Prévoir un événement de rentrée pour son association

Un peu de numérique dans votre association ?

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La rentrée approche à grands pas et les nouveaux sujets s’accumulent… Vous ne savez pas par où commencer et comment re-mobiliser vos membres, vos bénévoles ainsi que vos adhérents et donateurs ? Peut-être est-ce le bon moment pour organiser un point et les informer sur les temps forts à venir pour l’année !

Un événement de rentrée, pour quoi faire ?

Faire le point et préparer l’année avec votre bureau

La rentrée est un des moments clés pour prendre de bonnes résolutions et amorcer des changements dans la vie de votre association : réunissez donc les membres du bureau de votre association sur les points que vous souhaitez améliorer dans la gestion de votre association ou encore dans la communication et proposez des solutions alternatives.

Connaissez-vous la méthode SAD, GLAD, MAD ? Elle permet de laisser à chacun un espace d’expression sur ce qu’il a aimé, ce qui l’a rendu triste ou même fou au cours de l’année passée. L’équipe vote ensuite pour les sujets à aborder plus en profondeur et cherche des solutions aux problèmes ainsi soulevés.

Re-motiver vos bénévoles

Faites aussi un point sur l’année avec l’ensemble des bénévoles, planifiez les grands moments de mobilisation à venir, répartissez les responsabilités … Pour un peu de légèreté et booster leur implication, pensez aussi à libérer la créativité en faisant prenant le temps de réfléchir à plusieurs sur les points qui restent à délibérer par exemple !

Et parce que c’est la rentrée, récompensez vos bénévoles pour l’année passée avec un temps plus festif et convivial, comme un apéritif ou un dîner.

Re-créer du lien avec vos adhérents et/ou vos donateurs

Vos adhérents et donateurs ont eux aussi passé un été dense et riche en émotions et il est possible qu’ils vous aient un peu oublié… Faites un point sur la situation à date, rappelez-leur votre actualité et informez-les de tout ce que vous avez prévu cette année, ou au moins les prochains mois, le tout autour d’un événement convivial : dîner, apéritif, afterwork, pic nic, … L’occasion de rappeler à chacun comment il peut s’impliquer ou de re-donner quelques détails administratifs essentiels au bon déroulement de l’année à venir.

Aller à la rencontre de nouveaux adhérents, sensibiliser de nouvelles personnes…

Et parce que vous projetez sûrement d’avoir plus d’adhérents que l’année dernière, pourquoi ne pas dédier un événement à la découverte de votre association pour ceux qui ne vous connaissent pas encore ? Imaginez des ateliers, des réunion découvertes ou des cours d’essai dans lesquels ils pourront s’initier à votre activité ou mieux comprendre l’objet de votre association.

Proposez un format convivial et mettez en valeur vos adhérents. Programmez des démonstrations ou compétitions ouvertes au public et demandez-leur pour l’occasion de venir avec un invité… Vos adhérents sont vos meilleurs ambassadeurs !

Pensez aussi à préparer votre présence au forum des associations de votre ville pour vous faire connaître et faire des démonstrations.

Et côté organisation ?

Que vous demandiez une participation financière ou non, l’organisation de tous ces événements peut-être largement facilitée grâce à la billetterie en ligne de HelloAsso qui permet de connaître le nombre de participants à l’avance et d’en savoir plus sur leur participation aux repas ou aux ateliers par exemple, grâce à l’ajout d’options supplémentaires.

Si l’événement est payant, l’organisation d’une billetterie vous permettra d’éviter de gérer sur place de l’argent liquide ou des chèques, d’avoir à les encaisser ou encore à les saisir dans votre base de données.

Pour les événements ou vous êtes nombreux, l’application Android HelloAsso Admin de scan de flashcodes ou IOS  vous permettra de pouvoir pointer facilement les personnes présentes à l’événement et de les diriger vers les activités qu’ils ont choisi.

Enfin, utiliser la billetterie en ligne pour tous vos événements payants comme gratuits vous permettra de récupérer des informations de contact sur les participants. Pensez-y lorsque vous proposez des cours d’essai par exemple, pour pouvoir recontacter facilement les participants et leur demander d’adhérer ou de participer à de prochains événements !

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