement dans le cadre de leurs activités propres
  • Effectuent uniquement la vente de bons d’hébergement ou de restauration ou bien la délivrance de titres de transport terrestre pour le compte d’un ou de plusieurs prestataires de services de transport de voyageurs
  • Ne fournissent que des services qu’elles produisent elles-mêmes, que ce soit dans le cadre d’un voyage, d’un séjour ou bien d’un accueil touristique

Bon à savoir

Les associations qui organisent des voyages ou séjours exclusivement pour leurs membres n’ont pas également à détenir une immatriculation tourisme. Ce qui exclut dès lors les conjoints, parents et amis des adhérents de la structure associative. En outre, elles ne peuvent en aucune façon organiser un voyage pour plusieurs organismes associatifs ou une région.

Autres formalités à prendre en compte pour l’organisation d’un voyage associatif

Les associations 1901 doivent aussi passer par d’autres étapes essentielles dans le cadre de l’organisation de voyages ou de séjours pour leurs membres ou pour le fonctionnement.

Communiquer les caractéristiques du séjour

Effectivement, une structure associative a l’obligation de communiquer un certain nombre d’informations qui engagent l’organisateur du voyage ou du séjour. En cas d’éventuelles modifications, ce dernier doit en donner les détails avant la conclusion du contrat de voyage. Ainsi, parmi ces données qu’il faut lui transmettre, il y a entre autres le prix, les dates, les moyens de transport, les modalités d’hébergement, la restauration et le programme des visites.

À noter toutefois que la loi règlemente le contenu des documents à communiquer à l’organisateur du séjour. Deux cas de figure peuvent alors se présenter. D’une part, pour les associations immatriculées en leur nom propre, les documents contractuels, leur site internet et leur correspondance doivent faire mention de leur dénomination et numéro d’immatriculation. Sans oublier le nom et l’adresse de leur garant. Quant aux documents non contractuels ou publicitaires, ils doivent tout simplement indiquer leurs nom, adresse et numéro d’immatriculation. D’autre part, pour les associations membres d’une fédération, il convient que leurs documents et leur site web laissent apparaitre le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation de leur fédération.

Souscrire des assurances nécessaires

Il va sans dire que comme tout voyage ou séjour en groupe, celui organisé par l’association doit être également couvert par un ou plusieurs contrats d’assurance. Et ce, afin d’éviter les mauvaises surprises et faire de cet évènement associatif un véritable succès. Elle est par ailleurs dans l’obligation d’informer les participants de son niveau de responsabilité avant le départ.

Voici donc les assurances auxquelles il faut souscrire pour un voyage associatif :

  • Assurance responsabilité civile des participants, y compris le personnel encadrant
  • Garantie transport, c’est-à-dire l’assurance des véhicules utilisés pour les déplacements
  • Garantie perte de bagages
  • Assurance annulation pour les voyages organisés par un prestataire

Conclure un contrat de voyage

Si l’association fait appel à un prestataire spécialisé pour l’organisation de son séjour au profit de ses membres, elle doit bien évidemment signer un contrat de voyage avec ce professionnel. Il en va de même si elle propose des prestations de voyage, de séjour ou d’autres services y afférents. Il est dès lors impératif qu’elle s’assure de la conformité de ce contrat à certaines obligations du droit de la consommation. En effet, ce document doit comporter plusieurs mentions importantes, dont :

  • Les noms et adresses des parties ainsi que ceux de l’assureur
  • La description des prestations fournies
  • La tarification et le cas échéant les conditions de modification du prix
  • Les modalités de paiement
  • Les conditions d’annulation (rupture) ou de cession du contrat

 

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