Quelles sont les informations obligatoires à intégrer dans un bulletin d’adhésion ?

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L’adhésion à une association confère la qualité de membre d’un adhérent. À ce titre, il doit être signé par l’adhérent — emportant ainsi pleine acceptation des statuts ainsi que du règlement intérieur — et le président de l’association. Il existe différents modèles de bulletin d’adhésion téléchargeable sur internet. Mais, quel que soit le modèle, le bulletin d’adhésion doit mentionner certaines informations sur l’adhérent et l’association, sous peine de nullité. Quelles sont ces informations ? Les détails sur le bulletin d’adhésion.

Bulletin d’adhésion à une association : définition

Le bulletin d’adhésion également connu sous le nom de bulletin d’inscription ou fiche d’adhésion est un document qui formalise l’adhésion d’un membre à une association. En règle générale, il se présente sur une feuille A4. Bien que l’adhésion à une association n’ait pas l’obligation d’être rédigée par écrit, il est toujours préférable de donner à l’adhérent une preuve de sa qualité de membre pour éviter les problèmes ultérieurs. C’est le bulletin d’adhésion. Ce document rempli par l’adhérent est composé de deux parties : une première partie signée par l’adhérent et conservée par l’association pour une tenue à jour de la liste des adhérents et une deuxième partie signée par le président de l’association ou son représentant et remise à l’adhérent comme justificatif du paiement de la cotisation.

Le bulletin d’adhésion n’a aucune valeur fiscale. Pour que l’adhérent puisse bénéficier des avantages définis par l’article 200 du Code général des Impôts, l’association doit lui remettre un reçu fiscal conforme au formulaire CERFA 11580.

Les informations obligatoires à mentionner sur le bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion doit contenir les informations suivantes :

  • L’identité de l’adhérent : nom, prénom et date de naissance ;
  • L’adresse exacte de l’adhérent, le code postal et la ville ;
  • Son adresse courriel et son numéro de téléphone
  • La dénomination de l’association ;
  • Son adresse ;
  • Le montant de la cotisation et sa date de validité ;
  • Le mode de règlement : espèces, chèque, virement, etc.
  • Les modalités d’adhésion à l’association telles que les justificatifs à fournir : photo d’identité, copie de la carte d’identité, certificat médical, enveloppe timbrée au nom de l’adhérent… et les aménagements qui peuvent y être apportées, comme les réductions pour certaines catégories de personnes ;
  • La mention de la loi du 6 janvier 1978 relative au droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles de l’adhérent, de son droit de regard et de rectification sur les informations le concernant ;
  • Le lieu et la date de la signature du bulletin d’adhésion ;
  • Les signatures de l’adhérent et du président de l’association.

Si le futur adhérent est une personne morale, les informations suivantes sont obligatoires :

  • La raison sociale ;
  • La forme juridique ;
  • L’adresse mail ;
  • Le site web ;
  • Le numéro de téléphone ;
  • Le n° SIREN.

À noter que dans la partie à conserver par l’association, l’adhérent doit déclarer avoir pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement intérieur.

En outre, si l’adhésion à l’association ne prévoit pas le versement d’une cotisation, il est possible de modifier le bulletin d’adhésion en conséquence.

Bon à savoir

Sauf dispositions statutaires, l’adhésion vaut pour toute la durée de l’association.

Si l’association fait commerce de la liste de ses adhérents, il est conseillé de prévoir un opt-in. En marketing, l’opt-in est le principe par lequel un individu donne son consentement préalable et explicite pour être la cible d’une prospection directe. « L’opt-in est une obligation imposée par la loi LEN et par les recommandations d’application émises par la CNIL ». Son non-respect constitue une infraction qui peut être punie d’une amende de 750 euros par message publicitaire.

Le bulletin d’adhésion en ligne

Il arrive que les modèles de bulletins d’adhésion proposés sur internet ne correspondent pas à une association. Dans ce cas, elle peut créer son propre bulletin d’adhésion en ligne que le postulant pourra remplir directement sur son site internet. Le principal avantage de cette alternative est qu’elle permet de personnaliser son bulletin d’adhésion avec l’ajout de vidéo ou de bannière par exemple. Il est également possible d’ajouter certains champs obligatoires à renseigner. Il en est ainsi de :

  • L’adresse professionnelle de l’adhérent : adresse postale (avec le code postal et le nom de la ville) et adresse courriel ;
  • Le nom de l’établissement ;
  • Sa profession ;
  • Ses diplômes ;
  • Son grade ;
  • Sa spécialité ;
  • Etc.

Par ailleurs, d’autres informations peuvent également être demandées pour la bonne organisation de l’association, comme la qualité de membre que le postulant souhaite acquérir avec le montant de la cotisation pour chaque catégorie.

bulletin d'inscription association en ligne

Proposer un formulaire d’inscription en ligne pour ses adhérents

Bon à savoir
Conformément à la loi « informatique et libertés », le bulletin d’adhésion en ligne (et à remplir manuellement aussi d’ailleurs) donne droit à l’adhérent d’accéder aux données qui le concernent et de les faire rectifier.

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