La tenue d’une assemblée générale est une démarche obligatoire et indispensable pour les associations loi 1901. Bien que cela soit facultatif, les statuts prévoient en général l’établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale à l’issue de la réunion. Ce document a d’ailleurs une importance capitale dans le bon fonctionnement d’une structure associative. C’est pourquoi il est primordial de ne pas négliger sa rédaction, aussi bien sur le fond que la forme. Découvrez ainsi dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour rédiger un PV d’association impeccable.
Association loi 1901 : ce que doit contenir un procès-verbal d’assemblée générale
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale ne constitue pas en soi une obligation légale. Toutefois, les dispositions statutaires (ou le règlement intérieur) de l’organisme associatif peuvent parfaitement bien l’imposer. Dans ce cas, ces documents de référence définissent généralement les règles et les modalités de rédaction de ce PV d’association. Rapporteur, support de retranscription…, il faut dès lors s’y référer pour éviter l’annulation des décisions qu’il renferme.
Procès-verbal d’assemblée générale d’association : la forme
Selon les clauses statutaires, l’établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale d’une association loi 1901 revient le plus souvent au président de séance ou bien au secrétaire. En version papier ou électronique, ce compte-rendu doit en tout cas être dument complété, daté, signé, classé et archivé. Il va sans dire qu’il est vivement conseillé de le formuler sans blanc, ni rature, ni surcharge sur un registre ou des feuillets numérotés. Sa retranscription doit par ailleurs être la plus compréhensible, lisible, précise et claire possible.
Dans un souci de transparence, il doit également être facilement accessible pour les membres de l’organisation associative. En effet, il convient que ceux-ci puissent le consulter librement à tout moment. Raison pour laquelle il est préférable de le conserver dans les locaux de l’association ou de le publier sur son site internet. L’archivage sous format dématérialisé se révèle du reste plus pratique et plus avantageux.
Quid de son contenu ?
Quant au contenu proprement dit de ce PV d’AG, inutile d’y retranscrire toute la réunion. Il faut tout simplement y mentionner les points essentiels en tenant compte le cas échéant de la clause statutaire applicable. Dans le silence des statuts ou du règlement intérieur, ce compte-rendu d’assemblée générale doit indiquer les informations suivantes :
- L’identité de la structure associative
- La date, le lieu et la nature de la réunion (AG constitutive ou annuelle — ordinaire — ou extraordinaire)
- Le nom du rédacteur du PV d’AG d’association
- La liste des membres présents et représentés (nom et qualité)
- L’identité du mandataire des membres absents, mais représentés
- L’ordre du jour
- Les documents exposés lors de l’AG
- Un résumé plus ou moins exhaustif de chaque sujet abordé (débats et interventions) et des incidents qui sont passés au cours de la séance
- Les résolutions qui ont l’objet d’un vote de l’AG
- Le résultat détaillé du scrutin
- L’heure de clôture de la réunion
- Le nom, la qualité et le paraphe des signataires : le président de l’association (la plupart du temps) et au moins un autre administrateur
En outre, le procès-verbal d’assemblée générale peut présenter une annexe qui comprendra un extrait ou une copie des documents ou rapports soumis à l’AG. Mais aussi les documents moins formels qui réunissent et résument les opinions divergentes ou les discussions secondaires des membres pendant la séance.
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L’intérêt de rédiger un procès-verbal d’AG
Le PV d’AG est un document qui a tout son intérêt dans une association. Et ce, aussi bien auprès de ses membres, ses instances dirigeantes et éventuellement des tiers. Bien sûr, il permet de se conformer à une obligation statutaire ou règlementaire.
Le procès-verbal d’AG, une mine d’information
De toute évidence, grâce aux multiples informations qu’il renferme, le PV d’AG peut servir de référence tant pour les membres de l’association et ses dirigeants que pour les tiers. Effectivement, il permet de rassurer complètement les partenaires et donateurs de l’organisme. Et comme il est accessible à tous, il permet aux membres absents et non représentés de rester informés de la gestion de la structure.
Une preuve de la véracité et de la régularité des résolutions adoptées en AG
La spécificité et l’intérêt premier de ce PV d’association résident surtout dans sa valeur juridique. De fait, il peut faire office de preuve légale en cas de conflit ou de mésentente entre les membres et les organes de direction de la structure associative. Oui, les décisions prises en AG peuvent faire l’objet de contestations ultérieures. En plus, il peut même être opposé légalement à toute contestation par un tiers.
Bref, le procès-verbal d’assemblée générale d’association est un document qui a toute son importance. D’où l’intérêt de bien le rédiger.
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