Remboursement des cotisations : comment s’organiser avec les adhérents de l’association?

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Le contexte sanitaire affecte tous les organismes associatifs (loi 1901, loi 1905 et 1908) depuis le mois de mars 2020. Pour la plupart, il a engendré l’annulation totale de leurs activités. Cela soulève des questions quant au possible remboursement des cotisations auprès des adhérents. 

Dans quelle mesure le remboursement est-il envisagé ?

La suspension des activités liée à l’épidémie de Covid-19 (dont la période de confinement)

Les autorités ont suspendu les activités liés principalement aux manifestations culturelles et à la pratique du sport en raison des rassemblements qu’elles impliquent. Qu’en est-il des événements associatifs ? Nous allons apporter quelques éléments de réponses.

Concernant les pratiques sportives

La réglementation imposée dépend des préfectures :

– les arrêtés municipaux ordonnant la fermeture des installations sportives sauf pour les publics prioritaires ;

– les mesures prises par les fédérations sportives demandant la fermeture des clubs ;

– l’impossibilité de pratiquer une activité sportive collective (et à 1km au plus du domicile) dans le cadre d’un confinement pour le public non prioritaire ;

– l’autorisation de pratiquer une activité sportive en lieu couvert ou plein air pour les publics prioritaires seulement. Sont concernés :

  • les scolaires ;
  • les mineurs dont la pratique est encadrée ;
  • les étudiants en Sciences et techniques des activités physiques et sportives (STAPS) ;
  • les personnes en formation continue ou professionnelle ;
  • les sportifs professionnels ;
  • les sportifs de haut niveau ;
  • les personnes pratiquant sur prescription médicale ;
  • les personnes en situation de handicap.

Les clubs ne peuvent donc pas assurer les activités liées à l’achat des licences de leurs membres et sont amenés à repousser la plupart des rassemblement à l’année prochaine (sans garantie d’une prolongation des mesures).

Concernant les activités culturelles

Dans l’état d’urgence sanitaire, les loisirs et activités culturelles sont pour la plupart suspendues suite au reconfinement national du 29 octobre. Les rassemblements publics étant interdits il n’est plus d’actualité de maintenir une manifestation culturelle. De même, les salles polyvalentes, les salles de conférence, les salons, foires et expositions, les salles de spectacle et les cinémas sont fermés jusqu’à nouvel ordre.

Des initiatives ont vu le jour pour maintenir la diffusion de la culture même à domicile. Pour plus d’informations sur les actualités, vous pouvez vous référer au site du Service Public.

Distinction entre prestation et adhésion annuelle

Le paiement de la cotisation est une somme d’argent qui marque l’adhésion d’un membre aux statuts et à l’objet d’une association, il ne représente pas une « avance » sur d’éventuels services. Il n’est donc en principe pas remboursable. 

Sauf si l’association a prévu cette possibilité dans les statuts ou le règlement intérieur, pour des motifs déterminés au préalable comme un déménagement, la perte d’un emploi ou encore un décès, l’association n’a aucune obligation d’effectuer le remboursement total ou partiel d’une cotisation.

Quelque soit la périodicité de versement (cotisation annuelle, trimestrielle, mensuelle, cotisation au prorata) l’association peut choisir en l’absence de disposition statutaire si elle souhaite appliquer le remboursement.

En revanche, il est important de dissocier la part d’adhésion de la part de prestation qui est consacrée à la participation aux activités : 

  • L’adhésion est un moyen de contribuer au fonctionnement de l’association et signe l’entrée au sein de l’association. 

Si le remboursement est autorisé, il faut veiller à ce que l’adhérent n’ait pas bénéficié simultanément d’un reçu fiscal lui accordant une déduction d’impôt. 

  • Les prestations sont versées pour bénéficier d’un service ou pratiquer des activités diverses (sportives, culturelles, de loisirs, etc.). 

Si l’association ne peut pas honorer ses engagements, elle doit rembourser à ses adhérents s’ils le demandent.

Il n’est pas exclu que les statuts prévoient d’autres règles comme le report des activités par exemple. Dans ce cas, le remboursement n’est pas la seule alternative.  

Peut-on proposer des alternatives au remboursement des prestations même si elles ne figurent pas dans les statuts de l’association ?

La réponse est oui ! Depuis plusieurs mois maintenant les associations ont su rappeler à leurs adhérents qu’elles avaient besoin de leur soutien pour surmonter la crise sanitaire. Qui plus est, il est toujours préférable de les consulter afin de réfléchir collectivement à des alternatives pour pérenniser vos actions !

En cas de force majeure comme nous le vivons en période de confinement, l’association ne peut proposer pleinement ses activités, plusieurs options s’offrent donc à elle : 

  • Prolonger la période de validité des prestations ou un droit à la réduction de leur coût ;
  • Reporter les activités quand les mesures sanitaires le permettront,
  • Adapter, innover et réaménager les activités afin qu’elles respectent les mesures sanitaires (organiser des activités en ligne par exemple),
  • Proposer la réattribution du paiement à une autre prestation sous forme d’avoir,
  • Proposer la transformation du paiement en don à l’association pour initier le caractère philanthropique de l’adhésion,
  • Rembourser les adhérents si aucune option n’est possible.

En tout temps, vous devez avertir vos adhérents de l’arrêt des activités et gardez le lien avec eux en imaginant d’autres espaces d’échanges. Le dialogue sera toujours un outil à adopter en période de changement quelques soit votre catégorie d’association ! 

A noter : D’un point de vue général, relire vos documents officiels (statuts, règlement intérieur, procès-verbaux d’assemblée générale, conditions générales de ventes) est le premier réflexe à adopter en cas de doute. Cette bonne pratique vous assure d’avoir en tête les modalités prévues par le bureau initial et le conseil d’administration. Cela vous permettra également de distinguer avec certitude le montant réservé à l’adhésion des montants réservés aux prestations.

En résumé si l’un de ces documents prévoit une mesure spécifique en cas de fermeture ou de suspension de vos activités, l’association devra l’appliquer obligatoirement (surtout en cas de remboursement). Si le doute persiste, n’hésitez pas à vous référer aux instances compétentes (maisons des associations, avocats, préfecture, fédérations…).

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