PANA – 5 étapes pour intégrer un outil numérique dans son association

Un peu de numérique dans votre association ?

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Vous voulez connaître les enjeux de la mise en place de nouveaux outils numériques ? Les bonnes pratiques pour une appropriation optimale de ce type d’outil par une association ? Commencer ou confirmer votre transformation digitale ? Cet article a été rédigé pour vous ! Vous pourrez l’utiliser comme une trame dans un atelier ou le partager directement à une association ayant besoin de ressources sur ce sujet.

Il existe aujourd’hui un grand nombre de solutions numériques et d’outils informatiques et il n’est pas toujours aisé de se repérer parmi tous les outils pour choisir celui qui convient le mieux à son association … Mais aborder la mise en place d’outils numériques étape par étape, de manière stratégique, c’est s’assurer que chaque bénévole s’approprie bien les outils numériques, que la gestion de  votre association ne se transformera pas en une usine à gaz numérique et que, après une première expérience réussie, les membres resteront ouverts à la proposition de nouveaux outils. Alors n’hésitez plus, et mettez en place votre transition numérique !

Etape 1 : identifier ses besoins prioritaires

Le diagnostic est la première étape essentielle pour choisir l’outil numérique adapté à votre association. Pour cela il vous faudra :

Évaluer les besoins de votre association

Dans un premier temps, il s’agit de détecter le besoin prioritaire dans votre association. Est-ce que vous avez besoin de mieux communiquer ? De mieux impliquer vos bénévoles ? D’avoir un levier pour prouver que votre association est vivante et dynamique ? Une fois ce besoin identifié, demandez-vous si un outil web pourrait contribuer à répondre à l’enjeu qui y correspond.

Prioriser vos besoins

Il sera difficile de piloter l’intégration de plusieurs outils en même temps au sein de votre association. Faites une différenciation entre ce dont vous avez vraiment besoin en urgence et ce qui peut attendre et optez pour une solution numérique à la fois. Par exemple, évitez de créer un site web et une bibliothèque numérique en même temps qu’un logiciel de communication digitale.

Pour aller plus loin, vous pouvez réaliser le diagnostic numérique d’une association et / ou évaluer vos pratiques numériques.

Etape 2 : choisir l’outil numérique le plus adapté

Une fois votre besoin identifié, comment réussir à opter pour l’outil idéal ? Vous pourriez taper dans votre moteur de recherche « outil de comptabilité » et tester les premiers outils de travail proposés mais ce n’est pas la solution la plus optimale !

Faire un premier tri

Dans un premier temps inspirez-vous des guides et ressources faisant état d’outils :

Quelques critères de sélection

  • La facilité d’utilisation : existe-t-il des tutos ou mooc pour une meilleure prise en main ? Faut-il une formation pour acquérir les compétences nécessaires pour utiliser cet outil ?
  • Le coût et les coûts cachés : est-il payant et à quel coût ? Est-ce un outil à première vue gratuit mais avec des options payantes ?
  • Les fonctionnalités de l’outil répondent à votre besoin

Lors de cette recherche de l’outil optimal, renseignez-vous sur l’éditeur de l’outil. Demandez-vous s’il est fiable ? Ce qu’il fait des données récoltées ? etc. Vous pourrez trouver les infos sur le site internet ou en recherchant directement sur un moteur de recherche.

Etape 3 : tester l’outil en conditions réelles

Vous avez trouvé l’outil qui semble parfait pour votre association ? Attendez un peu avant de l’installer sur tous les ordinateurs de vos membres.

Testez l’outil auprès d’un premier groupe de personnes

Proposez à 3 ou 4 personnes de votre association de tester l’outil dans leur quotidien afin de pouvoir faire remonter les éventuels paramétrages à effectuer, les bugs et les besoins de précisions. Grâce à ce travail collaboratif et après quelques semaines de tests, l’outil sera donc prêt, clé en main, à être déployé dans l’association.

Quelques bonnes pratiques pour créer ce groupe

  • Essayez de mixer les niveaux de compétence des interrogés vis-à-vis de la culture numérique
  • Listez tous les cas d’usage de l’outil afin de les tester durant cette période
  • Proposez des points réguliers pour faire une remontée d’expérience ainsi qu’une date de fin de test

C’est le moment idéal pour réfléchir à la méthodologie : comment sera utilisé l’outil ? Par qui ? Pour quel(s) usage(s) ?

Etape 4 : former et utiliser

L’outil est choisi et paramétré, il est maintenant temps de le faire utiliser par l’ensemble de vos membres et de les amener à adopter de nouvelles pratiques ! C’est donc le moment de prendre en compte un coût caché dans l’installation de tout outil numérique : la formation des membres. Pour qu’ils acquièrent ces nouvelles compétences, cette formation est indispensable. Même si elle peut être très courte, il ne faut pas la négliger pour une prise en main de la part de tous les membres.

Former vos membres

Formez l’ensemble des membres de votre association concernés à l’utilisation de cet outil sur :

  • L’installation, la prise en main et les fonctionnalités de l’outil
  • Les fonctionnalités et les usages et règles de son utilisation
  • Les ressources à disposition
  • L’intérêt de l’utilisation de l’outil pour votre association

Éditer un document récapitulatif

Répertoriez dans ce document les usages et bonnes pratiques de l’outil, les nouveaux modes de fonctionnement : comment classer les dossiers dans le Google Drive, comment ne pas supprimer un fichier par mégarde, comment éviter de perdre du temps en étant méthodologique, etc.

Accompagner au changement

Assurez un accompagnement de ces nouveaux usages. Soyez pédagogue et, en cas de problème, restez disponible pour l’équipe afin de parer à tout bug de ce nouvel espace numérique. Pour certains, ces changements ne seront pas un bouleversement alors que pour d’autres, ils seront une vraie porte d’entrée vers le monde digital

Étape 5 : évaluer

Voilà, votre association a mis en place un nouvel outil, avec ses points positifs, ses gains en efficacité et ses quelques limites. Il est important, après quelques mois d’utilisation de proposer à vos membres de faire le point.

Assurer une évaluation efficace de l’outil

  • Créez et partagez un document modifiable dans lequel les bugs et les améliorations pourront être répertoriés par l’ensemble des utilisateurs
  • Proposez un temps d’échange 6 mois après la mise en place ou récoltez les avis de chacun et informez les utilisateurs du résultat.

Par la suite, pensez à évaluer régulièrement l’efficacité de l’outil, afin de voir s’il correspond toujours aux besoins.

Conclusion

Le numérique regorge d’outils pour votre association, repérez-vous bien entre les différents outils grâce aux ressources existantes. Et pour gagner du temps grâce au numérique, il faudra accepter d’en perdre un peu au départ ! Mais cela n’aura que des bénéfices sur le long terme  et pourra vous créer de nouvelles opportunités.

Vous pouvez télécharger la fiche pédagogique qui correspond à cet article : c’est une source d’information que vous pouvez transmettre par email et elle peut également être utilisée comme support si vous souhaitez faire une formation.

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